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Wenn es Ihnen wie vielen von uns geht, ist die Menge an Papier, die in Ihrem Haus ankommt, manchmal schwer zu bewältigen. Von der Post über Quittungen bis hin zu Dokumenten – es ist eine Herausforderung, alles zu ordnen. Während viele Unternehmen zu papierlosen Systemen übergehen, sieht es anders aus, wenn Sie sich die Stapel von Finanzpapieren bei Ihnen zu Hause ansehen.
Wenn Sie Entscheidungen für Ihr Leben und Ihre Finanzen treffen, gibt es normalerweise eine Papierspur. Das Gleiche gilt, wenn Sie etwas kaufen, verkaufen oder versichern. Und nach der Steuererklärung gibt es jedes Jahr einen weiteren Stapel von Dokumenten, der zu Ihren Akten hinzukommt. Was sollten Sie aufbewahren, und was können Sie diese Woche in den Hausmüll werfen – das heißt, was muss geschreddert und ordnungsgemäß entsorgt werden?
Der Hauptgrund für die Aufbewahrung von Finanzunterlagen ist, dass Sie bei Bedarf Ihre jährliche Steuererklärung verteidigen können, aber es gibt auch andere Gründe, bestimmte Arten von Papierkram aufzubewahren. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung, was Sie mit Ihren Finanzdokumenten tun sollten: wie lange Sie die wichtigen Dokumente aufbewahren müssen, wie Sie die Dokumente, die Sie aufbewahren, aufbewahren und wie Sie den Rest sicher entsorgen können.
Welche Unterlagen müssen 7 Jahre lang aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Unterlagen 7 Jahre lang auf, wenn Sie einen Antrag auf Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder auf Abzug uneinbringlicher Forderungen stellen. Bewahren Sie die Unterlagen 6 Jahre lang auf, wenn Sie meldepflichtige Einkünfte nicht melden und diese mehr als 25 % der in Ihrer Steuererklärung angegebenen Bruttoeinkünfte ausmachen. Bewahren Sie die Unterlagen auf unbestimmte Zeit auf, wenn Sie keine Steuererklärung einreichen.
Wie lange sollte ich meine alten Rechnungen aufbewahren?
Bewahren Sie die Steuererklärungen und Belege mindestens sieben Jahre lang auf. Das Finanzamt kann Sie drei Jahre nach der Abgabe stichprobenartig prüfen – oder sechs Jahre danach, wenn es der Meinung ist, dass Sie Ihr Einkommen um mindestens 25 % nicht angegeben haben.
Wichtige Dokumente
Die Erlaubnis zur Aufbewahrung von Unterlagen an einem anderen Ort können Sie bei Ihrer Steuerbehörde beantragen. Nach Prüfung Ihrer Situation wird die CRA Ihnen eine schriftliche Genehmigung erteilen. In der schriftlichen Genehmigung der CRA werden alle Bedingungen und Auflagen aufgeführt.
Um eine Unbedenklichkeitsbescheinigung für GST/HST-Registrierte zu beantragen, füllen Sie das Formular GST352, Antrag auf Unbedenklichkeitsbescheinigung (gemäß Abschnitt 270 des Verbrauchssteuergesetzes), aus und senden es an Ihre Steuerbehörde.
Die Genehmigung der CRA gilt nur für Aufzeichnungen, die Sie gemäß der von ihr verwalteten Gesetzgebung führen müssen. Die CRA ist nicht befugt, die Vernichtung von Unterlagen zu genehmigen, die Sie aufgrund anderer Bundes-, Provinz-, Territorial- oder Kommunalgesetze aufbewahren müssen.
Irs-Prüfung
Den Überblick über Ihre Finanzunterlagen und die Verwaltung Ihres Lebens zu behalten, mag wie eine langweilige Aufgabe klingen – aber die Einrichtung eines effizienten Systems kann auf lange Sicht Zeit und Ärger sparen. Wenn Ihr Ablagesystem zu Hause aus allen Nähten platzt, ist es vielleicht an der Zeit für eine Entrümpelung. Ganz gleich, ob Sie ein Serienhortler sind, der alles aufbewahrt, oder jemand, der die meisten offiziellen Briefe in den Müll wirft, es kann sich wirklich auszahlen, wenn Sie Ihr Leben wie ein Profi verwalten.
Wichtige Dokumente für SelbstständigeBewahren Sie Aufzeichnungen über Ihre Geschäftseinkünfte auf, damit Sie Ihre Steuererklärung ausfüllen können, und zwar fünf Jahre lang nach Ablauf der Frist für die Online-Steuererklärung am 31. Januar.Wenn Sie Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind, benötigen Sie Aufzeichnungen über das Unternehmen selbst und seine Einkünfte. Sie müssen die Aufzeichnungen sechs Jahre lang nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahren. Wenn Papierkram nicht Ihre Stärke ist, sollten Sie nicht den Vogel Strauß spielen. Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, der ein unbefristetes Unternehmen betreibt, müssen Sie neben Ihren persönlichen Einkünften auch Aufzeichnungen über Ihre geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben für Ihre Steuererklärung führen. Melden Sie sich HIER für unseren Financially Fabulous-Newsletter an, um weitere tolle Tipps und Ratschläge zum Geldsparen zu erhalten!
Irs
Als Geschäftsinhaber bewahren Sie wahrscheinlich verschiedene Dokumente auf, z. B. Steuererklärungen, Personalunterlagen und Kontoauszüge. Leider gibt es keine feste Aufbewahrungsregel, die für alle Arten von Unterlagen gilt. Das bedeutet, dass Sie Ihre Dateien kategorisieren und eine Richtlinie für die Aufbewahrung von Dokumenten (DRP) erstellen müssen.
Mehrere Bundesbehörden haben Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten. Die Richtlinien können je nach Branche und Umständen variieren. Es ist wichtig zu wissen, welche Kategorien für Ihr Unternehmen gelten, damit Sie wissen, welche Dokumente Sie aufbewahren müssen.
Ihre Landes- und Kommunalverwaltung hat möglicherweise strengere Richtlinien. Einige externe Behörden, wie das Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC), verlangen von Unternehmen die Aufbewahrung von Dokumenten zur Einhaltung der PCI-Richtlinien.
Die Richtlinien für die Aufbewahrung von Dokumenten schreiben in der Regel vor, dass Unternehmen Unterlagen ein, drei oder sieben Jahre lang aufbewahren müssen. In manchen Fällen müssen Sie die Unterlagen sogar für immer aufbewahren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie aufbewahren und was Sie vernichten sollen, können Ihnen Ihr Buchhalter, Ihr Anwalt und Ihre staatliche Behörde für die Aufbewahrung von Unterlagen weiterhelfen.