Archivierung von dokumenten aufbewahrungsfristen

Archivierung von dokumenten aufbewahrungsfristen

Vorratsdatenspeicherung in Deutschland

Viele Daten und Dokumente müssen aufbewahrt werden, manchmal über Jahre oder Jahrzehnte. Die häufigsten Dokumente sind: Rechnungen, Quittungen, Vertragsunterlagen, Steuerunterlagen. Für Geschäftsunterlagen schreibt der Gesetzgeber eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren vor. Daten und Dokumente aus dem medizinischen Bereich müssen sogar bis zu dreißig Jahre oder sogar lebenslang aufbewahrt werden.

Lieferscheine, Mahnungen, Handelsbriefe, Kopien von Geschäftsbriefen, eingegangene Geschäftsbriefe, Prüfungsberichte, Abtretungserklärungen, Protokolle, Preislisten, Schenkungsnachweise, Angebote und Auftragsreihenfolge.

Wie lange müssen Sie archivierte Dokumente aufbewahren?

Als allgemeine Faustregel gilt, dass Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Buchhaltungsunterlagen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden sollten.

Wie sieht die Aufbewahrungspolitik für Dokumente aus?

Eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten wird auch als Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen, Richtlinie zur Verwaltung von Unterlagen und Informationen, Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen oder Richtlinie zur Pflege von Unterlagen bezeichnet. Sie kodifiziert die Erwartungen einer Organisation an den Umgang mit ihren Daten, von der Erstellung bis zur Vernichtung.

Verweildauer deutsch

Um Kosten zu sparen, werden die anderen (weniger aktuellen) Akten, die kaum konsultiert werden, in unserem sicheren Archivgebäude aufbewahrt. Sobald eine Akte benötigt wird, kann sie über die Software mittels Scanning on Demand angefordert werden. Die Abfrage ist zu jeder Zeit des Tages möglich. Auf diese Weise sparen Sie Kosten, da nicht sofort alles digitalisiert werden muss. Bei der Registrierung der Akten kann auch eine Aufbewahrungsfrist berücksichtigt werden. So können Sie auch für die Papierakten eine gründliche Vernichtungspolitik betreiben. Jedes Jahr können Sie einfach eine Liste der abgelaufenen Akten ausdrucken und sie vertraulich vernichten lassen.

  Welche dokumente für elterngeldantrag

Kosteneffizient Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumentation kosteneffizient verwalten und die Aufbewahrungsfristen für Ihre Dokumente problemlos handhaben. So müssen Sie nichts länger als nötig aufbewahren, es gehen keine Informationen verloren und Sie können Ihre Informationen jederzeit wiederfinden. Eine solche Investition wird sich auf lange Sicht sicher auszahlen.

Als Kunde bestimmen Sie die Aufbewahrungsfristen für Ihr Archiv selbst. Wir können diese dann in unserer Software und unseren Prozessen verarbeiten, so dass Sie wissen, welche Dateien zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Auf Wunsch nehmen wir dies in unsere Vernichtungsrichtlinien auf.

Oecd

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgt ist oder in dem das Inventar erstellt wurde oder in dem die Eröffnungsbilanz und der Jahresabschluss festgestellt wurden. Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief eingegangen oder versandt worden ist.

  Scannen von dokumenten in word

Verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ist entweder der Einzelunternehmer oder alle Gesellschafter einer OHG bzw. die persönlich haftenden Gesellschafter einer KG. Bei Kapitalgesellschaften sind diese Regeln von den Organen (Geschäftsführer oder Mitglieder des Verwaltungsrats der Gesellschaft) einzuhalten.

Steuerpflichtige, die Steuern auf positive Einkünfte (Überschusseinkünfte) von mehr als 500.000,00 € pro Kalenderjahr zahlen, müssen alle Aufzeichnungen und Belege über die den Überschusseinkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre lang aufbewahren (§ 147a Abgabenordnung). Aufzeichnungen und Unterlagen, die den Überschusseinkünften zugrunde liegen, können unter anderem sein: Kontoauszüge, Rechnungsbelege über den Kauf und Verkauf von Wertpapieren, Mietverträge usw.

Glp

WhitepaperDigitales Dokumentenmanagement – Mit digitalen Dokumenten zum papierlosen BüroErfahren Sie im kostenlosen Whitepaper, warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Voraussetzung für die Einführung digitaler Dokumente und Prozesse im Unternehmen ist.Download Whitepaper

  Word dokument mit citavi verknüpfen

NewsletterWir halten Sie regelmäßig auf dem Laufenden. Abonnieren Sie unseren Newsletter und erfahren Sie alles, was Sie über die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wissen müssen. Die Themen werden für Sie maßgeschneidert und abwechslungsreich aufbereitet.Abonnieren

Esta web utiliza cookies propias para su correcto funcionamiento. Al hacer clic en el botón Aceptar, acepta el uso de estas tecnologías y el procesamiento de tus datos para estos propósitos. Más información
Privacidad