Archivierung von dokumenten freeware

Archivierung von dokumenten freeware

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Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, SharePoint-Dokumente, Belege, Notizen oder E-Mails – egal, um welches Dokument es sich handelt, Sie brauchen eine zuverlässige Möglichkeit, es zu speichern und für spätere Zugriffe zu archivieren.

Das zentrale Dokumentenmanagement-System von d.velop mit elektronischer Archivierung bringt Ordnung in die Sache. Digital, unveränderbar und sicher für die Langzeitaufbewahrung, ist das Archivierungssystem von d.velop von Natur aus revisionssicher und systemunabhängig.

Archivierte Dokumente sind jederzeit leicht auffindbar, wenn sie benötigt werden. Die Benutzer können die Dokumente dann nach Bedarf bearbeiten, prüfen und verteilen. Vollständig anpassbare Berechtigungen und Zugriffsrechte sorgen für maximale Sicherheit. Das mobile ECM-Tool ermöglicht einen einfachen Zugriff von unterwegs.

Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert und in digitalen Ordnern abgelegt. Auf diese kann von überall aus zugegriffen werden, auch über regionale Niederlassungen hinweg. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen können. Sie können sogar archivierte Dokumente von vor Jahrzehnten finden und durchblättern – denn alles liegt im TIFF- oder PDF/A-Format vor.

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Ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem (oder umgangssprachlich auch Open-Source-DMS-System / Dokumentationsmanagement Open Source genannt) ist eine softwarebasierte Lösung zur Erfassung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten verschiedener Dateitypen. Es ermöglicht dem Benutzer, papierbasierte Dokumente zu digitalisieren, um die Zeit für die Stichwortsuche und den physischen Lagerraum zu reduzieren. Moderne DMS bieten noch mehr Funktionen: Zum Beispiel wird bei einem neuen Dokument automatisch ein vordefinierter Prozess ausgelöst, der jeden Mitarbeiter über seine Aufgabenliste informiert. Dies wird als Workflow oder Wiedervorlage bezeichnet und wird häufig für wiederkehrende Aufgaben im Rahmen von automatisierten Dokumentenprüfprozessen eingesetzt.

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Ein herstellerunabhängiges Dokumentenmanagementsystem kann kostenlos heruntergeladen werden. Außerdem muss der Benutzer keine Lizenzgebühren oder Gebühren pro Dokument zahlen. Der Code der Software ist zudem für jedermann öffentlich zugänglich. Das bedeutet, dass die Software frei an die Bedürfnisse des Nutzers angepasst werden kann. Falls gewünscht, kann der Nutzer diese Änderungen selbst vornehmen, ohne den ursprünglichen Ersteller der Software zu fragen.

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Alle Akten, wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge oder Geschäftsbriefe, benötigen eine revisionssichere Archivierungslösung. Die Lösung muss zudem GoBD-konform sein, unabhängig davon, ob Sie sie in Papierform oder in digitaler Form als Datei oder E-Mail aufbewahren.

SEAL Systems unterstützt Ihr Unternehmen bei der effizienten Dokumentenverwaltung durch die Erzeugung archivierbarer Dateiformate und bietet nützliche Zusatzfunktionen für Archivierungssoftware. Lösungen sollten in der Lage sein, Ihre Daten als Teilkomponenten im Dokumentenmanagement (DMS) möglichst automatisch zu verschlagworten.

SEAL Systems erfüllt diese Anforderung: Wir bereiten Ihre Dokumente für Sie so auf, dass aus deren Inhalt Metadaten gewonnen werden können. Suchbare Texte in den Daten werden während der Bearbeitung gespeichert oder auch nachträglich, wie im Falle von Scans, mittels OCR ermittelt. Mit Hilfe der integrierten Suchfunktion kann die Archivierungssoftware Dokumente über Schlagworte oder eine Volltextsuche finden.

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Die Archivierungssoftware muss auch in der Lage sein, die zu archivierenden Dokumente aus unterschiedlichen Eingangskanälen zu empfangen. Eine gute Archivierungssoftware kann nicht nur gescannte Papierdokumente oder elektronisch erzeugte PDFs verarbeiten, sie kann auch E-Mails und – ganz wichtig – deren Anhänge automatisch den richtigen elektronischen Akten zuordnen.

Software zur Dateiverwaltung

Legen Sie ein Laufwerk für Ihre persönliche Arbeit, ein weiteres für Ihr Team und ein weiteres für das gesamte Unternehmen an. Wenn Sie mehrere Laufwerke zur Verfügung haben, können Sie vertrauliche Dokumente so aufbewahren, dass sie nur bei Bedarf eingesehen werden können, ohne die Mitarbeiter mit Dokumenten zu überlasten, die sie nicht benötigen.

Um Zeit zu sparen und die Genauigkeit aufrechtzuerhalten, ist die Zusammenarbeit ein Muss für jede kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware. Ganz gleich, ob ein Team an einem Projekt arbeitet, ein Vorgesetzter einen Entwurf absegnen muss oder ob in letzter Minute mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten müssen – Zusammenarbeit ist der Schlüssel.

Wenn Sie mit anderen an einem Dokument arbeiten, können Sie sehen, wo Ihre Kollegen sind, da ihr Name in der Zeile erscheint, an der sie gerade arbeiten. Sie sehen dann in Echtzeit, wie ihre Worte erscheinen, genauso wie sie Ihre Worte sehen werden.

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Mehrere Laufwerke sind eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Personen auf Ihre Dokumente zugreifen können. Was aber, wenn Sie jemandem Zugriff auf ein Laufwerk gewähren möchten, aber bestimmte Dokumente auf diesem Laufwerk nicht zugänglich sein sollen?

Richten Sie für diese Dokumente Zugriffsrechte ein, die nur für bestimmte Personen gelten. Vielleicht möchten Sie nicht, dass Ihre Kunden Einblick in Ihre internen Abläufe erhalten, oder Sie möchten eine Unternehmensmitteilung veröffentlichen, die noch nicht reif für die Öffentlichkeit ist. Sie können die Zugriffsrechte sogar nutzen, um ein Dokument schreibgeschützt zu machen und zu verhindern, dass versehentlich Änderungen vorgenommen werden.

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