Office dokumente gemeinsam bearbeiten

Office dokumente gemeinsam bearbeiten

Excel-Datei für die Bearbeitung durch einen anderen Benutzer gesperrt

Wie kann man die Vorteile des modernen Arbeitsplatzes mit den Anforderungen des Datenschutzes verbinden? Eine modulare Infrastruktur macht es möglich: Die vertraute Benutzeroberfläche von Microsoft Office hebt die Zusammenarbeit auf die nächste Stufe.

Das 21. Jahrhundert hat viele neue Formen der Zusammenarbeit hervorgebracht – das Internet ermöglicht nicht nur mehr Meinungsfreiheit, sondern hat auch den Informationssektor geschaffen. Die neuen Medien haben alle Aspekte der Kommunikation verändert.

So ist sichergestellt, dass Sie in der digitalen Welt mit ihren überwältigenden Möglichkeiten die Lösung wählen können, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Wenn Sie die beste Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und Datenschutz wünschen, könnte dies etwas für Sie sein:

Es kann vor Ort gehostet werden und sendet keine Daten an Microsoft. Da jede Organisation den Collaboration Server selbst erwerben und hosten kann, sind die Datenschutzanforderungen leicht zu erfüllen. Auf diese Weise muss sich niemand Gedanken über GDPR machen.

File Locking ist eine Funktion zur Vermeidung von Dateikonflikten. Wenn mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Editoren (oder Bearbeitungssitzungen) gleichzeitig Änderungen an derselben Datei vornehmen, kann es leicht zu Dateikonflikten kommen. Die Dateisperre ermöglicht den exklusiven Zugriff eines Benutzers (oder einer Bearbeitungssitzung) und verhindert Änderungen durch andere.

Können mehrere Benutzer ein Dokument gleichzeitig bearbeiten?

Mit Office und OneDrive oder SharePoint können mehrere Personen gemeinsam an einem Word-Dokument, einer Excel-Tabelle oder einer PowerPoint-Präsentation arbeiten. Wenn alle gleichzeitig arbeiten, nennt man das Co-Authoring.

Erlaubt Office 365 die gleichzeitige Bearbeitung?

Durch die gleichzeitige Bearbeitung in Office 365 können Ihre Mitarbeiter Zeit sparen, indem sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten und sich gegenseitig mit Ideen versorgen.

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Wie aktiviere ich die Koautorenschaft in Word?

Wählen Sie Dokument bearbeiten > Im Browser bearbeiten. Wenn andere Personen an dem Dokument arbeiten, sehen Sie deren Anwesenheit und die Änderungen, die sie vornehmen. Wir nennen dies Co-Authoring oder Zusammenarbeit in Echtzeit. Wenn Sie lieber in Ihrer Word-Anwendung arbeiten möchten, wechseln Sie von Bearbeiten zu In Desktop-Anwendung öffnen am oberen Rand des Fensters.

Word-Mehrbenutzer-Bearbeitung

Zusammenarbeit ist heute wichtiger als je zuvor. Wenn viele Teammitglieder an verschiedenen Orten arbeiten, kann es gelinde gesagt eine Herausforderung sein, Dokumente so freizugeben, dass alle Beteiligten darauf zugreifen, sie bearbeiten und kommentieren können. Glücklicherweise umfasst die Weiterentwicklung von Microsoft Office Funktionen, die die Zusammenarbeit rationalisieren, vereinfachen und verbessern können. Lesen Sie weiter, und erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie am besten mit Office-Dokumenten zusammenarbeiten.

Wenn E-Mail das Hauptinstrument für die Zusammenarbeit ist, können mindestens zwei negative Folgen auftreten. Erstens entstehen sofort mehrere Kopien der gleichen Datei. Da zahlreiche Benutzer diese Kopien bearbeiten, enthalten sie nicht mehr dieselben Daten. Diese Praxis führt natürlich zu Inkonsistenzen in den Berichten. Alternativ dazu schreibt die Excel-Funktion “Gemeinsame Arbeitsmappe” im Allgemeinen vor, dass die Arbeitsmappe auf einem Server gespeichert wird, auf den alle Beteiligten zugreifen können. In einer WFH-Umgebung ist diese Anforderung natürlich nicht immer leicht zu erfüllen, und die Verwendung der Funktion “Gemeinsame Arbeitsmappe” führt zu Einschränkungen der verfügbaren Funktionen. Wie bereits erwähnt, bieten weder Word noch PowerPoint die Funktion “Gemeinsames Dokument”. Und schließlich hat Microsoft angekündigt, dass die Funktion “Gemeinsame Arbeitsmappe” in zukünftigen Versionen von Excel entfernt werden soll. Wie gezeigt, stellen ältere Versionen von Microsoft Office-Anwendungen eine Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit anderen dar, sowohl innerhalb als auch außerhalb unserer Organisationen.

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Onedrive-Zusammenarbeit

Wenn Sie eine ältere Version von Word verwenden oder kein Abonnent sind, können Sie das Dokument immer noch bearbeiten, während andere daran arbeiten, aber Sie können nicht in Echtzeit zusammenarbeiten. Um die Änderungen der anderen zu sehen und Ihre eigenen mitzuteilen, müssen Sie das Dokument von Zeit zu Zeit speichern.

Wenn Ihr Dokument Makros (.docm) enthält, können Sie es trotzdem bearbeiten und zusammenarbeiten. Sie können den Inhalt wie jedes andere Dokument öffnen und bearbeiten, einschließlich der Ausführung von Makros. Wenn Sie den Makrocode bearbeiten müssen, checken Sie die Datei einfach aus, bearbeiten den Code und checken sie wieder ein.

Google-Dokumente

Wenn Sie Microsoft Office-Dokumente zu Syncplicity hinzufügen und mit anderen teilen oder wenn Microsoft Office-Dateien mit Ihnen geteilt werden, gibt es mehrere Bearbeitungsoptionen. Sie können Microsoft Office-Dateien im nativen Editor von Syncplicity oder mit den Microsoft Office-Apps auf Ihrem Gerät verwalten. Sie können Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien mit vollständiger Formatintegrität erstellen, bearbeiten oder mit Anmerkungen versehen, unabhängig davon, ob Sie den nativen Editor von Syncplicity oder eine Microsoft Office-App verwenden. In jedem Fall werden die Dokumente, die Sie erstellen und bearbeiten, in Syncplicity synchronisiert.

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Es gibt einen einfachen Weg, um herauszufinden, ob die aktuelle Einstellung Ihres Geräts für die Bearbeitung von Dateien in Microsoft Office-Apps oder im nativen Editor von Syncplicity gilt. Navigieren Sie zu einem Ordner mit einigen Microsoft Office-Dateien. Wenn Microsoft Office-Dateisymbole angezeigt werden, ist die Bearbeitung in Microsoft Office-Anwendungen aktiviert. Wenn Syncplicity-Dateisymbole angezeigt werden, ist die Bearbeitung in Syncplicitys nativem Editor aktiviert.

Es gibt eine Bedingung für die Verwendung von Microsoft Office-Anwendungen mit Syncplicity. Ihr Administrator muss die Syncplicity-Integration mit Microsoft Office-Anwendungen aktiviert haben. Wenn dies der Fall ist, wird in den Syncplicity-Einstellungen Ihres Geräts ein Kippschalter angezeigt. Damit können Sie zwischen der Verwendung von Microsoft Office-Anwendungen und dem nativen Syncplicity-Editor wechseln. Die folgende Grafik zeigt die Umschaltfunktion bei aktivierten Microsoft Office-Apps.

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