Dokumente scannen und automatisch archivieren

Dokumente scannen und automatisch archivieren

Papierloser Schreibtisch

Laden Sie die Referenztabelle für Gruppenrichtlinien herunter, in der die Richtlinieneinstellungen für Computer- und Benutzerkonfigurationen aufgelistet sind, die in den mit Windows gelieferten administrativen Vorlagendateien enthalten sind. Sie können die Tabelle bei der Bearbeitung von Gruppenrichtlinienobjekten zu Rate ziehen. Hier sind die aktuellsten Versionen:

ScanAvgCPULoadFactor HINWEIS: Die maximale CPU-Belastung ist keine harte Grenze, sondern ein Richtwert für die Scan-Engine, der im Durchschnitt nicht überschritten werden sollte. Manuell ausgeführte Scans ignorieren diese Einstellung und laufen ohne CPU-Limit.

Wenn der Echtzeitschutz aktiviert ist, werden Dateien gescannt, bevor auf sie zugegriffen wird und sie ausgeführt werden. Der Scanbereich umfasst alle Dateien, einschließlich Dateien auf eingebundenen Wechselmedien wie USB-Laufwerken. Wenn auf dem Gerät, das den Scan durchführt, der Echtzeitschutz oder der On-Access-Schutz aktiviert ist, umfasst der Scan auch Netzwerkfreigaben.

Das Scannen von E-Mails ermöglicht das Scannen von E-Mail-Dateien, die von Outlook und anderen E-Mail-Clients verwendet werden, bei bedarfsgesteuerten und geplanten Scans. Eingebettete Objekte in E-Mails (wie Anhänge und archivierte Dateien) werden ebenfalls gescannt. Die folgenden Dateiformattypen können gescannt und korrigiert werden:

Wie kann ich ein gescanntes Dokument automatisieren?

Der einfachste Weg, die Konvertierung gescannter Dateien zu automatisieren, ist die Verwendung von PDF-Software mit integrierter OCR-Funktion. pdfDocs zum Beispiel überwacht Ordner in Dokumentenablagen oder lokalen Dateisystemen und prüft automatisch jede neue Datei auf bildbasierte Dokumente, die in ein durchsuchbares PDF konvertiert werden sollen.

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Speichert der Drucker den Scanverlauf?

Bei einem eigenständigen Drucker wird nichts gespeichert, aber ein All-in-One-Gerät kann Dokumente, Scans, Druck- oder Faxprotokolle speichern. Um einen Grundreset durchzuführen, schalten Sie den Drucker ein, ziehen Sie den Stecker für 15 Sekunden aus der Steckdose und stecken Sie ihn dann wieder ein. Damit sollte alles gelöscht sein.

Papierlose Software

Der X71 setzt nicht nur neue Maßstäbe im Bereich der modernen Digitalkameras, er ist auch das Herzstück aller unserer Scanner. Unsere CMOS-Sensortechnologie ist das Schlüsselelement des Systems und ermöglicht die hochauflösende Erfassung von Archivmaterial, Büchern, Karten, Siegeln und Objekten unterschiedlichster Größe und Struktur. Die X71 Kamera zeichnet sich durch erstklassige Bildqualität, flexible Handhabung und eine unglaubliche Scangeschwindigkeit aus.

Farbgetreu direkt aus der Kamera: Das True Color Management ist einzigartig. Direkt aus der Kamera lassen sich farbverbindliche Scans nach den Farbräumen SRGB, Adobe 1998 RGB, ECI RGB V1 und ECI RGB V2 erzeugen und damit alle Anforderungen von Digitalisierungsrichtlinien, Spezifikationen und Standards problemlos erfüllen.

Der große Vorteil von True Color: Im Gegensatz zur Erstellung eines ICC-Profils, das von einer “Kalibrierungssoftware” anhand eines 24-Bit-Farbscans von einem X-Rite Color Checker berechnet wird, nutzt True Color den Vorteil aller Berechnungen und Anpassungen im eigenen Bildbereich der Kamera mit einer Farbtiefe und Analysetiefe von 48 Bit. Farben werden noch präziser erfasst und das Signalrauschen wird minimiert.

  Dokumente in der cloud bearbeiten

Papierlose Fenster

Ohne BarcodeOCR werden diese Dokumente nach dem Scannen mühsam getrennt, umbenannt und an den richtigen Ort verschoben. Jetzt kommt es darauf an, Dokumente mit möglichst wenig Aufwand und möglichst schnell zu scannen und automatisch zu verarbeiten.

BarcodeOCR übernimmt für Sie ab dem Moment des Scannens die Verarbeitung Ihrer gescannten Dokumente. Um eine fehlerfreie Verarbeitung zu gewährleisten, setzt unsere Software auf die Erkennung von Barcodes. Für das maschinelle Lesen sind Barcodes der schnellste und zuverlässigste Weg.

Typischerweise wird ein Barcode auf der ersten Seite eines neuen Dokuments angebracht. So kann BarcodeOCR erkennen, dass mehrere Seiten zu dem Dokument gehören und speichert die Dateien direkt bei Ihnen ab. Wenn Sie verschiedene Barcodes verwenden, können Sie mehrere Dokumenttypen direkt verarbeiten.

Bei der Archivierung von Eingangsrechnungen wurden bisher täglich mehrere Dokumente entweder einzeln gescannt und umbenannt oder manuell als Stapelscan mit dem PDF Writer getrennt und dann umbenannt. Ihre Software ermöglicht es uns, die Rechnungen trotz Stapelscans automatisch zu trennen, zu benennen und zu speichern. Das spart uns wahrscheinlich 60-70% unserer Arbeitszeit. …Wir sind sehr zufrieden mit Ihrem Tool und Ihrem Support.

Paperless-ngx-Dokumentation

Unsere flexiblen, maßgeschneiderten Scanlösungen werden auch den anspruchsvollsten Scananforderungen gerecht. Ganz gleich, ob Sie alte Dokumente archivieren und digital speichern oder einen effizienten digitalen Dokumentenverwaltungsprozess einrichten möchten, wir haben die richtige Lösung für Sie.

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Wir von Franking Sense® kennen die Herausforderungen der Digitalisierung physischer Dokumente. Wenn Sie derzeit eingehende Post für die Verteilung oder ältere Dokumente für die Archivierung mit Ihrem Fotokopierer scannen, kann dies zeitaufwändig sein, anfällig für menschliche Fehler und mit vergleichsweise schlechten Ergebnissen. Lassen Sie uns Ihnen diese Mühe abnehmen!

Unser hauseigenes Scanning-Büro scannt, archiviert und liefert alle Ihre alten Dokumente digital. Erstellen Sie dann Ihre eigene maßgeschneiderte Scanstation mit intelligenter Scansoftware, um Ihren Scanprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Maßgeschneiderte, schlüsselfertige Lösungen, die den Scanbedarf einer vielbeschäftigten Poststelle, einer Produktionsscanabteilung oder eines Servicebüros erfüllen. Kombiniert modernste Scan-Hardware mit der produktivsten, genauesten und zuverlässigsten Software zur Informationserfassung auf dem Markt.

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