Dokumente scannen und archivieren

Dokumente scannen und archivieren

Wie man Dokumente scannt

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Was ist das Scannen von Archiven?

Beim Scannen von Archiven werden Papierkopien von Dokumenten elektronisch gescannt und aufbewahrt, so dass Sie statt einer physischen Akte eine digitale Version des Dokuments haben.

Was ist die Archivierung von Unterlagen?

Die Archivierung von Dokumenten bedeutet, dass Informationen, die Sie nicht mehr regelmäßig verwenden, über einen längeren Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Das ist ein komplexer Prozess, und wenn Sie ihn falsch angehen, riskieren Sie, dass Sicherheitslücken entstehen.

  Gescanntes dokument als email senden

Die Bedeutung des Scannens von Dokumenten

A. Die elektronische Speicherung von Dateien kann ein praktischer Weg sein, mit der Speicherung umzugehen, aber es sollte auch auf die Society’s Cloud Computing – Advice for the profession, die relevanten BSI-Standards, ISO-Standards und ICO-Richtlinien verwiesen werden.

(1) Gescannte Dokumente sollten vorzugsweise in ein natives Portable Document Format (“PDF”) gescannt werden. Andernfalls sollten sie auf jeden Fall in einem Format vorliegen, das die Ausgabe in PDF ermöglicht (siehe Erläuterung D).

(2) Vorbehaltlich der Einhaltung dieser Leitlinien gilt die Aufbewahrung einer gescannten Kopie, nachdem das Original vernichtet wurde, als konform mit den Leitlinien zum Besitz und zur Vernichtung von Dokumenten. Es ist ratsam, Originaldokumente nach dem Scannen für einen Zeitraum von 28 Tagen vor der Vernichtung in einem “Puffer” aufzubewahren, damit sie im Interesse des Risikomanagements bei Problemen, Fehlern oder Kundenanfragen innerhalb dieses Zeitraums abgerufen werden können. Wenn ein Originaldokument nicht gescannt wurde, sollte es im Sinne dieser Anleitung in Papierform aufbewahrt werden.

Wie scanne ich Dokumente mit dem Handy?

Das Scannen von Dokumenten ist ein komplexer Prozess, und wenn Sie es falsch machen, riskieren Sie, dass Sicherheitslücken entstehen. Unternehmen, die sich mit der Archivierung von Dokumenten befassen, können Ihre Dokumente für Sie verwalten, das Risiko von Fehlern verringern und Ihren Datenschutz verbessern.

  Dokumente von windows auf mac

Digitale Dokumentenmanagementlösungen beziehen sich auf das Scannen von Dokumenten, die digital gespeichert werden sollen. Das bedeutet, dass der Benutzer eine bessere Kontrolle über seine elektronischen Unterlagen hat. Möglicherweise können Sie die digitalen Dokumente selbst über ein Online-Portal verwalten, um den Zugriff zu erleichtern, auch wenn dies mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.

Bevor Sie Geschäftsdokumente archivieren, müssen Sie festlegen, wie Sie dabei vorgehen wollen, damit alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens die Dokumente auf die gleiche Weise bearbeiten. Durch die Erstellung eines Dokumentenmanagement- und Archivierungsverfahrens können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente korrekt archiviert werden, sicher sind und bei Bedarf leicht wiedergefunden werden können.

Der Hauptvorteil eines umfassenden Archivierungsservices besteht darin, dass Sie nach dem Scannen der Dokumente selbst auf diese zugreifen und sie verwalten können, ohne das Archivierungsunternehmen bitten zu müssen, sie Ihnen zuzusenden. Die meisten Archivierungsunternehmen bieten diesen Service jedoch nicht standardmäßig an, sondern arbeiten mit Partnerunternehmen zusammen, um einen vollständigen Archivierungs-Scanservice anzubieten. Aufgrund des damit verbundenen Arbeitsaufwands ist dieser Service oft sehr viel teurer als ein Scan-on-Demand-Service.

Beispiel für archivierte Dokumente

Ihre Geburtsurkunde. Ihre Steuererklärungsformulare. Die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens. Die Urkunde für Ihr Eigentum. Auch wenn Sie diese Dokumente nur selten benutzen, so sind sie doch wichtig und Sie möchten nicht, dass sie verloren gehen – oder noch schlimmer, in die falschen Hände geraten.

Heutzutage sind sich die meisten Unternehmen des Datenschutzes sehr wohl bewusst. In Anbetracht der jüngsten Aktualisierungen des Datenschutzgesetzes (GDPR) stehen Unternehmen nun zunehmend unter dem Druck, Verbraucherdaten ordnungsgemäß und sicher zu verwalten – andernfalls drohen hohe Geldstrafen. Dies erfordert effektive Datenverwaltungsprozesse und sichere Dokumentenspeicherlösungen.

  Dokumente aus google drive löschen

Andere Vorschriften schreiben vor, dass bestimmte Finanzunterlagen für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden müssen. Die Dokumentenarchivierung kann Unternehmen dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, da sie Daten und Dokumente sicher aufbewahren können, bis sie nicht mehr benötigt werden und vernichtet werden können.

Ganz gleich, ob Sie ein großes internationales Unternehmen oder ein junges Start-up betreiben, es ist wichtig, Kosten zu sparen, wo immer Sie können. Die Dokumentenarchivierung kann dabei helfen, indem sie Platz schafft und die Betriebskosten senkt. Je weniger Dokumente Sie vor Ort zu verwalten haben, desto weniger Zeit und Geld müssen Sie dafür aufwenden.

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