Microsoft Formulare
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Wenn Verträge zu Ihrem täglichen Arbeitsablauf gehören, wissen Sie, wie frustrierend es ist, wenn Personen Teile des Dokuments oder Formulars ändern, die sie nicht ändern sollten. Zum Glück gibt es in Microsoft Word ein Entwickler-Tool, mit dem Sie den Text in Ihrem Dokument schützen können, während andere Personen weiterhin Leerstellen ausfüllen können.
Nehmen wir an, Sie haben eine Geheimhaltungsvereinbarung, die Sie an einen neuen Mitarbeiter Ihres Unternehmens senden möchten. Sie möchten dem Empfänger die Möglichkeit geben, die Lücken in dem Dokument auszufüllen, aber Sie möchten auch sicherstellen, dass keine der Informationen in der Geheimhaltungsvereinbarung in irgendeiner Weise verändert wird. Dies lässt sich in Word in wenigen Schritten erreichen. So geht’s.
Registerkarte “Word-Entwickler
Sie können diese nicht eingeschränkten Teile für jeden verfügbar machen, der das Dokument öffnet, oder Sie können bestimmten Personen die Berechtigung erteilen, so dass nur sie die nicht eingeschränkten Teile des Dokuments ändern können.
Wenn Sie keine Berechtigung zum Bearbeiten von Teilen des Dokuments haben, schränkt Word die Bearbeitung ein und zeigt die Meldung “Word hat die Suche im Dokument abgeschlossen” an, wenn Sie auf die Schaltflächen im Aufgabenbereich Bearbeitung einschränken klicken.
Wenn Sie nicht berechtigt sind, Teile des Dokuments zu bearbeiten, schränkt Word die Bearbeitung ein und zeigt die Meldung “Word hat die Suche im Dokument beendet” an, wenn Sie auf die Schaltflächen im Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken klicken.
Die Berechtigung, Änderungen im Dokument vorzunehmen, ist nicht dasselbe wie die Berechtigung, den Schutz des Dokuments aufzuheben. Selbst in einem Dokument, in dem jeder die Berechtigung hat, Änderungen am Inhalt vorzunehmen, haben nur diejenigen Personen die Berechtigung, den Schutz aufzuheben, die authentifizierte Eigentümer sind oder das richtige Kennwort eingeben.
Wenn nur bestimmten Personen die Berechtigung erteilt wurde, Änderungen an Teilen des Dokuments vorzunehmen, können nur diese Personen zu den Teilen wechseln, die sie ändern können. Für alle anderen Personen schränkt Office Word 2007 die Bearbeitung ein und zeigt die Meldung “Word hat die Suche im Dokument abgeschlossen” an, wenn sie auf die Schaltflächen im Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken klicken.
Ausfüllbares PDF-Formular mit Word erstellen
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Diese Microsoft Word-Tipps & Microsoft Word-Hilfeseite bietet mehrere Lösungen für die Frage: “Wie gebe ich Daten an einer Stelle in einem Dokument ein und lasse sie automatisch an anderen Stellen wiederholen?” Ich möchte das Rad nicht neu erfinden und verweise Sie daher nach einer kurzen Erörterung einfach auf eine bereits bestehende Seite mit Tipps oder auf andere Webartikel, in denen einige der umfassenderen Methoden ausführlich erläutert werden.
Hinweis: Ein großer Teil dieses Materials wurde vor der Veröffentlichung von Word 2007 und der Einführung von Inhaltssteuerelementen erstellt und veröffentlicht. Die Abschnitte 1 bis 6 behandeln Methoden, die in allen Word-Versionen (mindestens ab Word 2000) verwendet werden können. Einige der erwähnten Grafiken und/oder Steuerelemente der Benutzeroberfläche stammen möglicherweise aus Word 2003. Unabhängig davon sind die Methoden funktional identisch.
Ausfüllbares Word-Formular
Um ein Formular in Word zu erstellen, das von anderen ausgefüllt werden kann, beginnen Sie mit einer Vorlage oder einem Dokument und fügen Inhaltssteuerelemente hinzu. Zu den Inhaltssteuerelementen gehören z. B. Kontrollkästchen, Textfelder, Datumsauswahlfelder und Dropdown-Listen. Wenn Sie mit Datenbanken vertraut sind, können diese Inhaltssteuerelemente sogar mit Daten verknüpft werden.
Gehen Sie zu Entwickler und wählen Sie dann die Steuerelemente aus, die Sie dem Dokument oder Formular hinzufügen möchten. Um ein Inhaltssteuerelement zu entfernen, wählen Sie es aus und drücken Sie auf Löschen. Sie können die Eigenschaften von Steuerelementen nach dem Einfügen festlegen.
Verwenden Sie Bausteinsteuerelemente, wenn Sie möchten, dass die Benutzer einen bestimmten Textblock auswählen. Bausteinsteuerelemente sind z. B. hilfreich, wenn Sie je nach den spezifischen Anforderungen des Vertrags unterschiedliche Textbausteine hinzufügen müssen. Sie können Rich-Text-Inhaltssteuerelemente für jede Version des Standardtextes erstellen und dann ein Bausteinsteuerelement als Container für die Rich-Text-Inhaltssteuerelemente verwenden.
Um in Word ein Formular zu erstellen, das andere ausfüllen können, beginnen Sie mit einer Vorlage oder einem Dokument und fügen Inhaltssteuerelemente hinzu. Zu den Inhaltssteuerelementen gehören z. B. Kontrollkästchen, Textfelder und Dropdown-Listen. Wenn Sie mit Datenbanken vertraut sind, können diese Inhaltssteuerelemente sogar mit Daten verknüpft werden.