Versionierung von dokumenten regeln

Versionierung von dokumenten regeln

Muster für die Versionierung von Dokumenten

Sie konfigurieren die Einstellungen für die in diesem Artikel beschriebenen Content-Governance-Funktionen in Dokumentbibliotheken. Um diese Einstellungen in allen Bibliotheken Ihrer Lösung gemeinsam zu nutzen, können Sie Vorlagen für Dokumentenbibliotheken erstellen, die Ihre Content-Governance-Einstellungen enthalten. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Bibliotheken Ihre Content-Governance-Entscheidungen widerspiegeln.

Die Standardversionskontrolle für eine Dokumentenbibliothek hängt von der Websitesammlungsvorlage ab. Sie können jedoch die Versionskontrolle für eine Dokumentenbibliothek je nach Ihren Anforderungen konfigurieren. Jede Dokumentbibliothek kann eine andere Versionskontrolle haben, die am besten für die Art der Dokumente in der Bibliothek geeignet ist. SharePoint Server verfügt über drei Versionierungsoptionen:

Ein Dokumententwurf, der auf die Genehmigung des Inhalts wartet, befindet sich im Status “Ausstehend”. Wenn ein Genehmigender das Dokument prüft und den Inhalt genehmigt, wird es für Benutzer mit Leseberechtigung zur Anzeige verfügbar. Ein Dokumentbibliothekseigentümer kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokumentbibliothek aktivieren und optional einen Workflow mit der Bibliothek verknüpfen, um den Genehmigungsprozess durchzuführen.

Name der Versionierungsdatei

Um die Entwicklung Ihrer Dokumente während des Projektlebenszyklus zu verfolgen, können Sie in verschiedenen Phasen des Projekts eindeutige Dokumentversionen erstellen. Sie erstellen die neue Version, indem Sie Ihr Dokument oder Inhaltselement einchecken. Durch das Erstellen einer Dokument- oder Inhaltsversion erhalten Sie eine genaue Aufzeichnung des Dokuments in dem Zustand, in dem es sich zu dem Zeitpunkt befand, als Sie den Eincheckvorgang durchführten.

Eine Dokumentversion stellt die Struktur des Dokuments und seines Inhalts zu einem bestimmten Zeitpunkt in seiner Geschichte dar. Eine Inhaltsversion ist ein Artefakt, das eine Aufzeichnung des Inhaltselements zu einem bestimmten Zeitpunkt in seiner Historie darstellt. Während sich ein lebendes Dokument ständig weiterentwickeln kann, kann der wesentliche Inhalt einer einmal erstellten Version nicht mehr geändert werden.

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Bei der Überarbeitung von Elementen wird einem vorhandenen Element ein Revisions-Label hinzugefügt. Mithilfe des Revisionsetiketts können Sie den Artikel ab dieser Revision in der Vergangenheit betrachten. Die Ansicht ist die einzige Operation, die an revidierten Artikeln durchgeführt werden kann. Dies ist eine leichtgewichtige Lösung, um die Entwicklung Ihrer Elemente während des Projektlebenszyklus zu verfolgen. Nur Elemente, die nicht aus dem Dokumentenmodell stammen, können die Elementrevisionierung nutzen, z. B. der Elementtyp Projekt oder Release.

Versionskontrolle der Dokumentation

Nur wenige Dokumente werden von einer Person in einer einzigen Sitzung verfasst. Häufiger sind mehrere Personen an diesem Prozess beteiligt, und er erstreckt sich über einen längeren Zeitraum. Ohne geeignete Kontrollen kann dies schnell zu Verwirrung darüber führen, welche Version die aktuellste ist. Hier ist ein Vorschlag, wie Sie diese Situation vermeiden können:

Verwenden Sie ein “Revisions”-Nummerierungssystem.  Größere Änderungen an einer Datei können durch ganze Zahlen angegeben werden, z. B. wäre v01 die erste Version, v02 die zweite Version. Geringfügige Änderungen können durch Erhöhen der Dezimalzahl angegeben werden, z. B. v01_01 bedeutet, dass an der ersten Version eine geringfügige Änderung vorgenommen wurde, und v03_01 bedeutet, dass an der dritten Version eine geringfügige Änderung vorgenommen wurde.

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Wenn Entwürfe von Dokumenten zur Überarbeitung verschickt werden, sollten sie mit zusätzlichen Informationen zurückkommen, um die Person zu identifizieren, die die Änderungen vorgenommen hat.  Beispiel: Eine Datei mit dem Namen policy_v01_20100816_sj zeigt an, dass ein Kollege (sj) am 16. August 2010 Änderungen an der ersten Version vorgenommen hat. Der federführende Autor würde dann diese Änderungen zur Version v01 hinzufügen und die Datei entsprechend dem Revisionsnummerierungssystem umbenennen.

Bewährte Praktiken der Versionskontrolle

Die Versionierung von Dokumenten ist eine der wichtigsten Funktionen des Dokumentenmanagements. Dadurch wird ein nahtloser Lebenszyklus des Dokuments gewährleistet, jede noch so kleine Änderung wird sofort registriert. Was bedeutet Versionierung im Allgemeinen? Warum kann sie ein Unternehmen im Zweifelsfall sogar vor größerem Schaden bewahren? Und wie lässt sich die Versionierung von Dokumenten in einen normalen Arbeitsprozess integrieren?

Aus diesem Grund ist die Dokumentenversionierung eine zentrale Schlüsselfunktion von Dokumentenmanagementsystemen. Sie sorgt dafür, dass jede Änderung im Dokument zu einem transparenten Bestandteil der Bearbeitungshistorie eines Dokuments wird – und damit für jeden direkt einsehbar ist.

Wann immer jemand den Inhalt eines Dokuments bearbeitet, wird auf Basis der Versionskontrolle manuell eine neue Version (oder Variante) des Dokuments erstellt. Diese Version wird im Ordner mit einer Versionsnummer versehen und ist eindeutig dem Ausgangsdokument zugeordnet. Die Dokumentenhistorie umfasst alle Bearbeitungsschritte. So lässt sich eindeutig feststellen, welche Person das Dokument zu welchem Zeitpunkt geöffnet, bearbeitet oder als neue Version gespeichert hat. Um sicherzustellen, dass ein geöffnetes Dokument nicht parallel von einer anderen Person bearbeitet wird, bietet das ECM eine entsprechende Zugriffsbeschränkung: Sobald ein Dokument geöffnet ist, wird es für andere Benutzer gesperrt (Check-Out), ein entsprechendes Icon gibt Auskunft über den aktuellen Status. Nach Fertigstellung gibt der Bearbeiter das Dokument als neue Version frei (Check-in). Damit erhält ein anderer Bearbeiter uneingeschränkten Zugriff auf das Dokument. Alle gespeicherten Versionen oder Varianten können über das Kontextmenü der Versionsverwaltung abgerufen und miteinander verglichen werden.

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