Blog zur Dokumentenverwaltung
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Was die Luxusarmbanduhr betrifft, so mag “genauso gut laufen” in Ordnung sein, aber für Unternehmen, die Lösungen zur Büroautomatisierung implementieren, ist die tägliche Effizienzsteigerung das Ziel. Das ist natürlich nicht immer einfach.
Wenn Unternehmen sich mit Software für die Dokumentenverwaltung befassen, konzentrieren sie sich vielleicht zunächst auf das Backend und die allgemeinen Funktionen und Merkmale. Stattdessen sollten sie sich fragen: “Wie gut funktioniert dieses System für unseren durchschnittlichen Benutzer?” Die beste Funktionalität ist nicht viel wert, wenn die Hälfte der Mitarbeiter in Ihrem Team damit nicht zurechtkommt.
Vergessen Sie nicht, dass die Dokumentenverwaltung eine plattformübergreifende Anwendung ist. Um den größtmöglichen Nutzen aus der Lösung zu ziehen, muss sie für jeden nutzbar sein, von Buchhaltern und Ingenieuren bis hin zu den Mitarbeitern in der Geschäftsstelle und in der Fabrik.
Durch gezielte und gut geplante Schulungen sollten die Benutzer schnell erkennen können, welchen Nutzen die Dokumentenmanagementlösungen für sie im Alltag haben. Wenn der Schwerpunkt auf Schulung und schnelle Benutzerakzeptanz gelegt wird, kann ein Unternehmen sein Ziel schneller erreichen.
Umfang des Dokumentenmanagementsystems
Dokumentenmanagement, oft auch als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet, ist die Verwendung eines Computersystems und von Software zur Speicherung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen, die mit Hilfe eines Dokumentenscanners erfasst wurden.
Nach ISO 12651-2 ist ein Dokument eine “aufgezeichnete Information oder ein Objekt, das als Einheit behandelt werden kann”. Das hört sich zwar etwas kompliziert an, ist aber ganz einfach das, was Sie seit Jahren zum Erstellen, Verteilen und Verwenden verwenden.
Heute können wir Dokumentenmanagement als die Software definieren, die Dokumente in einem Unternehmen kontrolliert und organisiert. Sie umfasst die Erfassung von Dokumenten und Inhalten, Arbeitsabläufe, Dokumentenspeicher, COLD/ERM- und Ausgabesysteme sowie Systeme zur Informationsgewinnung. Außerdem die Prozesse, die zur Verfolgung, Speicherung und Kontrolle von Dokumenten eingesetzt werden.
Die Dokumentenverwaltung ist eine der Vorläufertechnologien des Content Managements und war vor nicht allzu langer Zeit wie ihre Geschwister aus den Bereichen Imaging, Workflow und Archivierung ausschließlich als eigenständige Lösung erhältlich. Es bietet einige der grundlegendsten Funktionen für das Content Management, indem es den ansonsten “stummen” Dokumenten Kontroll- und Verwaltungsfunktionen auferlegt. So können Sie Ihre Dokumente nutzen, wenn Sie sie haben und brauchen. Einige der wichtigsten Funktionen der Dokumentenverwaltung sind:
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Damals funktionierten die Dinge noch, nicht wahr? Drucker, Fotokopierer und Faxgeräte waren damals an der Tagesordnung. Ohne eine Unterschrift auf dem Dokument, die seine Echtheit und den Ablauf der Unterschriftenkette bestätigte, konnte ein Projekt nicht vorangetrieben werden. Der Vertrag oder die Bestellung enthielt in der Regel Angaben zu Budgets, Daten usw. und wurde aus vorgedruckten, fortlaufend nummerierten Formularen erstellt.
Die Projektdokumente wurden eindeutig nummeriert, um Doppelarbeit zu vermeiden. Alle Überarbeitungen wurden sorgfältig aufgezeichnet und mit Hilfe einer Kontrolltabelle und eines Teams abgezeichnet. Die Genehmigungskette war strukturiert und unumstößlich. Der Dokumentenkontrolleur war der “Verantwortliche” und derjenige, den man zwang, seine Dokumente voranzutreiben, um das Projekt voranzubringen. Natürlich wurden all diese Dokumente in speziellen Aktenschränken aufbewahrt, damit man sie bei Bedarf leicht wiederfinden konnte.
Dieser strukturierte Prozess würde jedoch schnell im Chaos versinken, wenn einer dieser Prozesse umgangen würde, was zu dem in Abbildung 1 dargestellten Schuldzuweisungsspiel und den daraus resultierenden Produktivitätsverlusten bei der Suche nach dem Dokument führte.
Merkmale eines Dokumentenmanagementsystems pdf
Da das Volumen der Verkaufsunterlagen in Papierform zunimmt, haben die Einzelhändler Probleme, die benötigten Artikel schnell zu finden. Die schlechte Verwaltung der Dokumente und die Nichtübereinstimmung der Warenbewegungen innerhalb der riesigen Lieferkette führen wiederum zu Verzögerungen im Kundenservice. Die Einzelhändler begannen, über ein EDMS nachzudenken, um Bestellungen, Bestandsberichte, Rechnungen, Quittungen, Einzel- und Großhandelsverträge sowie Mitarbeiterdaten von Händlern an einem Ort zu speichern. Es liegt auf der Hand, dass die vereinfachte Dokumentenprüfung die Geschäftsprozesse beschleunigt und die Kundenzufriedenheit erhöht.
Jede Branche hat spezifische Vorschriften, die den Prozess der Speicherung elektronischer Dokumente regeln. HIPAA für Gesundheitsdienstleister, FDA für Pharmazeutika und PCI für den Einzelhandel sind einige von ihnen. Das System, das Sie installieren werden, sollte den Vorschriften Ihrer Branche für die Arbeit mit vertraulichen Informationen entsprechen. Dies ist unerlässlich, wenn Sie im Falle eines Sicherheitslecks ein Gerichtsverfahren vermeiden wollen.