Beispiel für eine technische Dokumentation
Bei der formellen Genehmigung handelt es sich um einen Prozess, bei dem das Management, der Sponsor, das Projektteam und andere wichtige Beteiligte den Projektmanagementplan abzeichnen (unterschreiben). Ein Projektmanagementplan ist ein formelles Dokument, das festlegt, wie ein Projekt verwaltet, durchgeführt und kontrolliert wird. Er enthält einen Termin für den Projektabschluss, Meilensteine, Kosten usw. Der Genehmigungsprozess wird weniger schwierig, wenn der Projektmanager alle Beteiligten, ihre Anforderungen und die Projektziele ermittelt hat, den sich daraus ergebenden Projekt- und Produktumfang in den Plan aufgenommen hat und widersprüchliche Prioritäten ermittelt und versucht hat, sie im Voraus zu entschärfen.
Das Kickoff-Meeting dient dazu, den Beginn des Projekts offiziell anzukündigen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den Details des Projekts, den eingesetzten Ressourcen, dem Umfang und den daran arbeitenden Personen vertraut sind. Das Treffen dient dazu, das Verständnis und die Erwartungen aller Beteiligten in Bezug auf die Projektergebnisse abzugleichen. Ein Kickoff-Meeting sollte vor der Fertigstellung des Projektmanagementplans und vor dem Beginn der Projektdurchführung stattfinden. Die Überprüfung des Projekts kann unter anderem Meilensteine, Risiken, den Kommunikationsmanagementplan und den Zeitplan für die Sitzungen umfassen.
Vorlage für die Dokumentation
Projektmanagern wird häufig die Frage gestellt, welche Bedeutung die Projektdokumentation hat und wie ich sicherstellen kann, dass ich diese Funktion richtig ausführe. Es besteht kein Zweifel, dass die Projektdokumentation ein wesentlicher Bestandteil der Projektmanagement-Ausbildung ist. Die beiden wesentlichen Funktionen der Dokumentation begründen sie: sicherzustellen, dass die Projektanforderungen erfüllt werden, und die Rückverfolgbarkeit darüber herzustellen, was getan wurde, wer es getan hat und wann es getan wurde.
Die Dokumentation muss die Grundlage für Qualität, Nachvollziehbarkeit und Historie sowohl für das einzelne Dokument als auch für die gesamte Projektdokumentation schaffen. Es ist auch wichtig, dass die Dokumentation übersichtlich, leicht lesbar und angemessen ist.
Erfahrene Projektmanager zeichnen sich dadurch aus, dass sie Standardvorlagen für ihre Projektdokumente erstellen und befolgen. Sie verwenden erfolgreiche Projektpläne, Business Cases, Anforderungsblätter und Projektstatusberichte wieder, damit sie sich auf ihre Kernkompetenz, das Projektmanagement, konzentrieren können, anstatt sich mit dem unübersichtlichen Papierkram herumzuschlagen.
Werkzeuge zur Projektdokumentation
Bei der formellen Genehmigung handelt es sich um einen Prozess, bei dem das Management, der Sponsor, das Projektteam und andere wichtige Beteiligte den Projektmanagementplan abzeichnen (unterschreiben). Ein Projektmanagementplan ist ein formelles Dokument, das festlegt, wie ein Projekt verwaltet, durchgeführt und kontrolliert wird. Er enthält einen Termin für den Projektabschluss, Meilensteine, Kosten usw. Der Genehmigungsprozess wird weniger schwierig, wenn der Projektmanager alle Beteiligten, ihre Anforderungen und die Projektziele ermittelt hat, den sich daraus ergebenden Projekt- und Produktumfang in den Plan aufgenommen hat und widersprüchliche Prioritäten ermittelt und versucht hat, sie im Voraus zu entschärfen.
Das Kickoff-Meeting dient dazu, den Beginn des Projekts offiziell anzukündigen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den Details des Projekts, den eingesetzten Ressourcen, dem Umfang und den daran arbeitenden Personen vertraut sind. Das Treffen dient dazu, das Verständnis und die Erwartungen aller Beteiligten in Bezug auf die Projektergebnisse abzugleichen. Ein Kickoff-Meeting sollte vor der Fertigstellung des Projektmanagementplans und vor dem Beginn der Projektdurchführung stattfinden. Die Überprüfung des Projekts kann unter anderem Meilensteine, Risiken, den Kommunikationsmanagementplan und den Zeitplan für die Sitzungen umfassen.
Dokumente zur Projektverwaltung
(Ich habe vor nicht allzu langer Zeit ein Projekt von jemand anderem übernommen und war drei Monate damit beschäftigt, es zu managen, bevor ich feststellte, dass es keine Projektcharta gab.
Es gab zwar viele andere Dokumente, die sich alle in gewissem Maße mit einer Charta überschnitten, aber keine wirkliche Charta. Das bedeutete, dass einige wichtige Dinge in den Projektunterlagen fehlten, und das Wichtigste war, wer das Projekt finanzieren würde.
Wenn Sie einen riesigen olympischen Park oder ein militärisches Schlachtschiff bauen, gelten höhere Standards für die Dokumentation, aber bei den meisten Projekten, die in Büroumgebungen von kleinen, mittleren und sogar großen Unternehmen durchgeführt werden, sollten Sie Ihre Zeit am besten damit verbringen, die Grundlagen richtig zu machen.
Nachfolgend werden wir uns jedes dieser Elemente genauer ansehen. Ich habe die Projektmanagement-Dokumente nach Phasen geordnet, damit Sie die Reihenfolge sehen können, in der sie normalerweise erstellt werden. Und ich habe aufgezeigt, wie Sie Vorlagen für jedes dieser Dokumente erhalten, damit Sie nicht bei Null anfangen müssen.