Dateityp für die Archivierung von Papier in digitale Form nyt
Unter Digitalisierungsdienstleistungen versteht man die Übertragung von auf Papier gedruckten Informationen (von historischen Büchern über Zeitschriften, Zeitungen, Dokumente usw.) in ein digitales Format. Dieser Prozess umfasst das Scannen von Informationen, die Verarbeitung (Erstellung von Metadaten, Texterkennung usw.), die Speicherung und das Hosting in Dokumentenverwaltungssystemen.
Die Digitalisierung vereinfacht und strafft in der Regel die Prozesse (Material ist für externe Kunden leicht zugänglich, die Suche ist schneller usw.), spart Kosten – weniger Personal für die Bearbeitung von Papiermaterial, geringere Kosten für die Dokumentenlagerung, zusätzliche digitale Serviceoptionen.
Die Zissor Archivdigitalisierungssoftware beinhaltet eine flexible Exportfunktionalität, die eine qualitativ hochwertige Produktion und Bereitstellung von Informationen ermöglicht. Automatisierte Lösungen ermöglichen sowohl die Verarbeitung von wenigen Seiten als auch von großvolumigen Publikationen.
Segmentierte Artikel können auch als Teil von internen oder externen Anwendungen verwendet werden. Die Übertragung erfolgt im XML-Format, Metadaten und Bilder können in der Regel im Internet, auf Tablets und mobilen Geräten anstelle der Bereitstellung der gesamten Seiteninformation verwendet werden.
Was ist die Digitalisierung von Archiven?
Die Digitalisierung in einem Archiv umfasst die Entnahme eines physischen Objekts oder eines analogen Gegenstands, z. B. eines Kunstobjekts, einer Tonbandaufnahme, einer Karte oder einer Korrespondenz, aus einer Sammlung, die selten oder einzigartig und oft äußerst zerbrechlich ist, sowie das Fotografieren des Gegenstands und das Übertragen der Fotos auf ein digitales Medium.
Was ist der Zweck der Digitalisierung von Dokumenten?
Die Dokumentendigitalisierung hilft bei der Umwandlung von Informationen auf Papier in elektronische Dokumente und konvertiert die Daten in diesen Dokumenten in maschinenlesbare Formate (XML, JSON, CSV, TXT). Die Verwendung von Business-Intelligence-Software ist in Kombination mit der manuellen Verarbeitung von Daten in diesen Formaten mit der entsprechenden Software viel einfacher.
Was ist der Unterschied zwischen Scannen und Digitalisieren?
Beide wandeln Informationen in Papierform in ein digitales Format um, aber nur bei der Digitalisierung entstehen bearbeitbare Dokumente. Scannen eines Dokuments: Das Scannen eines Dokuments ist genau so, wie es klingt. Beim Scannen eines Dokuments wird ein Bild oder ein statisches Bild erstellt.
In den Archiven: Digitalisierung von Aufzeichnungen
Mit einer durchschnittlichen Verbesserung der betrieblichen Effizienz um 40 % und einer Steigerung der Kundenzufriedenheit um 35 % ist die digitale Transformation am Arbeitsplatz zu einer entscheidenden Voraussetzung für ein erfolgreiches Bestehen in der modernen Arbeitswelt geworden. Für viele Unternehmen ist die Ersetzung von Papierprozessen und die Bewältigung der anfänglichen Herausforderung der Dokumentendigitalisierung nach wie vor ein Hindernis für ein umfassendes Engagement in der Verwaltung und im Betrieb digitaler Ressourcen.
Büros mit großen Altarchiven, die umgewandelt werden müssen, sollten sich jedoch bewusst sein, dass die Digitalisierung von Papierdokumenten nicht mehr so manuell und zeitaufwändig ist wie früher. Die jüngsten Entwicklungen in der Scantechnologie und der OCR-Software (Optical Character Recognition) haben dazu geführt, dass die Digitalisierung für Büros jeder Größe und jedes Budgets erreichbar ist.
Das bloße Scannen eines Dokuments bedeutet nicht, dass es digitalisiert wird. Es wird lediglich eine Bilddatei mit unstrukturierten Daten erstellt. Die Digitalisierung führt zu strukturierten Daten und erfolgt an dem Punkt, an dem OCR die Informationen extrahiert und in ein indiziertes, maschinenlesbares Format umwandelt.
Data Imaging und Archivierung, Scannen und Speichern von Dokumenten.
Heutzutage sterben Millionen von Bäumen durch den übermäßigen Verbrauch von Papier. Dies sollte sich sofort ändern, und wir können unseren Teil dazu beitragen, indem wir das Kopieren und Drucken unnötiger Dokumente vermeiden und der Digitalisierung von Dokumenten und der Verwendung elektronischer Medien Vorrang einräumen.
Die Dokumentenmanagementsysteme sind hervorragende Werkzeuge, die uns helfen, unsere Dokumente richtig zu verwalten, indem sie robuste Plattformen bereitstellen, die ein schnelleres, intelligenteres und qualitativ besseres Scannen ermöglichen, ebenso wie die Möglichkeit, Dokumente auf eine freundlichere Art und Weise abzulegen, zu ändern und zu betrachten. Darüber hinaus bieten sie die Möglichkeit, die Informationen sowohl in der Cloud als auch auf lokalen Computern zu speichern.
Es gibt verschiedene Open-Source-Dokumentenverwaltungssysteme, eines der robustesten ist Mayan EDMS, ein Tool mit einer großen Anzahl von Funktionen und Möglichkeiten, das für viele nützlich sein kann, vor allem für Unternehmen. Der Durchschnittsnutzer braucht jedoch wahrscheinlich nicht viele Funktionen, sondern eher eines, das die Möglichkeit bietet, seine Dokumente zu scannen, zu verwalten und zu archivieren.
Wie digitalisiert man ein Dokument für die Archivierung in PDF/A?
Schritt 2 Aufnahme Die einzelnen Dateien werden mit einem Barcode-Aufkleber versehen und im System registriert. Da die Dateien sofort registriert werden, ist der Speicherort der Datei zu jeder Zeit bekannt. Benötigt ein Kunde während des Digitalisierungsprozesses eine Akte, kann diese vorrangig angefordert und digitalisiert werden.Schritt 3 Vorbereitung zum ScannenBei der Scanvorbereitung werden unter anderem Heftklammern und Eselsohren entfernt, damit das Scannen reibungslos funktioniert. Es besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt zu bereinigen. Denken Sie dabei an die Neuzuordnung von Registern, die Auswahl von Kerndokumenten oder die Entfernung überflüssiger Dokumente aus der Akte.
Schritt 4 DigitalisierungWenn die Akten vollständig zum Scannen bereit sind, werden sie tatsächlich digitalisiert. Die Akten werden von unseren erfahrenen Scan-Operatoren mit einem High Volume Scanner beidseitig gescannt. Ein weiterer Schritt ist die Vitalisierung der Akten. Durch Metadatierung, Klassifizierung und Indexierung können wir den Dokumenten einen Mehrwert verleihen.
Schritt 5 Digital verfügbarNachdem die Akten digitalisiert (und eventuell vitalisiert) wurden, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. Verwendet der Kunde unsere eigene Software, sind sie sofort digital zugänglich. Entscheidet sich der Kunde für das Hochladen in sein eigenes System (z. B. AFAS oder Raet), können wir einen Export der digitalisierten Dateien veranlassen, so dass sie in das betreffende System eingelesen werden können. Wir können die digitalen Dateien auch über eine gesicherte Verbindung zur Verfügung stellen, so dass der Kunde sich selbst um den Bestimmungsort des digitalen Archivs kümmern kann.