Wie lange dokumente aufbewahren

Wie lange dokumente aufbewahren

1099 erforderlich

Wie lange müssen Sie Ihre Steuerformulare, Rechnungen, Auszüge von Kreditinstituten und andere wichtige Dokumente aufbewahren? Jedes Dokument ist anders, und Sie wollen nichts wegwerfen, bevor es nicht ausgedient hat. Die folgenden Informationen helfen Ihnen dabei, zu unterscheiden, was Sie aufbewahren sollten – und wie lange – und was Sie sofort vernichten können.

Alles, was einen Namen oder andere persönliche Informationen enthält, könnte von einem Identitätsdieb verwendet werden und sollte vernichtet werden. Dazu gehören Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszüge von Kreditinstituten oder Banken, stornierte Schecks, Quittungen, Kreditauskünfte, Versicherungspolicen, Rechnungen von Versorgungsunternehmen, Kredit- und Ausweiskarten oder -ausweise, Gehaltsabrechnungen – sogar Umschläge mit der Adresse Ihres Finanzinstituts, Anlageberaters oder medizinischen Dienstleisters.

Genau wie Junk-Mails und Kreditkartenangebote sollte auch Papierkram im Haushalt geschreddert werden. Alles, was abläuft, sollte sofort geschreddert werden. Alles andere sollten Sie erst dann schreddern, wenn die Zahlung auf Ihrem Konto eingegangen ist oder wenn die Quittung mit der Rechnung übereinstimmt.

Welche Dokumente sollten aufbewahrt werden und wie lange?

3 BIS 7 JAHRE AUFBEWAHREN

Als Faustregel gilt, dass Sie alle Dokumente, die die Angaben in Ihrer Steuererklärung belegen – einschließlich der Formulare W-2 und 1099, Bank- und Maklerauszüge, Quittungen für Schulgeldzahlungen und Spendenquittungen für wohltätige Zwecke – drei bis sieben Jahre lang aufbewahren sollten.

Wie lange sollten Sie alte Dateien aufbewahren?

Bewahren Sie die Unterlagen 3 Jahre ab dem Datum der ursprünglichen Steuererklärung oder 2 Jahre ab dem Datum der Steuerzahlung auf, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt, wenn Sie nach Abgabe Ihrer Steuererklärung einen Antrag auf Gutschrift oder Erstattung stellen. Bewahren Sie die Unterlagen 7 Jahre lang auf, wenn Sie einen Antrag auf Abzug von Verlusten aus wertlosen Wertpapieren oder uneinbringlichen Forderungen stellen.

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Niemand möchte Papierwust, aber man möchte sich auch mit den Papieren, die man loswird, wohlfühlen, anstatt sich Sorgen zu machen, dass man sie später wieder braucht. Um Ihnen dabei zu helfen, habe ich recherchiert, wie lange Sie Papiere aller Art aufbewahren sollten, und dann diesen ausdruckbaren Zeitplan für die Aufbewahrung von Dokumenten zu Hause erstellt, den Sie bei Bedarf verwenden können.

Der Artikel selbst enthält etwas mehr Nuancen und Erklärungen, als ich in ein einziges ausdruckbares Spickzettelchen packen konnte. Lesen Sie also unbedingt alles hier im Artikel, um alles zu verstehen, und holen Sie sich dann Ihr Exemplar des ausdruckbaren Spickzettels unten, indem Sie zum Ende der Seite scrollen.

Bitte beachten Sie: Wenn ich sage, dass Sie Dinge nach einer bestimmten Anzahl von Jahren entrümpeln können, sollten Sie diese Gegenstände nicht einfach in den Müll werfen. Ziehen Sie in Erwägung, sie zu schreddern, wenn sie zu den 15 Arten von Dokumenten gehören, die geschreddert werden sollten, damit Sie keine personenbezogenen Daten preisgeben.

Die gleichen Richtlinien können auch hilfreich sein, wenn es darum geht, zu entscheiden, wann Sie bestimmte E-Mails oder Dateien auf Ihrem Computer loswerden sollten. Dies wird immer wichtiger, da immer mehr Informationen in digitaler Form und nicht mehr auf Papier vorliegen. Wenn Sie z. B. Ihre Kontoauszüge digital und nicht auf Papier erhalten, sind die nachstehenden Informationen genauso wichtig, um zu bestimmen, wann Sie die digitale Datei loswerden können wie die Papierversion.

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Als Geschäftsinhaber bewahren Sie wahrscheinlich verschiedene Dokumente auf, z. B. Steuererklärungen, Personalunterlagen und Kontoauszüge. Leider gibt es keine feste Aufbewahrungsregel, die für alle Arten von Unterlagen gilt. Das bedeutet, dass Sie Ihre Dateien kategorisieren und eine Richtlinie für die Aufbewahrung von Dokumenten (DRP) erstellen müssen.

Mehrere Bundesbehörden haben Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten. Die Richtlinien können je nach Branche und Umständen variieren. Es ist wichtig zu wissen, welche Kategorien für Ihr Unternehmen gelten, damit Sie wissen, welche Dokumente Sie aufbewahren müssen.

Ihre Landes- und Kommunalverwaltung hat möglicherweise noch strengere Richtlinien. Einige externe Behörden, wie das Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC), verlangen von Unternehmen die Aufbewahrung von Dokumenten zur Einhaltung der PCI-Richtlinien.

Die Richtlinien für die Aufbewahrung von Dokumenten schreiben in der Regel vor, dass Unternehmen ihre Unterlagen ein, drei oder sieben Jahre lang aufbewahren müssen. In manchen Fällen müssen Sie die Unterlagen sogar für immer aufbewahren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie aufbewahren und was Sie vernichten sollen, können Ihnen Ihr Buchhalter, Ihr Anwalt und Ihre staatliche Behörde für die Aufbewahrung von Unterlagen weiterhelfen.

Kanada: Wie lange müssen Steuerunterlagen aufbewahrt werden?

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