Digitale ablage von dokumenten

Digitale ablage von dokumenten

Elektronisches Ablagesystem pdf

Das Problem der Speicherung wird noch dadurch verkompliziert, dass in vielen Unternehmen Dokumente von den Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden müssen.  In einem Büro wird dies in der Regel mit einem Dateiserver oder einem NAS (Network Attached Storage Device) bewerkstelligt.

Unabhängig davon, wo die Dokumente gespeichert werden, ist es wichtig, dass sie organisiert und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Ziel der elektronischen Dateiverwaltung ist es, sicherzustellen, dass Sie die gesuchten Dokumente auch dann noch finden, wenn Sie sie erst Jahre nach ihrer Erstellung suchen.

Die meisten Geschäftsleute waren schon einmal in der peinlichen Situation, dass ein Kunde anrief und die entsprechende Rechnung oder andere wichtige Kundendokumente nicht schnell auffindbar waren. Genauso ärgerlich ist es, wenn man am Jahresende krampfhaft versucht, Dokumente für den Buchhalter oder – noch schlimmer – für das Finanzamt zu finden, die sich auf die Unternehmensbilanz beziehen.

Die ordnungsgemäße Organisation digitaler Dokumente ist vor allem in einer gemeinsam genutzten Umgebung von entscheidender Bedeutung – wenn einer Ihrer Mitarbeiter (vorübergehend oder dauerhaft!) abwesend ist, sollten Sie in der Lage sein, alle von dieser Person erstellten oder verwalteten Dokumente leicht aufzufinden.

Was ist ein digitales Dokumentenablage-System?

Ein digitales Ablagesystem ist, wie der Name schon sagt, eine Möglichkeit, einige der traditionellen Ablagesysteme, mit denen Sie zu tun haben – von normalen Aktenschränken bis hin zu den Stapeln von Ordnern, die Ihr Büro übersäen – in ein digitales Format umzuwandeln.

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Wie funktioniert das digitale Ablagesystem?

Einfach ausgedrückt, ist die elektronische Ablage ein computergestütztes System für die Speicherung, Katalogisierung und das Abrufen von Dokumenten. Es ersetzt greifbare, ausgedruckte Papierdokumente durch elektronische Dateien, die auf einzelnen Computern oder in größeren Datenbanken gespeichert werden können.

Wie nennt man ein elektronisches Ablagesystem?

Hier kommt das elektronische Ablagesystem ins Spiel, auch Dokumentenmanagement-Software genannt. Diese computergestützten Ablagesysteme bieten eine elektronische Dateiverwaltung. Mit anderen Worten, sie bieten uns eine einfache Möglichkeit, digitale Dateien und Dokumente zu speichern, zu organisieren und abzurufen.

Beispiele für elektronische Ablagesysteme

Ein digitales Dokument ist ein lesbares Dokument, das in seiner ursprünglichen Form papierlos ist. Ein Beispiel hierfür ist eine Rechnung, die als PDF-Datei per E-Mail empfangen wird. Als Absender oder Empfänger können Sie die im Dokument enthaltenen Daten (z. B. Einzelposten) leicht interpretieren. Dadurch ist es relativ einfach, diese Informationen in das ERP- oder ein anderes System Ihres Unternehmens einzugeben, indem Sie sie einfach ansehen.

Digitale Dokumente sind den Papierdokumenten sehr ähnlich. Obwohl ein digitales Dokument nur auf einem elektronischen Gerät angezeigt werden kann, sieht es so ziemlich genauso aus wie auf einem Stück Papier. Aus diesem Grund wird ein digitales Dokument, selbst wenn es bei einem Unternehmen eingeht, in der Regel ausgedruckt.

Die Übertragung des digitalen Dokuments auf Papier ist häufig die Art und Weise, wie Dokumente intern übertragen werden. Zum Beispiel wird eine Rechnung von der Betriebsabteilung in die Buchhaltung übertragen. Dies führt oft zu einem Raum voller Aktenschränke, was für die Aktenverwaltung nicht ideal ist.

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Im Gegensatz zu einem digitalen Dokument besteht ein elektronisches Dokument aus reinen Daten. Das macht es für das ungeübte Auge schwer zu interpretieren. Das liegt vor allem daran, dass ein Dokument in elektronischer Form dafür gedacht ist, von einem Computer verstanden zu werden. Mit anderen Worten: Elektronische Daten sind dafür gedacht, ohne menschliches Zutun von einem System in ein anderes übertragen zu werden.

Digitales Ablagesystem

Zentrale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind die datenbankgestützte Verwaltung verschiedener elektronischer Akten und übernehmen auch klassische Aufgaben eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) mit dem Ziel, Akten zu archivieren und jedem berechtigten Benutzer im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Die Erstellung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten wird mit Hilfe von DMS-Software organisiert und koordiniert, wobei das Dokumentenmanagement im Allgemeinen die Erstellung, Bearbeitung, Verteilung, Bearbeitung, Archivierung und Suche von Dokumenten umfasst. Zur Integration dieser Dienste werden üblicherweise Client-Server-Netzwerke, Schnittstellen zu anderer Software und kritische Geschäftsprozesse genutzt. Hauptziel des Dokumentenmanagements ist es, die Effizienz im Arbeitsumfeld zu verbessern, indem die Bearbeitungszeiten verkürzt und notwendige Informationen schneller zugänglich gemacht werden.

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (oder umgangssprachlich auch DMS-System) ist die digitale und zentrale Archivierung aller anfallenden Dokumente. Neben der revisionssicheren Archivierung werden die Dokumente bereits ab ihrer Erstellung verwaltet. So unterstützt ein professionelles DMS mit individuellen Workflows und entsprechender Rechteverwaltung die effiziente Gestaltung von Unternehmensprozessen. Eine Dokumentenmanagement-Lösung begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments: Angefangen bei der Erstellung und Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung oder Löschung.

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Computergesteuertes Ablagesystem

Papierdokumente werden erfasst und wichtige Metadatenwerte gesammelt. Durch die automatische Benennung und Ablage bleibt alles geordnet. Die Volltextsuche und die Windows-basierte Ordnernavigation erleichtern das Wiederfinden von Dateien, wenn Sie sie brauchen.

Das leistungsstarke Dokumentenmanagementsystem Document Locator bietet alles von der Volltextsuche bis zur automatischen Versionskontrolle. Ein Vorschaufenster zeigt den Inhalt von Dateien an, bevor sie geöffnet werden. Außerdem können Sie mit einem Tablet oder Smartphone auch von unterwegs auf Dateien zugreifen.

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