Unterschied dokument und aufzeichnung

Unterschied dokument und aufzeichnung

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Ein Dokument ist eine Inhaltsdatei, die Informationen in einem strukturierten oder unstrukturierten Format enthält. Es ist eine bearbeitbare Datei und kann in Papierform oder digital gespeichert werden. Dokumente können nach Bedarf geändert und überarbeitet werden.

Es handelt sich um “lebende” Dateien, die derzeit in Transaktionen verwendet werden. Einige Beispiele für Dokumente sind Kundenlisten, Bestellungen und Telefonlisten. Es gibt keine vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Dokumente, die über die geschäftlichen Anforderungen hinausgehen.

Record Nations verfügt über Experten in Ihrer Nähe, die Ihnen bei all Ihren Dokumentenmanagement-Bedürfnissen helfen können, unabhängig davon, ob Sie Unterlagen oder Dokumente haben, die Sie scannen oder speichern müssen. Wir bieten auch kundenspezifische Dokumentenmanagementdienste an, um Ihnen zu helfen, Ihre Büroakten effizienter zu organisieren.

Wenn Sie Fragen haben, füllen Sie das Formular aus, rufen Sie uns unter (866) 385-3706 an, oder kontaktieren Sie uns direkt über unseren Live-Chat.  Innerhalb weniger Minuten nach Erhalt Ihrer Anfrage erhalten Sie kostenlose Angebote von Experten in Ihrer Nähe, die Ihnen helfen können.

Kontrolle der Aufzeichnungen

Eine Akte ist jedes Dokument – egal in welchem Format (Papier oder elektronisch, ja sogar Video) -, das Sie oder Ihre Dienststelle erstellt oder erhalten haben und das es Ihnen ermöglicht, Geschäfte zu tätigen.    Der Wert eines Dokuments wird durch seinen Inhalt bestimmt, nicht durch sein Format.

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Ein einfacher Test:    Wenn ein Dokument Ihnen hilft, Ihre Aufgaben zu erfüllen, oder die Geschichte und/oder Verwaltung Ihres Büros dokumentiert, ist es wahrscheinlich eine Aufzeichnung und sollte entsprechend behandelt werden.    Dies gilt auch für E-Mails und Sofortnachrichten!

Sie bewahren eine Akte für die in einem Aktenplan festgelegte Dauer auf. Bei diesen Listen handelt es sich um spezifische Richtlinien, die die Aufbewahrungsdauer einer Akte festlegen.      Unter Was ist ein Aktenplan erfahren Sie mehr über diese Richtlinien.      Der Wert einer Aufzeichnung wird häufig durch die folgenden Kategorien bestimmt:

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Wenn ich unterrichte, tauchen oft Fragen zu den Unterschieden und Gemeinsamkeiten zwischen Dokumentenmanagement und Records Management auf. Gibt es einen Unterschied? Ist das wirklich wichtig? Welches ist das Beste? Die Antworten lauten: ja, ja, und es kommt darauf an. Werfen wir einen Blick auf beide.

Das Dokumentenmanagement dient der Verfolgung und Verwaltung von Dokumenten, die sich in Bearbeitung befinden. Genauer gesagt wird es verwendet, um den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung zu verwalten, vom Anfang bis zur Fertigstellung. Es formalisiert den Prozess der Dokumentenerstellung, um Transparenz und Verantwortlichkeit in jedem Schritt des Prozesses zu gewährleisten. Außerdem wird der Prozess durch die Automatisierung von Schlüsselaufgaben wie Zusammenstellung, Genehmigung und Qualitätssicherung effizienter gestaltet.

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Einige Dokumente müssen formeller verwaltet werden, da sie als Nachweis für eine Transaktion oder eine Entscheidung dienen, die dem Unternehmen eine Verpflichtung auferlegt. Wir bezeichnen diese Informationsobjekte als Datensätze und speichern sie so, dass diese Beweiskraft erhalten bleibt. Ein bestimmter Datensatz kann aus mehreren Elementen bestehen – zum Beispiel ein Versicherungsantrag, der das Antragsformular, Aussagen von Zeugen oder Behörden, Fotos usw. enthält.

Records Management vs. Dokumentenmanagement

Wenn ich unterrichte, tauchen oft Fragen zu den Unterschieden und Gemeinsamkeiten zwischen Dokumentenmanagement und Records Management auf. Gibt es einen Unterschied? Ist das wirklich wichtig? Welches ist das Beste? Die Antworten lauten: ja, ja, und es kommt darauf an. Werfen wir einen Blick auf beide.

Das Dokumentenmanagement dient der Verfolgung und Verwaltung von Dokumenten, die sich in Bearbeitung befinden. Genauer gesagt wird es verwendet, um den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung zu verwalten, vom Anfang bis zur Fertigstellung. Es formalisiert den Prozess der Dokumentenerstellung, um Transparenz und Verantwortlichkeit in jedem Schritt des Prozesses zu gewährleisten. Außerdem wird der Prozess durch die Automatisierung von Schlüsselaufgaben wie Zusammenstellung, Genehmigung und Qualitätssicherung effizienter gestaltet.

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Einige Dokumente müssen formeller verwaltet werden, da sie als Nachweis für eine Transaktion oder eine Entscheidung dienen, die dem Unternehmen eine Verpflichtung auferlegt. Wir bezeichnen diese Informationsobjekte als Datensätze und speichern sie so, dass diese Beweiskraft erhalten bleibt. Ein bestimmter Datensatz kann aus mehreren Elementen bestehen – zum Beispiel ein Versicherungsantrag, der das Antragsformular, Aussagen von Zeugen oder Behörden, Fotos usw. enthält.

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