Digitale archivierung von dokumenten

Digitale archivierung von dokumenten

Bewährte Verfahren für die digitale Archivierung

Informationen, unabhängig davon, wie sie ursprünglich erstellt oder gesammelt wurden, werden für Unternehmen immer wertvoller, während gleichzeitig die Anforderungen an die Archivierung von Informationen immer komplexer werden. Es ist eine Herausforderung, einen effizienten Ansatz für die Archivierung von Informationen über alle wesentlichen Aspekte ihres Lebenszyklus – von ihrer Erstellung bis zu ihrer definierten Vernichtung – zu finden. Gleichzeitig ist die Notwendigkeit, einen solchen effizienten Ansatz zu etablieren, von entscheidender Bedeutung, da die Vorteile bei der Kostensenkung und der organisatorischen Leistung an erster Stelle stehen.

Drittens kann die elektronische Archivierung dazu beitragen, Risiken wie sich ändernde gesetzliche Anforderungen und die Offenlegung vertraulicher Unterlagen zu verringern, und sie kann darüber hinaus die Sicherheitsebene von Informationen durch die einfache Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien und Protokollierung verbessern.

Was ist ein digitaler Archivierungsprozess?

Was ist ein digitales Archiv? Ein digitales Archiv hat einen ähnlichen Zweck wie ein physisches Archiv, aber die historischen Dokumente und Objekte, die Zeugnis von der Vergangenheit ablegen, wurden digitalisiert (oft durch Scannen oder Fotografieren, es sei denn, ein Dokument wurde von vornherein digital erstellt) und online verfügbar gemacht.

Wie kann ich ein digitales Dokument archivieren?

Digitale Speicherung von Dokumenten

Verwenden Sie Windows-Bibliotheken, um Dokumente auf Ihrer Festplatte zu speichern. Speichern Sie Ihre Dokumente in der Cloud über einen Dienst wie OneDrive oder Google Drive. Sichern Sie Ihre Dokumente auf externen Speichermedien wie Wechselfestplatten. Speichern Sie Dokumente mit einem speziell entwickelten DMS.

Was ist Dokumentenarchivierung?

Die Archivierung von Dokumenten bedeutet, dass Informationen, die Sie nicht mehr regelmäßig verwenden, über einen längeren Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Das ist ein komplexer Prozess, und wenn Sie ihn falsch angehen, riskieren Sie, dass Sicherheitslücken entstehen.

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Definition des digitalen Archivs

Die richtige Archivierung ist ein komplexer Prozess, und wenn Sie es falsch machen, riskieren Sie, dass Sicherheitslücken entstehen. Unternehmen, die sich mit der Archivierung von Dokumenten befassen, können Ihre Dokumente für Sie verwalten, das Risiko von Fehlern verringern und Ihren Datenschutz verbessern.

Digitale Dokumentenmanagementlösungen beziehen sich auf das Scannen von Dokumenten, die digital gespeichert werden sollen. Das bedeutet, dass der Benutzer eine bessere Kontrolle über seine elektronischen Unterlagen hat. Möglicherweise können Sie die digitalen Dokumente selbst über ein Online-Portal verwalten, um den Zugriff zu erleichtern, auch wenn dies mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.

Bevor Sie Geschäftsdokumente archivieren, müssen Sie festlegen, wie Sie dabei vorgehen wollen, damit alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens die Dokumente auf die gleiche Weise bearbeiten. Durch die Erstellung eines Dokumentenmanagement- und Archivierungsverfahrens können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente korrekt archiviert werden, sicher sind und bei Bedarf leicht abgerufen werden können.

Der Hauptvorteil eines umfassenden Archivierungsservices besteht darin, dass Sie nach dem Scannen der Dokumente selbst auf diese zugreifen und sie verwalten können, ohne das Archivierungsunternehmen bitten zu müssen, sie Ihnen zuzusenden. Die meisten Archivierungsunternehmen bieten diesen Service jedoch nicht standardmäßig an, sondern arbeiten mit Partnerunternehmen zusammen, um einen vollständigen Archivierungs-Scanservice anzubieten. Aufgrund des damit verbundenen Arbeitsaufwands ist dieser Service oft sehr viel teurer als ein Scan-on-Demand-Service.

Digitale Archivierungslösungen

Sich entwickelnde Branchenvorschriften, steigende gesetzliche Anforderungen und eine sich ständig erweiternde Content-Landschaft: Es ist kein Wunder, dass es für die meisten Unternehmen eine Herausforderung ist, in allen Bereichen langfristige Content-Compliance zu erreichen, insbesondere wenn sie versuchen, die Kosten für die Datenspeicherung unter Kontrolle zu halten. Lassen Sie uns Ihnen helfen!

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Vielleicht sind Sie sich bereits bewusst, dass Sie Ihre Verwaltung von vorgeschriebenen Informationen verbessern müssen, aber die Wahl der richtigen digitalen Archivierungslösung ist definitiv kein einfacher Prozess: Welche Arten von Dokumenten müssen Sie archivieren und für wie lange? Welche Kriterien sollten berücksichtigt werden? Müssen Sie Inhalte in ihrem ursprünglichen Format aufbewahren?

Zuallererst: Ist eine solche Investition für Sie überhaupt sinnvoll? Wenn Sie weniger als 3.000 Dokumente zu bewahren haben, können Sie die digitale Archivierung auslagern.  Aber sobald Sie 3.000 Dokumente haben, brauchen Sie eine zuverlässige, skalierbare und kostengünstige digitale Archivierungslösung.

Sie brauchen also Ihr eigenes zuverlässiges Archiv? Dann ist der erste Knackpunkt die Hardwareunabhängigkeit. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr digitales Archivierungssystem alle Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen erfüllt. Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Software mit allen Arten von Speichertechnologien nach dem WORM-Prinzip (write once, read many) arbeitet. Die WORM-Technologie gewährleistet die Aufbewahrung von Daten in einem nicht wiederbeschreibbaren, nicht löschbaren und unveränderbaren Format, das den Vorschriften entspricht. Daher spielt sie eine wichtige Rolle bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. WORM verlangt, dass die Daten unveränderbar sind, d. h. einmal geschriebene Informationen können nicht mehr geändert oder überschrieben werden. Und natürlich sollte Ihre Archivierungslösung die Entwicklung Ihrer Speicherinfrastruktur unterstützen.

Digitales Archivbeispiel

Die Archivierung von wichtigen Dokumenten und Daten ist seit mehreren Jahrhunderten ein wichtiger Bestandteil unserer Gesellschaft. Sie sorgt dafür, dass Informationen vorübergehend oder dauerhaft gespeichert und aufbewahrt werden und bei Bedarf verfügbar sind. Doch mit der wachsenden Menge an Informationen und Daten wird immer mehr Platz für diese Archive benötigt. Glücklicherweise bietet die digitale Archivierung in der heutigen Zeit eine fantastische Lösung für ein uraltes Problem.

  Ein dokument muss genau ein stammelement enthalten

Dokumente sind der Treibstoff und die Grundlage Ihres Unternehmens. Um effektiv arbeiten zu können, müssen das Wissen und die Daten innerhalb Ihres Unternehmens für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich sein. An dieser Stelle kommt die Dokumentenarchivierung ins Spiel. Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Dokumente. Dazu gehört auch die Datenarchivierung. Bei der Datenarchivierung geht es in der Regel um verschiedene Arten von Daten: Sicherungsdaten und archivierte Daten.

Der Standard für viele Jahrhunderte. Rechnungen, Rechnungen und andere Papierdokumente existieren physisch auf Papier und werden in Ordnern, Akten und Kartons aufbewahrt. Dies nimmt wertvollen Platz in Anspruch, die Dokumente sind anfällig für Beschädigung oder Diebstahl oder schwer zugänglich und schwer zu pflegen.

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