Dokumente vergleichen
Auch wenn Microsoft Word jetzt die Zusammenarbeit mehrerer Personen an Dokumenten unterstützt (entweder über die Web-App oder ein Office 365-Abonnement), gibt es immer noch Fälle, in denen Sie mehrere Word-Dokumente zusammenführen müssen.
Mit diesen Methoden können Sie sich die mühsame Arbeit ersparen, die mit dem Zusammenführen verschiedener Dateien oder Texte in Word verbunden ist. Wenn Sie das Programm wirklich beherrschen wollen, sollten Sie einige coole Word-Vorlagen herunterladen und mit den aufgeführten Methoden experimentieren.
Bevor Sie die Zusammenführung durchführen, sollten Sie sich die Unterschiede zwischen den beiden Dateien ansehen. Vielleicht möchten Sie sie ja doch nicht zusammenführen. Wir führen Sie durch den Prozess anhand zweier Versionen eines BBC News-Berichts über die Marssonde.
Word öffnet automatisch ein neues Dokument. Die Überarbeitungen werden in einer Spalte auf der linken Seite angezeigt (1), die verglichenen Dokumente in der Mitte (2), und die beiden Originale werden in der rechten Spalte angezeigt (3).
Eine effizientere Methode ist die Verwendung der Revisionsliste in der linken Spalte. Sie können entweder mit der rechten Maustaste auf jede Änderung klicken und Annehmen oder Ablehnen wählen, oder Sie können den Cursor auf den Text unter jeder aufgelisteten Revision setzen und ihn entsprechend ändern. Word aktualisiert den Text im Hauptdokument automatisch, während Sie arbeiten.
Können Sie zwei bearbeitete Word-Dokumente zusammenführen?
Wählen Sie Einfügen > Objekt > Text aus Datei.
Falls Sie diese Option nicht sehen können, klicken Sie auf das Pfeilsymbol in der Dropdown-Liste. Wählen Sie nun die Dateien aus, die in das aktuelle Dokument eingefügt werden sollen. Beachten Sie bitte, dass Word die Formatierung des Originaldokuments beibehält.
Was passiert, wenn Sie zwei Word-Dokumente zusammenführen?
Der Inhalt des ausgewählten Word-Dokuments wird mit Ihrem geöffneten Dokument kombiniert. Handelt es sich um ein neues Dokument, wird der Inhalt von Anfang an angezeigt. Wenn Sie Word-Dateien in ein bestehendes Dokument einfügen, wird der Inhalt der eingefügten Dateien unter dem bereits vorhandenen Inhalt angezeigt.
Zwei Word-Dateien vergleichen und Unterschiede hervorheben
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Die schnellste Methode zum Kombinieren von Word-Dokumenten besteht für die meisten Menschen darin, sie manuell zu kopieren und in ein Dokument einzufügen. Das ist aber nicht die beste Methode zum Zusammenführen von Dokumenten – viel einfacher ist es, die Dokumente stattdessen als Objekte einzufügen. So geht’s.
Wenn es sich um ein neues Dokument handelt, wird der Inhalt von Anfang an angezeigt. Wenn Sie Word-Dateien in ein bestehendes Dokument einfügen, wird der Inhalt der eingefügten Dateien unter dem bereits vorhandenen Inhalt angezeigt.
Bevor Sie jedoch mehrere Dokumente zusammenführen, müssen Sie sich Gedanken über die Reihenfolge des endgültigen Dokuments machen. Im folgenden Beispiel wurden mehrere Word-Dokumente mit den Endungen A, B und C benannt, um die Reihenfolge des Einfügens zu verdeutlichen.
Word kombiniert Kommentare aus mehreren Dokumenten
Leider ist diese Methode nur für Word 2007 und höher verfügbar. Außerdem kann die wiederholte Handarbeit recht mühsam sein. Wenn Sie keinen Zugang zu einer kompatiblen Version haben oder keine Lust haben, Dateien manuell zu öffnen, auszuwählen und zusammenzuführen, gehen Sie zum nächsten Schritt über.
Wenn Sie Word-Dokumente zusammenführen, um sie an Kollegen weiterzugeben, empfehlen wir, sie stattdessen als PDF-Dateien zu speichern. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass kein Dritter Ihre Inhalte manipulieren kann. Außerdem sind PDF-Dateien viel portabler und leichter, so dass sie leichter weitergegeben werden können.
Wir haben für Sie die beliebtesten PDF-Merger und -Konverter, die Sie für diesen Prozess nutzen können. Speichern Sie zunächst Word-Dateien im PDF-Format. Dies können Sie über die Microsoft Word-Funktion “Als PDF speichern” oder unseren PDF-Konverter tun. Und dann?
Wir haben eine ganze Reihe von über 20 PDF-Tools, mit denen Sie viele Dokumenttypen konvertieren und zusammenführen können, von Word und PDF bis hin zu PPT, Excel und JPG. Der Prozess zum Zusammenführen Ihrer Dokumente ist dabei ähnlich wie bei den obigen Anweisungen.
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Word-Merge-Kommentare
Stellen Sie sich vor, Sie haben jemanden gebeten, ein Dokument zu überprüfen, aber Sie haben vergessen, zuerst die Änderungsverfolgung einzuschalten. Haben Sie für immer die Möglichkeit verloren, zu sehen, wo Änderungen vorgenommen wurden, und diese systematisch zu beheben? Nicht unbedingt.
Wenn Sie eine Kopie des Dokuments in seiner ursprünglichen Form haben (bevor der Prüfer es bearbeitet hat), können Sie die Word-Funktion Dokumente vergleichen und zusammenführen verwenden. Anschließend verfügen Sie über ein Dokument, das an den Stellen, an denen Änderungen vorgenommen wurden (Hinzufügungen, Löschungen und optional Formatierungsänderungen), Änderungsmarkierungen enthält – genau so, als wären die Änderungen mit aktivierter Änderungsverfolgung vorgenommen worden. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Nachdem Sie die Dokumente zusammengeführt haben, werden alle Unterschiede zwischen den Dokumenten in lila als verfolgte Änderungen angezeigt. In der Drucklayoutansicht und der Weblayoutansicht werden Sprechblasen angezeigt, um die Unterschiede genauer zu beschreiben.
Um die Genauigkeit des Dokumentenvergleichs zu verbessern, fügt Word eine versteckte Zufallszahl ein, um den Überblick über zusammengehörige Dokumente zu behalten. Diese Zufallszahlen können dazu verwendet werden, verwandte Dokumente zu identifizieren und möglicherweise deren Verfasser zu ermitteln.