Excel dokument gleichzeitig bearbeiten

Excel dokument gleichzeitig bearbeiten

Excel Änderungen verfolgen

Seit Jahrzehnten wünschen sich einige Leute eine bessere Möglichkeit, mehrere Personen gleichzeitig in derselben Arbeitsmappe arbeiten zu lassen. Die alte Funktion “Gemeinsame Arbeitsmappe” war umständlich. Das führte dazu, dass jemand die Datei öffnete und dann vergaß, sie zu schließen, bevor er zu einem zweistündigen Mittagessen ging, und die Datei die ganze Zeit über blockierte.

Die Funktion funktioniert gut, sobald man sie eingerichtet hat. Es ist jedoch schwierig, alle Schritte herauszufinden, um mehreren Personen die Nutzung von Excel auf ihren Computern zu ermöglichen, anstatt dass einige Personen Excel online nutzen müssen.

Wählen Sie zunächst eine Person als Eigentümer der Arbeitsmappe aus. Diese Person sollte bereits einen One Drive For Business- oder SharePoint Online-Ordner eingerichtet haben. Der Eigentümer des Dokuments sollte Datei, Speichern unter wählen und das Dokument entweder in OneDrive oder SharePoint Online speichern.

Der nächste Schritt ist der lästige Teil. Wenn der Benutzer dem Link folgt, wird er als Gast zu Excel Online weitergeleitet. Die Kalkulationstabelle wird angezeigt, und sie kann in Excel Online bearbeitet werden. Ich habe mit Mitarbeitern eines Unternehmens gesprochen, die an diesem Punkt aufgehört haben. Eine Person (der Eigentümer der Arbeitsmappe) bearbeitete die Tabelle in Excel und alle anderen blieben in Excel Online hängen.

Excel-Ko-Authoring

Sie und Ihre Kollegen können dieselbe Excel-Arbeitsmappe öffnen und daran arbeiten. Dies wird als Co-Authoring bezeichnet. Wenn Sie gemeinsam an einer Arbeitsmappe arbeiten, können Sie die Änderungen der anderen schnell sehen – innerhalb von Sekunden. Und bei bestimmten Excel-Versionen sehen Sie die Auswahlen der anderen in verschiedenen Farben. Wenn Sie eine Excel-Version verwenden, die Co-Authoring unterstützt, können Sie in der oberen rechten Ecke die Option Freigeben auswählen, E-Mail-Adressen eingeben und dann einen Cloud-Speicherort auswählen. Wenn Sie jedoch mehr Details benötigen, z. B. welche Versionen unterstützt werden und wo die Datei gespeichert werden kann, führt Sie dieser Artikel durch den Prozess.

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Wenn die Datei noch in Excel geöffnet ist, vergewissern Sie sich, dass die Option Automatisch speichern in der oberen linken Ecke aktiviert ist. Wenn andere die Datei öffnen, werden Sie gemeinsam als Co-Autoren auftreten. Sie wissen, dass Sie als Co-Autor fungieren, wenn Sie oben rechts im Excel-Fenster Bilder von Personen sehen. (Möglicherweise sehen Sie auch deren Initialen oder ein “G”, das für Gast steht.)

Es gibt eine Handvoll Gründe, warum dieser Fehler auftreten kann. Der häufigste Grund ist, dass jemand die Datei mit einer Excel-Version geöffnet hat, die das Co-Authoring nicht unterstützt. Wenn nur eine Person dies tut, erhalten alle anderen die Fehlermeldung “gesperrt” – auch wenn alle anderen eine Excel-Version verwenden, die Co-Authoring unterstützt.

Excel-Blatt-Ansicht

Office Online Editing ermöglicht ShareFile-Benutzern die Vorschau und Bearbeitung von Microsoft Office-Dateien innerhalb der ShareFile-Webanwendung. Es können auch mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Die Bearbeitung von Dateien erfordert ein entsprechendes Microsoft Office-Abonnement.

Ausschließliche Bearbeitung (kein Co-Editing) – Zusätzlich zu den oben genannten Anforderungen müssen Sie eine Datei auschecken, wenn Sie verhindern möchten, dass andere Benutzer an Ihrer Bearbeitungssitzung teilnehmen. Schließen Sie nach Abschluss der Bearbeitung das Bearbeitungsfenster und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die bearbeitete Datei, um die Datei wieder einzuchecken.

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Mehrere Benutzer können eine Datei gleichzeitig in der ShareFile-Webanwendung bearbeiten.  Um ein Dokument gemeinsam zu bearbeiten oder einer aktiven Bearbeitungssitzung beizutreten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie die Option Dokument bearbeiten. Nachdem Sie Ihre Microsoft-Anmeldeinformationen bestätigt haben, können Sie die Datei mit dem webbasierten Editor bearbeiten.  Andere Benutzer in der Bearbeitungssitzung sind durch farbige Cursor im Dokument gekennzeichnet. Sie können die bearbeitenden Benutzer auch in der oberen rechten Ecke des Editor-Menüs sehen.

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Der Spreadsheet Editor ermöglicht es Ihnen, einen konstanten teamübergreifenden Ansatz für den Arbeitsablauf beizubehalten: Teilen Sie Dateien und Ordner, kommunizieren Sie direkt im Editor, kommentieren Sie bestimmte Teile Ihrer Kalkulationstabellen, die zusätzliche Eingaben von Dritten erfordern, speichern Sie Kalkulationsversionen für die zukünftige Verwendung.

Die Anzahl der Benutzer, die an dem aktuellen Arbeitsblatt arbeiten, wird auf der rechten Seite der Kopfzeile des Editors angegeben – . Wenn Sie sehen möchten, wer genau die Datei gerade bearbeitet, können Sie auf dieses Symbol klicken oder das Chat-Panel mit der vollständigen Liste der Benutzer öffnen.

Der Schnellmodus wird standardmäßig verwendet und zeigt die von anderen Benutzern vorgenommenen Änderungen in Echtzeit an. Wenn Sie eine Kalkulationstabelle in diesem Modus mitbearbeiten, ist die Möglichkeit, den letzten rückgängig gemachten Vorgang zu wiederholen, nicht verfügbar. In diesem Modus werden die Aktionen und die Namen der Mitbearbeiter angezeigt, wenn sie die Daten in den Zellen bearbeiten. Außerdem werden die Bereiche der Zellen, die gerade von einer anderen Person ausgewählt werden, durch unterschiedliche Rahmenfarben hervorgehoben.

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Wenn ein Arbeitsblatt von mehreren Benutzern gleichzeitig im Modus Streng bearbeitet wird, werden die bearbeiteten Zellen mit gestrichelten Linien in verschiedenen Farben markiert, die Registerkarte des Arbeitsblatts, auf der sich diese Zellen befinden, wird mit einer roten Markierung gekennzeichnet. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine der bearbeiteten Zellen, um den Namen des Benutzers anzuzeigen, der sie gerade bearbeitet.

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