Personalakte entfernen von dokumenten

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Um die Personalakten der Mitarbeiter angemessen zu dokumentieren und ihre Konsistenz zu gewährleisten, hat die UW-Madison diese umfassende Personalaktenrichtlinie (P-Akte) erstellt. Darüber hinaus hat das UW System Board of Regents im Juni 2018 eine Resolution herausgegeben, in der die Institutionen des UW Systems aufgefordert werden, bestimmte Personalrichtlinien zu entwickeln oder zu ändern, um Vorwürfe und Untersuchungen zu sexueller Belästigung zu behandeln, einschließlich der Dokumentation in den P-Akten der Mitarbeiter.

bedeutet Personalentscheidungen, die sich auf einen Mitarbeiter beziehen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Entlassung, Degradierung, Suspendierung, schriftliche Verweise, Mitteilung der Nichtverlängerung, Entlassung oder Beendigung der Ernennung, andere Disziplinarmaßnahmen und Verstöße gegen die UW-Madison-Richtlinie zu sexueller Gewalt und sexueller Belästigung. Eine Personalentscheidung ist keine endgültige Personalentscheidung, bis alle anwendbaren administrativen Rechtsmittel abgeschlossen sind.

bedeutet eine der folgenden Stellen: UW-Eau Claire; UW-Green Bay; UW-La Crosse; UW-Madison; UW-Milwaukee; UW-Oshkosh; UW-Parkside; UW-Platteville; UW-River Falls; UW-Stevens Point; UW-Stout; UW-Superior; UW-Whitewater; UW-Systemverwaltung

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(6) “Medizinische Aufzeichnungen” sind alle Unterlagen, Dokumente und Berichte, die von einem Arzt, Psychiater oder Psychologen erstellt wurden und sich im Besitz eines Arbeitgebers befinden und arbeitsbezogen sind oder auf die sich ein solcher Arbeitgeber stützt, um eine arbeitsbezogene Entscheidung zu treffen;

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Sec. 31-128g. Recht des Arbeitnehmers auf Erhalt von Kopien. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach Erhalt eines schriftlichen Antrags eines Arbeitnehmers diesem eine Kopie seiner gesamten Personalakte oder eines Teils davon auszuhändigen oder dem Arzt des Arbeitnehmers eine Kopie der medizinischen Unterlagen des Arbeitnehmers zur Verfügung zu stellen, sofern der Antrag die zu kopierenden Unterlagen hinreichend bezeichnet. Der Arbeitgeber kann eine Gebühr für das Kopieren der Akte oder der Unterlagen oder eines Teils der Akte oder der Unterlagen erheben. Diese Gebühr muss in einem angemessenen Verhältnis zu den Kosten für die Bereitstellung der angeforderten Dokumente stehen.

Sec. 31-128i. Zustimmung des Arbeitnehmers zur Offenlegung der Teilnahme an einem Mitarbeiterhilfeprogramm erforderlich. (a) Kein Mitarbeiter, Angestellter oder Staatsangestellter ist verpflichtet, Informationen oder Unterlagen offenzulegen, die die freiwillige Teilnahme des Mitarbeiters an einem vom Arbeitgeber oder vom Staat oder einer seiner Behörden gesponserten oder genehmigten Mitarbeiterhilfeprogramm betreffen oder bestätigen.

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Mitarbeiter können auf schriftlichen Antrag ihre Personalakte einsehen oder eine Kopie der Akte erhalten. Der Mitarbeiter muss einen schriftlichen Antrag an Sie oder den Abteilungsleiter stellen, in dem er angibt, ob er die Akte einsehen oder eine Kopie erhalten möchte. Sie sollten den schriftlichen Antrag bestätigen und innerhalb eines angemessenen Zeitraums Einsicht oder eine Kopie gewähren. Die Mitarbeiter haben keinen Anspruch auf sofortige Einsichtnahme oder eine Kopie der Akte auf Anfrage. Sie sollten die Personalakte niemals dem Mitarbeiter aushändigen oder ihm allein zur Einsicht überlassen. Die Personalakte sollte stets im Besitz der Dienststelle/Universität bleiben.

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Wenn ein Mitarbeiter in der Endauswahl für eine Stelle in einer anderen Abteilung steht, kann die einstellende Abteilung seine aktuelle Personalakte im Rahmen einer Referenzprüfung einsehen. Sie sollten der einstellenden Dienststelle die Personalakte in Ihrem Büro zur Einsichtnahme zur Verfügung stellen (oder die Akte bei anderen UC-Standorten telefonisch einsehen), aber Sie sollten die Akte oder Kopien davon nicht an die potenzielle einstellende Dienststelle weitergeben. Informationen zur Weitergabe der Akte an eine andere Abteilung oder einen anderen Standort finden Sie weiter unten unter Weitergabe von Personalakten.

Papierlose Bürosoftware – Organisation von Personalakten

“Was die Aufbewahrung von Unterlagen angeht, so ist es am besten, alle Unterlagen bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses plus zehn Jahre aufzubewahren … zehn Jahre sind eine gute runde Zahl, die die meisten Bundesgesetze abdeckt, die die Aufbewahrung von Unterlagen vorschreiben.” rät Ritchie. Es mag einige Dokumente geben, die noch länger aufbewahrt werden müssen, aber dies ist eine Faustregel.

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“In erster Linie sollten Sie eine Personalakte erst dann löschen, wenn Sie eine schriftliche Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen haben. Sie sollten Personalakten nur auf der Grundlage einer schriftlichen Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen vernichten”. rät Ritchie. Diese Richtlinie dient als Leitfaden für die mit der Personalaktenführung beauftragte Person.

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