Gleichzeitig an einem dokument arbeiten

Gleichzeitig an einem dokument arbeiten

Google-Dokumente

Bei Mojo verlassen wir uns auf Tools für die Zusammenarbeit und Produktivitätsanwendungen, um den ganzen Tag über mehr zu erreichen. Wir verwenden eine Vielzahl von Apps wie Basecamp, Pivotal, Slack und Dropbox, um zu kommunizieren und Dateien, Notizen und Aufgaben zu teilen. Aber was ist mit der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten? Wir haben eine detaillierte Anleitung für Sie.

Ganz einfach: Zusammenarbeit. Sicherlich kennen Sie den umständlichen, frustrierenden Prozess der Bearbeitung eines Word-Dokuments per E-Mail zwischen einer oder mehreren Personen.  Änderungen verfolgen, die Datei in einer E-Mail weiterleiten, Änderungen akzeptieren, überarbeiten, zurückmailen … usw. Wer hat die aktuellste Version?  Wo ist die aktuellste Version? Meiner Erfahrung nach ist dies das Gegenteil eines rationalisierten Prozesses.

Drive verfügt über vertraute Dateiverwaltungstools, wie das Hinzufügen eines neuen Ordners oder das Hochladen eines ganzen Ordners. Von hier aus können Sie ein neues Dokument erstellen. Sie können auch eine neue Tabellenkalkulation (Sheets, ähnlich wie Excel) oder eine Präsentation (Slides, ähnlich wie PowerPoint) erstellen, aber wir bleiben vorerst bei einem Standarddokument.

Vergewissern Sie sich, dass die Linkfreigabe auf “Aus” eingestellt ist und an bestimmte E-Mail-Adressen gesendet wird. Auch hier können Sie die Zugriffsrechte festlegen und eine Einladung sowie eine persönliche Nachricht direkt an die betreffenden Personen senden. Klicken Sie auf “Senden” und sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.

Können wir an mehreren Dokumenten gleichzeitig arbeiten?

Vergewissern Sie sich dazu, dass sich beide Dokumente im Modus “Nebeneinander” befinden. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Ansicht auf das Symbol für den synchronen Bildlauf (das zweite kleine Symbol rechts neben Alle anordnen) – Sie müssen dieses Symbol in beiden Fenstern aktivieren. Versuchen Sie nun, in einem Dokument einen Bildlauf durchzuführen – das andere Dokument sollte im Tandem mitblättern.

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Wie können mehrere Personen gleichzeitig an einem Word-Dokument arbeiten?

Wählen Sie Dokument bearbeiten > Im Browser bearbeiten. Wenn andere Personen an dem Dokument arbeiten, sehen Sie deren Anwesenheit und die Änderungen, die sie vornehmen. Wir nennen dies Co-Authoring oder Zusammenarbeit in Echtzeit. Wenn Sie lieber in Ihrer Word-Anwendung arbeiten möchten, wechseln Sie von Bearbeiten zu In Desktop-Anwendung öffnen am oberen Rand des Fensters.

Änderungshistorie für Word-Dokumente

Wenn Sie eine ältere Version von Word verwenden oder kein Abonnent sind, können Sie das Dokument immer noch bearbeiten, während andere daran arbeiten, aber Sie können nicht in Echtzeit zusammenarbeiten. Um die Änderungen der anderen zu sehen und Ihre eigenen mitzuteilen, müssen Sie das Dokument von Zeit zu Zeit speichern.

Wenn Ihr Dokument Makros (.docm) enthält, können Sie es trotzdem bearbeiten und zusammenarbeiten. Sie können den Inhalt wie jedes andere Dokument öffnen und bearbeiten, einschließlich der Ausführung von Makros. Wenn Sie den Makrocode bearbeiten müssen, checken Sie die Datei einfach aus, bearbeiten den Code und checken sie wieder ein.

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Gemeinsames Dokument

Die gemeinsame Bearbeitung bringt die Teamarbeit auf die nächste Stufe, indem Sie und Ihr Team in Echtzeit gemeinsam an Softwareanforderungen, Besprechungsnotizen, Rückblicken und jeder anderen Confluence-Seite arbeiten können. Sie sehen, wer die Seite mit Ihnen bearbeitet, und können Änderungen sofort sehen.  Änderungen werden automatisch gespeichert und synchronisiert, so dass jeder, der die Seite bearbeitet, den gleichen Stand sieht. Und da wir die ganze Zeit speichern, müssen Sie nicht manuell speichern. Veröffentlichen Sie jetzt oder behalten Sie den Entwurf und veröffentlichen Sie ihn später – Sie haben die Kontrolle. 12 Personen können dieselbe Seite gleichzeitig bearbeiten. Ihr Administrator kann diese Grenze über eine Systemeigenschaft ändern.

Wort – gemeinsam arbeiten

Wenn Sie mehrere Microsoft Word-Dokumente gleichzeitig anzeigen und bearbeiten müssen, verfügt Word über mehrere Funktionen, die Ihnen bei diesem Manöver helfen. Sie können problemlos zwischen den einzelnen Dokumenten hin- und herwechseln. Sie können zwei oder mehr geöffnete Dokumente waagerecht oder nebeneinander anzeigen. Sie können mit jedem Dokument separat arbeiten. Sie können auch den synchronen Bildlauf aktivieren, um durch zwei Dokumente gleichzeitig zu blättern. Schauen wir uns einige dieser hilfreichen Word-Funktionen an.

Starten Sie zunächst Word und öffnen Sie zwei Dokumente – maximieren Sie beide. Sie können auf verschiedene Weise von einem Dokument zum anderen wechseln. Klicken Sie in einem der beiden Dokumente auf die Registerkarte Ansicht, klicken Sie auf das Symbol Dokument auswählen und wählen Sie dann das gewünschte Dokument aus (Abbildung A).

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Vielleicht möchten Sie beide Dokumente gleichzeitig auf dem Bildschirm sehen. Vergewissern Sie sich in einem der beiden Dokumente, dass Sie sich in der Multifunktionsleiste Ansicht befinden, und klicken Sie auf das Symbol für Alle anordnen. Die beiden Dokumente werden horizontal geöffnet, wobei sich ein Fenster über das andere legt. Sie können mit jedem Dokument unabhängig voneinander arbeiten. Ihre Symbolleisten und Multifunktionsleisten behalten die gleiche Größe, so dass alle notwendigen Befehle und Funktionen zugänglich sind (Abbildung C).

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