Wie wird eine dokumentation geschrieben

Wie man eine Dokumentation für ein Softwareprojekt erstellt

Fast alle sind sich einig, dass eine gute Dokumentation für den Erfolg von Softwareprojekten wichtig ist, und doch haben nur sehr wenige Projekte tatsächlich eine gute Dokumentation. Selbst erfolgreiche Projekte haben oft nur eine unzureichende Dokumentation.

Die gute Nachricht ist, dass diese beiden Probleme gelöst werden können, wenn man versteht, wie Dokumentation funktioniert, und dass es vier verschiedene Arten von Dokumentation gibt – mit vier verschiedenen Funktionen. Die vier Arten von Dokumentation sind:

Anhand von Beispielen aus dem wirklichen Leben werde ich die wichtigsten Funktionen von Dokumentationen aufzeigen und erläutern, wie sie sich auf verschiedene Arten der Erstellung von Dokumentationen übertragen lassen. Die Umsetzung in die Praxis ist einfach, wenn man einige grundlegende Richtlinien kennt. Die Vorteile sind enorm und mit einem Minimum an Aufwand zu erreichen.

Ich werde nicht über Dokumentationswerkzeuge oder -software oder andere Themen sprechen, die bereits an anderer Stelle ausführlich behandelt wurden, sondern über einige vernachlässigte und schlecht verstandene Aspekte der Dokumentation, die Ihre Softwareprojekte und Teams erfolgreicher machen werden.

Welches Format hat die Dokumentation?

Die Dokumentformatierung bezieht sich auf die Art und Weise, wie ein Dokument auf der Seite gestaltet ist, d. h. wie es aussieht und visuell organisiert ist, und befasst sich mit Dingen wie Schriftauswahl, Schriftgröße und -darstellung (z. B. fett oder kursiv), Abständen, Rändern, Ausrichtung, Spalten, Einzügen und Listen.

Was sind die Beispiele für die Dokumentation?

Beispiele sind Benutzerhandbücher, Weißbücher, Online-Hilfen und Kurzanleitungen. Dokumentation auf Papier oder in Papierform ist immer seltener geworden. Die Dokumentation wird häufig über Websites, Softwareprodukte und andere Online-Anwendungen verbreitet.

Welche Techniken der Dokumentation gibt es?

Es gibt drei verschiedene Dokumentationstechniken, die von Chirurgen Hall in seinem Buch “Buchhaltungsinformationssystem” aufgeführt werden. Datenflussdiagramme, Entity-Relationship-Diagramme und Flussdiagramme sind beliebte Dokumentationstechniken, die für die Darstellung eines Informationssystems verwendet werden können.

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Wie man Dokumentation schreibt

Egal, ob es darum geht, wie man ein Dokument speichert, einen Motor startet, ein bestimmtes Werkzeug verwendet oder sogar wichtige Sicherheitshinweise gibt – Ihre Endbenutzerdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Beziehung zu Ihren Kunden.

Die Kunden wenden sich oft an Ihr Support-Team, wenn etwas nicht funktioniert, aber sie rufen auch an, wenn sie etwas einfach nicht herausfinden können. Eine gute Benutzerdokumentation hilft Ihrem Support-Team in zweierlei Hinsicht.

Eine gute Benutzerdokumentation muss nicht nur für die Kunden bestimmt sein. Ihr Produkt-Supportteam kann die Dokumentation nutzen, um Ihre Kunden besser zu unterstützen, wenn diese um Hilfe bitten. Wenn Sie wichtige Teile wie ein Inhaltsverzeichnis oder einen Index einfügen, können sie die benötigten Informationen schnell finden. Und wenn es sich um ein durchsuchbares elektronisches Dokument handelt, ist das sogar noch besser! Wir werden später in diesem Artikel mehr darüber erfahren.

Wie bereits erwähnt, rufen die Leute oft den Support an, wenn sie etwas nicht herausfinden können. Aber wenn die Kunden es selbst herausfinden können, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Hilfe brauchen, viel geringer. Tatsächlich ziehen es mehr als 70 Prozent der Menschen vor, die Website eines Unternehmens zu nutzen, um Hilfe zu erhalten, anstatt per Telefon oder E-Mail Hilfe zu suchen.

Beispiel für eine technische Dokumentation

Die Formatierung von Dokumenten bezieht sich auf die Art und Weise, wie ein Dokument auf der Seite gestaltet ist – wie es aussieht und visuell organisiert ist – und befasst sich mit Dingen wie der Auswahl der Schriftart, der Schriftgröße und der Darstellung (z. B. fett oder kursiv), Abständen, Rändern, Ausrichtung, Spalten, Einzügen und Listen. Im Grunde geht es darum, wie die Wörter auf der Seite erscheinen. Ein gut formatiertes Dokument ist konsistent, korrekt (in Bezug auf die Erfüllung der angegebenen Anforderungen) und leicht zu lesen.

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Die visuelle Anziehungskraft eines Dokuments wirkt sich auf den Leser und die Art und Weise aus, wie er die Informationen wahrnimmt, daher ist es wichtig, bei jedem Schriftstück oder jeder Dokumentation auf die Formatierung zu achten. Die Formatierung erleichtert dem Leser den Zugang zu den Informationen, indem Abschnitte erstellt und gekennzeichnet werden (Überschriften), Schlüsselwörter oder Ideen hervorgehoben werden (fett, kursiv oder Listen) und ein guter Eindruck entsteht (professionelles Erscheinungsbild, geeignete Schriftart für den Dokumententyp).

Es gibt viele Möglichkeiten, ein technisches oder professionelles Dokument zu formatieren. Die Aufgabenstellung kann Formatierungsanforderungen vorgeben, aber wenn kein Stil vorgeschrieben ist, sollte ein klares und einheitliches Format im gesamten Dokument beibehalten werden.

Projektdokumentation

Technische Redakteure und Unternehmenskommunikatoren sind Fachleute, deren Arbeitsgebiet die Dokumentation ist. Im Idealfall verfügen technische Redakteure sowohl über Fachwissen als auch über Kenntnisse in den Bereichen Schreiben, Verwaltung von Inhalten und Informationsarchitektur. Technische Redakteure arbeiten in der Regel mit Fachexperten (KMU) zusammen, z. B. mit Ingenieuren, technischen Experten, Medizinern usw., um Dokumentationen zu definieren und zu erstellen, die den Bedürfnissen der Benutzer entsprechen. Die Unternehmenskommunikation umfasst auch andere Arten von schriftlicher Dokumentation, zum Beispiel:

Eine in der Simulationsbranche übliche Art von Software-Dokumenten ist das SDF. Bei der Entwicklung von Software für einen Simulator, die von eingebetteten Avionikgeräten über 3D-Geländedatenbanken bis hin zu vollständigen Bewegungssteuerungssystemen reichen kann, führt der Ingenieur ein Notizbuch, in dem die Entwicklung des Projekts oder Moduls detailliert festgehalten wird. Bei dem Dokument kann es sich um eine Wiki-Seite, ein MS-Word-Dokument oder eine andere Umgebung handeln. Es sollte einen Abschnitt mit den Anforderungen und einen Abschnitt mit den Schnittstellen enthalten, um die Kommunikationsschnittstelle der Software zu beschreiben. Oft wird ein Abschnitt mit Notizen verwendet, um den Konzeptnachweis detailliert zu beschreiben und dann Fehler und Verbesserungen zu verfolgen. Schließlich gibt es einen Abschnitt über die Tests, der dokumentiert, wie die Software getestet wurde. Damit wird die Konformität mit den Anforderungen des Kunden dokumentiert. Das Ergebnis ist eine detaillierte Beschreibung des Softwareentwurfs, der Erstellung und Installation der Software auf dem Zielgerät sowie aller bekannten Fehler und Abhilfemaßnahmen. Dieses Build-Dokument ermöglicht es künftigen Entwicklern und Betreuern, sich rechtzeitig mit der Software vertraut zu machen, und bietet außerdem einen Fahrplan für die Änderung des Codes oder die Suche nach Fehlern.

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