Lenkung von dokumenten flussdiagramm

Bewährte Praktiken der Dokumentenverwaltung pdf

Wenn Sie ein Dokument genehmigen müssen, können Sie zwischen zwei Optionen wählen – PARALLEL oder SERIAL. Bei der ersten Variante werden die Einladungen zur Genehmigung des Dokuments an alle von Ihnen ausgewählten Personen gleichzeitig verschickt, bei der SERIEN-Variante wird die Einladung zuerst an den Ersten in der Reihe geschickt und erst dann an den Nächsten, wenn dieser das Dokument genehmigt hat. Wenn die Person im seriellen Modus das Dokument ablehnt, erhält niemand sonst eine Einladung zur Genehmigung. Im parallelen Modus hat die Ablehnung einer Person keinen Einfluss auf die Möglichkeit der anderen, das Dokument zu genehmigen oder abzulehnen. In diesem Fall können Sie das Dokument für alle Beteiligten klären und es erneut zur Genehmigung schicken oder einfach die Anzahl der Genehmigungen und Ablehnungen zählen und auf dieser Grundlage entscheiden.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist ein ausgezeichneter erster Schritt zur Organisation Ihrer Unternehmensunterlagen. Um ein gutes Dokumentenmanagement zu gewährleisten, müssen Sie einige Best Practices für die elektronische Aktenverwaltung befolgen.

Prozess der Dokumentenkontrolle

Jedes Unternehmen muss über ein standardisiertes Verfahren für die Ausstellung und Verwaltung von Dokumenten verfügen. Damit jeder Mitarbeiter des Unternehmens weiß, wie er ein Dokument ausstellen und wo er ein bestimmtes Dokument erhalten kann, werden die folgenden Flussdiagramme vorgestellt. Sie können heruntergeladen und als Vorlage für die Erstellung Ihres eigenen Flussdiagramms für das Dokumentenmanagement verwendet werden.

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Edraw flowchart maker wurde entwickelt, um visuelle, kreative und professionelle Flussdiagramme mit eingebauten Symbolen und Vorlagen zu erstellen. Mit Hilfe von intelligenten Zeichenwerkzeugen, automatischen Verbindungen und einem kompletten Satz von Flussdiagrammsymbolen können Sie Flussdiagramme von Prozessen, Algorithmen und Verfahren in wenigen Minuten erstellen.

EdrawMax ist ein fortschrittliches All-in-One-Diagrammwerkzeug zur Erstellung von professionellen Flussdiagrammen, Organigrammen, Mindmaps, Netzwerkdiagrammen, UML-Diagrammen, Grundrissen, elektrischen Diagrammen, wissenschaftlichen Illustrationen und mehr. Probieren Sie es einfach aus, Sie werden es lieben!

Muster für ein Dokumentenkontrollverfahren

Willkommen bei der Schulung des Staatsarchivs zum Thema “Records Management – Grundlagen” Mein Name ist Kendra Yates Dies ist das erste Mal, dass wir versuchen, eine Schulung live zu übertragen, also haben Sie bitte etwas Geduld mit uns. Wir haben auch eine brandneue Software, also werden wir Sie nicht wie Versuchskaninchen behandeln, aber bitte haben Sie Geduld mit uns, während wir alle technischen oder sonstigen Schwierigkeiten ausräumen. Nova Tabo vaq wird für Sie eine Schulung über den Zugang zu Unterlagen durchführen. Lassen Sie uns also mit der Grammatik beginnen. Mein Name ist Kendra Kendra Whittaker Yates. Ich bin seit fast drei Jahren Archivanalystin im Staatsarchiv und seit zwei Jahren Leiterin der Abteilung für Archivanalytik. Ich habe einen Master in Bibliotheks- und Informationswissenschaften und einen ersten Abschluss in Geschichte von der University of Utah. Ich habe auch das Snow College besucht und meinen Abschluss als Associate gemacht.

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Dokument-Flussdiagramm

Ziel eines normgerechten und revisionssicheren Dokumentenmanagements ist der dokumentierte Nachweis der Einhaltung und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Dies spielt insbesondere bei Audits eine wichtige Rolle! Darüber hinaus trägt eine sorgfältige Dokumentation auch zu mehr Transparenz im Unternehmen, einem ständigen und zentralen Wissensaustausch und der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse (KVP) bei.

Der Begriff Dokumenten-Workflow bezeichnet ein dokumentiertes Verfahren, das den gesamten Arbeitsablauf von dokumentierten Informationen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation definiert. Er bildet damit die Grundlage für ein funktionierendes und effizientes Qualitätsmanagementsystem. Je nach Qualitätsmanagementnorm müssen u.a. Handbücher, Checklisten, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formulare oder SOPs über den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten gesteuert und revisionssicher dokumentiert werden: Von der Erstellung und Bearbeitung über die Prüfung bis hin zur Freigabe und Verteilung des Dokuments.

Gerade in zertifizierten Unternehmen – zum Beispiel nach DIN EN ISO 9001 oder anderen Richtlinien – gibt es eine große Anzahl von Dokumenten und Aufzeichnungen, die verwaltet und gepflegt werden müssen. Dies führt in der Regel zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand und stellt Qualitätsmanagementbeauftragte und andere beauftragte Mitarbeiter in der Praxis vor eine große Herausforderung. Papierbasierte und manuelle Methoden stoßen dabei schnell an ihre Grenzen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft Abhilfe und unterstützt Sie in Ihrem Qualitätsmanagement und bei der Erfüllung Ihrer Qualitätsziele.

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