Wie ordne ich meine dokumente

Wie ordne ich meine dokumente

Organisieren von Dateien auf dem Computer

Ihr persönlicher Computer kann ein wunderbares Werkzeug sein. Er ermöglicht Ihnen den Zugang zum Internet, bietet Ihnen einen Platz zum Speichern von Fotos und Dokumenten und ermöglicht es Ihnen, viele Aufgaben zu erledigen, die früher vielleicht schwierig waren. Allerdings kann Ihr Computer genauso unübersichtlich werden wie Ihr Schreibtisch, wenn Sie nicht wissen, wie Sie ihn organisieren können. Wenn Sie die Dateien auf Ihrem Computer in Ordnung halten, können Sie schneller auf sie zugreifen.

Wenn Sie Ihren Computer schon eine Weile haben, haben sich wahrscheinlich viele Dateien, Fotos und E-Mails angesammelt, die Sie einfach nicht mehr brauchen. Ein Haufen ungenutzter Dateien auf Ihrem Computer kann schließlich zu einer Verlangsamung Ihres Betriebssystems führen und die Suche nach dem, was Sie wirklich brauchen, zu einer lästigen Pflicht machen. An das Organisieren der Dateien auf Ihrem Computer haben Sie vielleicht noch gar nicht gedacht. Viele Menschen denken bei Dateien an tatsächliche Dokumente – geschrieben oder gedruckt -, aber Sie werden feststellen, dass die Dateien auf Ihrem Computer genauso unordentlich werden können wie jeder Stapel Papier.

Wenn Sie ein Ablagesystem auf Ihrem Computer einrichten, können Sie sich für das System entscheiden, das für Sie am besten geeignet ist. Ob nach Datum, Beschreibung oder einer Kombination aus beidem, es sollte einen Weg geben, der für Sie sinnvoll ist und Ihr ultimatives Ziel, Ihren Desktop und Ihre Festplatte zu organisieren, erreicht.

Wie organisieren Sie Dateien und Ordner?

Um Dateien zu sortieren, öffnen Sie den Ordner, der alle Dateien enthält, die Sie organisieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Ordner, wählen Sie „Sortieren nach“ und wählen Sie dann aus, wie Sie die Dateien sortieren möchten: nach Name, Datum, Typ, Größe oder Tags. Dann ist es einfacher, Computerdateien aus einem bestimmten Zeitbereich zu organisieren.

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Was ist der Unterschied zwischen einer Datei und einem Ordner?

Eine Datei ist die gemeinsame Speichereinheit in einem Computer, und alle Programme und Daten werden in eine Datei „geschrieben“ und aus einer Datei „gelesen“. Ein Ordner enthält eine oder mehrere Dateien, und ein Ordner kann leer sein, bis er gefüllt ist. Ein Ordner kann auch andere Ordner enthalten, und es kann viele Ebenen von Ordnern innerhalb von Ordnern geben.

Wie man Dateien organisiert

Das Verwalten wichtiger Dokumente und das Sortieren von Papierkram kann sehr mühsam sein. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ein funktionales Ordnungssystem für Ihr Zuhause einrichten, das Sie auch tatsächlich nutzen. Ein einfaches Ablagesystem ist der Schlüssel und muss all die verschiedenen Arten von Papierkram berücksichtigen, die Sie haben. Außerdem müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht benötigte Papiere loswerden, um die Ablage zu optimieren.

Dieses Projekt hilft Ihnen bei der Einrichtung Ihres Ablagesystems zu Hause. Die Schritte sind einfach zu befolgen, obwohl die Zeit, die Sie dafür aufwenden müssen, sehr unterschiedlich sein kann, je nachdem, wie viel Papierkram Sie sortieren und organisieren müssen. Aber wenn Sie sich die Mühe machen, sollten Sie am Ende ein Ablagesystem haben, das nahtlos für Sie funktioniert.

Wie Sie Ihren Computer organisieren

Das Problem der Speicherung wird noch dadurch verkompliziert, dass in vielen Unternehmen Dokumente von den Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden müssen.  In einem Büro wird dies in der Regel mit einem Dateiserver oder einem NAS (Network Attached Storage Device) bewerkstelligt.

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Unabhängig davon, wo die Dokumente gespeichert werden, ist es wichtig, dass sie organisiert und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Ziel der elektronischen Dateiverwaltung ist es, sicherzustellen, dass Sie das Gesuchte auch dann noch finden, wenn Sie es erst Jahre nach seiner Erstellung suchen.

Die meisten Geschäftsleute waren schon einmal in der peinlichen Situation, dass ein Kunde anrief und sie nicht in der Lage waren, die entsprechende Rechnung oder andere wichtige Kundendokumente schnell aufzufinden. Genauso ärgerlich ist es, wenn man am Jahresende krampfhaft versucht, Dokumente für den Buchhalter oder – noch schlimmer – für das Finanzamt zu finden, die sich auf die Unternehmensbilanz beziehen.

Die ordnungsgemäße Organisation digitaler Dokumente ist vor allem in einer gemeinsam genutzten Umgebung von entscheidender Bedeutung – wenn einer Ihrer Mitarbeiter (vorübergehend oder dauerhaft!) abwesend ist, sollten Sie in der Lage sein, alle von dieser Person erstellten oder verwalteten Dokumente leicht aufzufinden.

Dateiverwaltungssoftware

Stellen Sie sich vor, Sie machen sich morgens für die Arbeit fertig. Sie müssen etwas zum Anziehen finden, also öffnen Sie Ihre Kommodenschublade und entdecken drei Socken, eine Mütze und einen Pullover. Sie öffnen eine andere Schublade und finden dort ein altes Festtagskostüm. Es dauert so lange, ein Outfit zu finden, dass Sie gestresst sind und zu spät kommen.

Ihre Kleidung ist wahrscheinlich besser organisiert als das, aber Ihre Akten sind es vielleicht nicht. Es ist genauso frustrierend und zeitraubend, die benötigten Dokumente zu finden, wenn man sie braucht. Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage geben 57 % der Büroangestellten in den USA an, dass das schnelle Auffinden von Akten und Dokumenten eines ihrer drei größten Probleme ist.

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Die gute Nachricht: Mit ein paar bewährten Verfahren können Sie Zeit sparen und lernen, wie man digitale Dateien organisiert. Das Wichtigste ist, sich für ein System zu entscheiden, es allen Mitarbeitern klar zu vermitteln und konsequent zu sein.

Wenn Sie es zulassen, kann die Organisation digitaler Dateien Ihr ganzes Leben in Beschlag nehmen, daher sollten Sie sich zunächst genau überlegen, was Sie erreichen wollen. Auf diese Weise verhindern Sie, dass das Projekt mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt, als Ihnen lieb ist.

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