Welche dokumente müssen in papierform aufbewahrt werden

Welche dokumente müssen in papierform aufbewahrt werden

Geschäftskosten

Papierbasierte Aktenverwaltungssysteme waren bis zum Ende des 20. Jahrhunderts die traditionelle und wichtigste Methode zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen und anderen Dokumenten. In der Regel umfasst es die Pflege und Aufbewahrung von physischen oder ausgedruckten Dokumenten.

Daher gehört das papierbasierte Dokumentenmanagementsystem noch lange nicht der Vergangenheit an. Das bedeutet jedoch nicht, dass es keinen Spielraum für Verbesserungen des Prozesses gibt. In diesem Artikel stellen wir Ihnen Strategien zur Verbesserung Ihres papiergestützten Systems vor, die von der Nutzung externer Dokumentenspeicherdienste bis hin zur Integration des elektronischen Dokumentenmanagements in ein hybrides Managementkonzept reichen.

Der Platzbedarf ist in der Regel eines der größten Probleme bei der Verwaltung von Papierdokumenten. Ein wichtiger Aspekt des Programms zur Aufbewahrung von Unterlagen ist außerdem die Vernichtung der Dokumente. Dies geschieht erst, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Durch die Einhaltung eines Programms zur Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen können Sie Ihre Möglichkeiten zur Dokumentenaufbewahrung maximieren, da die regelmäßige Vernichtung und Entsorgung nicht benötigter Unterlagen dazu beiträgt, die Unordnung im Büro zu verringern und die verbleibenden Unterlagen zu ordnen.

Welche Aufzeichnungen müssen geführt werden?

Zu den Belegen gehören Verkaufsbelege, bezahlte Rechnungen, Quittungen, Einzahlungsbelege und stornierte Schecks. Diese Dokumente enthalten die Informationen, die Sie für Ihre Buchführung benötigen. Es ist wichtig, diese Belege aufzubewahren, da sie die Einträge in Ihren Büchern und in Ihrer Steuererklärung unterstützen.

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Wie sollten papierbasierte Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Akten sollten in guter Ordnung und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Akten, die vertrauliche oder persönliche Daten enthalten, wie z. B. Personal- und Schülerakten, müssen in abschließbaren Schränken aufbewahrt werden und sollten nicht über Nacht auf den Schreibtischen oder in Sichtweite von Besuchern liegen.

Sind gescannte Dokumente so gut wie Originale?

Sie können ein für Ihr Unternehmen geeignetes Buchführungssystem wählen, das Ihre Einnahmen und Ausgaben klar ausweist. Die Art Ihrer Geschäftstätigkeit wirkt sich auf die Art der Aufzeichnungen aus, die Sie für Bundessteuerzwecke führen müssen. Ihr Buchführungssystem sollte eine Zusammenfassung Ihrer Geschäftsvorgänge enthalten. Diese Zusammenfassung erfolgt in der Regel in Ihren Geschäftsbüchern (z. B. Buchhaltungsjournale und -bücher). In Ihren Büchern müssen Ihre Bruttoeinkünfte sowie Ihre Abzüge und Gutschriften ausgewiesen werden. Für die meisten kleinen Unternehmen ist das Girokonto die Hauptquelle für die Einträge in den Geschäftsbüchern.

Einige Unternehmen entscheiden sich für die Verwendung elektronischer Buchführungsprogramme oder anderer elektronischer Systeme zur Erfassung und Organisation ihrer Unterlagen. Die von Ihnen gewählte elektronische Buchhaltungssoftware oder das elektronische System sollte dieselben grundlegenden Aufzeichnungsprinzipien erfüllen, die oben erwähnt wurden.    Alle Anforderungen, die für Bücher und Aufzeichnungen in Papierform gelten, gelten auch für elektronische Aufzeichnungen. Ausführlichere Informationen finden Sie in der Publikation 583, Starting a Business and Keeping Records.

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Sie können ein für Ihr Unternehmen geeignetes Buchführungssystem wählen, das Ihre Einnahmen und Ausgaben klar ausweist. Die Art Ihrer Geschäftstätigkeit wirkt sich auf die Art der Aufzeichnungen aus, die Sie für Bundessteuerzwecke führen müssen. Ihr Buchführungssystem sollte eine Zusammenfassung Ihrer Geschäftsvorgänge enthalten. Diese Zusammenfassung erfolgt in der Regel in Ihren Geschäftsbüchern (z. B. Buchhaltungsjournale und -bücher). In Ihren Büchern müssen Ihre Bruttoeinkünfte sowie Ihre Abzüge und Gutschriften ausgewiesen werden. Für die meisten kleinen Unternehmen ist das Girokonto die Hauptquelle für die Einträge in den Geschäftsbüchern.

Einige Unternehmen entscheiden sich für die Verwendung elektronischer Buchführungsprogramme oder anderer elektronischer Systeme zur Erfassung und Organisation ihrer Unterlagen. Die von Ihnen gewählte elektronische Buchhaltungssoftware oder das elektronische System sollte dieselben grundlegenden Aufzeichnungsprinzipien erfüllen, die oben erwähnt wurden.    Alle Anforderungen, die für Bücher und Aufzeichnungen in Papierform gelten, gelten auch für elektronische Aufzeichnungen. Ausführlichere Informationen finden Sie in der Publikation 583, Starting a Business and Keeping Records.

Rechtsformen von Unternehmen

Im Allgemeinen müssen Sie die Originale Ihrer Papierdokumente aufbewahren. Sie können jedoch auch elektronische Bilder dieser Dokumente erstellen, die so genannte Bildverarbeitung. Diese Bilder können in elektronischen Dateien, auf Mikrofiche oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden.

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Sie sollten Sicherungskopien von all Ihren Geschäftsinformationen erstellen, die auf wiederbeschreibbaren Medien wie Computerfestplatten, Disketten, CDs, DVDs, Bändern oder Kassetten gespeichert sind. Mit einer Sicherungskopie können Sie auf Ihre Daten zugreifen, wenn Sie die Originale versehentlich verlieren, löschen oder vernichten.

Sie sollten die Datenträger mit den Informationen in einer Umgebung aufbewahren, die frei von Gefahren ist, die die Datenträger beeinträchtigen könnten. Zu diesen Gefahren gehören Magnetfelder, direktes Licht, übermäßige Feuchtigkeit und extreme Temperaturen.

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