Serienbrief in einzelne dokumente speichern

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Word-Serienbrief an pdf

Wenn Sie die oben genannten Einschränkungen nicht stören, öffnen Sie ein neues Dokument mit Datei > Neu > Textdokument und starten Sie den Seriendruck-Assistenten mit Extras > Seriendruck-Assistent. Der Assistent öffnet sich, wie unten dargestellt.

Für die Zwecke dieser Beschreibung gehen wir davon aus, dass Sie ein neues Textdokument geöffnet haben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Schritte des Assistenten vollständig durchlaufen werden. Mit etwas Erfahrung kann es jedoch praktischer sein, einen Entwurf zu verwenden, den Sie zuvor erstellt haben, wodurch einige Schritte übersprungen werden können.

Der Assistent kann Briefe oder, wenn eine Java Mail-Verbindung besteht, E-Mail-Nachrichten erstellen. In der Abbildung unten sehen Sie diese Optionen. In diesem Beispiel erstellen wir einen Brief. Wählen Sie Brief und klicken Sie auf Weiter.

Sie können eine unterschiedliche Begrüßung für Männer und Frauen verwenden. Dazu muss Writer auf irgendeine Weise wissen, ob eine Person männlich oder weiblich ist. In unserer Kalkulationstabelle hatten wir eine Spalte mit dem Namen Sexr. Im Abschnitt Adresslistenfeld, das einen weiblichen Empfänger anzeigt, setzen Sie den Feldnamen auf Geschlecht und den Feldwert auf F. Die männliche Anrede wird dann für alle Männer und die weibliche Anrede für alle Frauen gedruckt.

Serienbrief Ausblick

Diese Funktion wird in der Regel in einem Textverarbeitungsdokument verwendet, das festen Text (der in jedem Ausgabedokument derselbe ist) und Variablen (die als Platzhalter fungieren und von Wort zu Wort durch Text aus der Datenquelle ersetzt werden) enthält.

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Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um einen personalisierten Brief oder eine E-Mail an viele Personen gleichzeitig zu schreiben. Es importiert Daten aus einer anderen Quelle, z. B. einer Tabellenkalkulation, und verwendet diese dann, um Platzhalter in der gesamten Nachricht durch die relevanten Informationen für jede Person zu ersetzen, an die die Nachricht gerichtet ist.

Der Seriendruck geht auf die frühen Textverarbeitungsprogramme für Personalcomputer um 1980 zurück.[4] WordStar[4][5] war vielleicht[6] das erste Programm, das diese Funktion bot,[7] ursprünglich über ein Zusatzprogramm namens Seriendruck. WordPerfect bot diese Funktion auch für CP/M- und MS-DOS-Systeme an;[8] Microsoft Word fügte sie später hinzu,[9]

Die Datenquelle ist in der Regel eine Tabellenkalkulation oder eine Datenbank, die für jede Variable in der Vorlage ein Feld oder eine Spalte enthält. Wenn der Seriendruckvorgang ausgeführt wird, erstellt das Textverarbeitungssystem ein Ausgabedokument für jede Zeile in der Datenbank, wobei der festgelegte Text genau so verwendet wird, wie er erscheint.

Google docs Serienbrief

Um zusammengeführte Daten zu formatieren, müssen Sie die Seriendruckfelder im Hauptdokument formatieren. Formatieren Sie die Daten in der Datenquelle nicht, da ihre Formatierung nicht beibehalten wird, wenn Sie die Daten in das Dokument zusammenführen. Um das Format der zusammengeführten Daten zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

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Um andere Aspekte der Formatierung zu steuern, drücken Sie ALT+F9, um Feldcodes anzuzeigen, und fügen Sie dann Schalter zu den Zusammenführungsfeldern hinzu. Wenn Sie mit Feldern arbeiten, ist ein Schalter eine spezielle Anweisung, die eine bestimmte Aktion auslöst. Im Allgemeinen wird ein Schalter zu einem Feld hinzugefügt, um ein Ergebnis zu ändern. Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Verwendung von Schaltern:

Wenn der Assistent den Aufgabenbereich “Schritt 5 Seriendruck” anzeigt, ersetzt der Assistent jedes der Seriendruckfelder im Hauptdokument, das den aktuellen Text des ersten Eintrags der Empfängerliste enthält, so dass Sie sehen können, wie Ihr erstes Ausgabedokument aussehen wird. Wenn Sie z. B. die zuvor gezeigte Beispieldatenbank weiter verwenden, sollte die erste Seite nach dem Klicken auf Weiter wie die folgende Seite aussehen: Vorschau Ihrer Briefe:

Datenquelle Word

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