Wie lange müssen dokumente aufgehoben werden

Wie lange müssen dokumente aufgehoben werden

Leitlinien für die Aufbewahrung von Dokumenten

Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsabläufe – viele Unternehmen könnten ohne ihre Akten gar nicht mehr arbeiten. Sie können Informationen über das Unternehmen, seine Mitarbeiter oder seine Kunden enthalten. Alle diese Dokumente müssen nicht nur bei Bedarf leicht zugänglich sein, sondern auch über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Die Frage ist, welche Faktoren bestimmen, wie lange Sie Ihre Dokumente aufbewahren müssen? Schauen wir uns das einmal an:

Unternehmen müssen nicht nur die bundes- und landesrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten einhalten, sondern auch die Branchenstandards. So schreibt beispielsweise der Health Insurance Portability and Accountability Act vor, dass Gesundheitseinrichtungen Patientenakten mindestens sechs Jahre lang aufbewahren müssen, und beschreibt, wie diese Dokumente während dieses Zeitraums gesichert werden müssen. Laut NFIB gibt es auch Gesetze, die sich auf Unterlagen zu Beschäftigung, Steuerprüfung, Altersvorsorge sowie Gesundheit und Sicherheit beziehen. Jede dieser Akten muss über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, weshalb es für Unternehmen wichtig ist, zu wissen, welche Branchen- und Regierungsgesetze sie einhalten müssen.

Welche Unterlagen müssen 7 Jahre lang aufbewahrt werden?

3 BIS 7 JAHRE HALTEN

Als Faustregel gilt, dass Sie alle Dokumente, die die Angaben in Ihrer Steuererklärung belegen – einschließlich der Formulare W-2 und 1099, Bank- und Maklerauszüge, Quittungen für Schulgeldzahlungen und Spendenquittungen für wohltätige Zwecke – drei bis sieben Jahre lang aufbewahren sollten.

Wie lange müssen Sie die Dokumente aufbewahren?

Bewahren Sie die Unterlagen 3 Jahre ab dem Datum der ursprünglichen Steuererklärung oder 2 Jahre ab dem Datum, an dem Sie die Steuer gezahlt haben, auf, je nachdem, welcher Zeitpunkt der spätere ist, wenn Sie nach Abgabe Ihrer Steuererklärung einen Antrag auf Gutschrift oder Erstattung stellen. Bewahren Sie die Unterlagen 7 Jahre lang auf, wenn Sie einen Antrag auf Abzug von Verlusten aus wertlosen Wertpapieren oder uneinbringlichen Forderungen stellen.

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Aufbewahrungsfrist für Jahresabschlüsse

Die Aufbewahrung von Dokumenten ist auf den ersten Blick ein eher trockenes Thema. Dennoch ist es für australische Unternehmen von erheblicher täglicher Bedeutung, und es kann schwerwiegende Folgen haben, wenn die Aufbewahrung oder Vernichtung bestimmter Dokumente falsch gehandhabt wird. Dieser Artikel erhebt nicht den Anspruch, alle Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten in Australien erschöpfend aufzulisten. Vielmehr sollen einige Beispiele für diese Verpflichtungen angeführt werden, um die Aufmerksamkeit auf die Notwendigkeit zu lenken, aktiv zu prüfen, ob Dokumente rechtmäßig vernichtet werden können – bevor man dies tut.

Nach allgemeinem Recht sind Unternehmensdokumente Eigentum des Unternehmens, und als solches ist das Unternehmen berechtigt, mit ihnen nach eigenem Ermessen umzugehen. Eine Ausnahme ergibt sich, wenn ein Rechtsstreit eingeleitet wurde oder zu erwarten ist; in diesem Fall müssen die für den Rechtsstreit relevanten Dokumente aufbewahrt werden. Wie der berühmt-berüchtigte McCabe-Tabakprozess gezeigt hat, kann die Vernichtung relevanter Dokumente durch die gegnerische Partei, noch bevor der Rechtsstreit begonnen hat, für die Partei, die sich auf sie verlassen hätte, von großem Nachteil sein. Das viktorianische Berufungsgericht entschied in diesem Fall, dass ein Unternehmen, das Dokumente vor Beginn des Verfahrens vernichtet, nachteiligen Feststellungen in einem einmal eingeleiteten Verfahren ausgesetzt sein kann (was die vollständige oder teilweise Streichung der Klage oder der Verteidigung einschließen kann [1]), wenn der Zweck der Vernichtung der Dokumente darin bestand, den Lauf der Gerechtigkeit zu beeinflussen oder anderweitig das Gericht zu missachten.

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Leitlinien für die Aufbewahrung von Unterlagen 2022

Viele Unternehmen sind sich nicht sicher, wie lange Aufzeichnungen im papierlosen Zeitalter aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrung von Unterlagen ist eine langweilige, aber wichtige Tätigkeit, und wenn Sie die falschen Entscheidungen treffen, riskieren Sie Rechtsstreitigkeiten, Probleme bei der Nachfolgeplanung und den Zorn des Finanzamts. Wenn Sie wissen, wie lange Sie Ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren sollten, können Sie diese Probleme vermeiden. Ganz gleich, ob Sie sich fragen, wie lange Sie Kontoauszüge oder Gehaltsabrechnungen aufbewahren sollen, die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist für Ihre Finanzbuchhaltung von entscheidender Bedeutung. Lesen Sie weiter, um mehr über die Aufbewahrungsfristen für Ihre Buchhaltungsunterlagen zu erfahren.

Die Steuerbehörde (Internal Revenue Service) hat einige grundlegende Aufbewahrungsregeln für Steuerunterlagen festgelegt. Außerhalb des Steuerbereichs gibt es bemerkenswert wenig Hinweise darauf, wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren sollten. Die meisten Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Buchhaltungsdienste empfehlen, Originaldokumente mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren. Als Faustregel gilt, dass sieben Jahre ausreichen, um Steuerprüfungen, Rechtsstreitigkeiten und mögliche Forderungen abzuwehren.

Wichtige Dokumente

Diese “Aufbewahrungsfristen” – wie lange ein Unternehmen wichtige Unterlagen aufbewahren sollte – sind seit vielen Jahren Bestandteil des bestehenden Datenschutzrechts. Obwohl die DSGVO keine Aufbewahrungsfristen vorschreibt, besagt sie, dass Unternehmen personenbezogene Daten nur so lange speichern dürfen, wie sie sie benötigen.

Jonathan Richardson, Geschäftsführer des Spezialisten für sichere Archivierung Russell Richardson, sagt dazu: “Die Schaffung eines Systems zur Organisation wichtiger Dokumente und das Wissen, wie lange jeder Datensatz aufbewahrt werden muss, wenn überhaupt, minimiert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und erhöht die Effizienz”.

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Für die meisten Personalunterlagen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist, so dass der Arbeitgeber selbst entscheiden muss, wie lange er die Dokumente aufbewahrt. Es gibt jedoch empfohlene Fristen, die in der nachstehenden Tabelle aufgeführt sind:

Unternehmen müssen wichtige Dokumente in allen Phasen verwalten – von der Erstellung der Dokumente über ihre Nutzungsdauer bis hin zu ihrer sicheren Vernichtung oder dauerhaften Aufbewahrung. Mit einer gut organisierten Strategie sollten Unternehmen in der Lage sein, die Unterlagen schnell wiederzufinden, wenn sie benötigt werden.

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