Software zur Dateiarchivierung
Ein Archiv ist ein Ort, an dem Forscher Fakten, Daten und Beweise aus erster Hand in Form von Briefen, Berichten, Notizen, Memos, Fotos, Audio-, Web- und Videoaufzeichnungen über die Vergangenheit finden. Archive – und die Fachleute (Archivare), die mit ihnen arbeiten – sorgen dafür, dass wichtige Artefakte für die Forschung auch in den kommenden Jahren zur Verfügung stehen. Um diese Artefakte ordnungsgemäß zu bewahren, werden sie auf eine bestimmte Weise aufbewahrt.
Die Art des Artefakts bestimmt, wie es gelagert wird. Papierunterlagen werden beispielsweise in der Regel in säurefreien Ordnern und Kartons aufbewahrt, die in dunklen Räumen mit konstanter Temperatur und Luftfeuchtigkeit gelagert werden. Damit soll sichergestellt werden, dass sie nicht beschädigt werden.
Bibliotheken – ob öffentlich oder akademisch – sind im Allgemeinen definiert als eine Sammlung von Büchern und/oder anderen Materialien (gedruckt und nicht gedruckt), die für die Benutzung organisiert und gepflegt werden. Die Benutzer können über das Internet auf die Materialien der Bibliothek zugreifen oder sie für den Heimgebrauch ausleihen.
Wenn ein Buch wiederholt aus der Bibliothek ausgeliehen wird, nutzt es sich mit der Zeit ab. Das Gleiche gilt für das handschriftliche Tagebuch einer historischen Persönlichkeit, das in einem Archiv ausgeliehen wird, aber im Gegensatz zu einem Buch aus der Bibliothek nicht ersetzt werden kann. Deshalb gibt es in den Archiven spezielle Verfahren, um das Material zu behandeln und vor Beschädigung und Diebstahl zu schützen.
Wie lassen sich Dokumente am besten archivieren?
Verwenden Sie Windows-Bibliotheken, um Dokumente auf Ihrer Festplatte zu speichern. Speichern Sie Ihre Dokumente in der Cloud über einen Dienst wie OneDrive oder Google Drive. Sichern Sie Ihre Dokumente auf externer Speicherhardware wie z. B. Wechselfestplatten. Speichern Sie Ihre Dokumente in einem speziell dafür entwickelten DMS.
Welche Bedeutung hat die Archivierung von Dokumenten?
Die Archivierung ist für das Informationsmanagement von entscheidender Bedeutung und kann einem Unternehmen mehr Kontrolle über seine Informationsprozesse geben. Je mehr ein Unternehmen wächst, desto mehr Daten fallen an – Daten, die sorgfältig verwaltet und überwacht werden müssen, damit sie richtig genutzt werden können.
Dokumente digitalisieren
E-Mails können Ihren Outlook-Posteingang schnell füllen – neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen. Ehe Sie sich versehen, können Sie Tausende von Nachrichten haben. Halten Sie Ihren Outlook-Posteingang und seine Ordner unter Kontrolle, indem Sie ältere Elemente, die Sie behalten möchten, in ein Archiv verschieben. Verwenden Sie AutoArchiv, um dies automatisch zu tun.
Wenn Sie Outlook zum ersten Mal ausführen, ist AutoArchiv standardmäßig aktiviert und wird alle 14 Tage ausgeführt. Sie können ändern, wie oft AutoArchive ausgeführt wird, die Outlook-Datendatei (.pst) angeben, die zum Speichern archivierter Elemente verwendet wird, und auswählen, wann Elemente in Ihren Outlook-Ordnern archiviert werden sollen.
Bewährte Praktiken der Datenarchivierung
Eine Folge dieses Ansatzes, der die Verwaltung von Archiven vereinfachen soll, ist die Erhöhung der Bandbreitenanforderungen, da alle Druckarchive über das Netzwerk zum Anwendungsserver übertragen werden. Wie sich dies auswirkt, hängt von Ihrer spezifischen Umgebung ab, z. B. von der Anzahl der Druckaufträge, der Netzwerkeinrichtung, der verwendeten PDL usw. Vor einer groß angelegten Einführung dieser Funktion sollten Sie daher die Auswirkungen beobachten und experimentieren.
Der Prozess zur Einrichtung eines sekundären Servers unter Print Archiving umfasst vier Hauptphasen. Bevor Sie diesen Prozess durchführen, sollten Sie sicherstellen, dass der sekundäre Druckserver oder Site Server für die Standard-Druckverfolgung korrekt funktioniert. Der folgende Abschnitt dokumentiert die Konfiguration von Sekundärservern auf dem Windows-Betriebssystem.
Der sekundäre Server muss die Möglichkeit haben, Druckaufträge in das zentrale Archiv zu kopieren. Sie müssen zunächst das zentrale Archivverzeichnis freigeben. Unter Windows, vorausgesetzt, das Archivverzeichnis ist das Standardverzeichnis, lautet die Vorgehensweise wie folgt:
KeyDescriptionarchiving.images.creator.non-interactive.max-concurrentDieser Wert bestimmt die maximale Anzahl der Image-Creator-Prozesse, die zur Verarbeitung neuer Druckaufträge im Hintergrund verwendet werden. Das System kann diese maximale Anzahl verwenden, wenn es unter hoher Last steht. Der Standardwert ist 1. Standorte, die auf schnellen Multiprozessor-Servern laufen, können diesen Wert erhöhen. Als Richtwert gilt, dass dieser Wert die Anzahl der verfügbaren Prozessorkerne nicht überschreiten sollte. Hinweis: Nach dem Ändern dieser Einstellung muss der Anwendungsserver neu gestartet werden.archiving.images.creator.interactive.max-concurrentDieser Wert legt die maximale Anzahl der Bilderzeugungsprozesse fest, die zur Unterstützung der interaktiven Anzeige von Druckaufträgen in der Admin-Webschnittstelle verwendet werden können. Der Standardwert ist 2. Bei Standorten, die auf schnellen Multiprozessor-Servern laufen, kann sich diese Zahl erhöhen.Hinweis: Nach dem Ändern dieser Einstellung muss der Anwendungsserver neu gestartet werden.archiving.images.creator.pages-to-initially-imageDieser Wert bestimmt die Anzahl der Seiten, die beim ersten Eintreffen eines Druckauftrags vorgerendert werden. Die Vorgenerierung von Bildern beschleunigt die Anzeige. Der Standardwert ist 4.archiving.images.viewer.max-pagesDie maximale Seitenzahl eines Dokuments, die untersucht werden kann.
Microsoft-konforme Archivierung
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Verwenden Sie keine Befestigungs- oder Klebemittel Verwenden Sie niemals Büroklammern, Heftklammern, Gummibänder, Klebeband oder Klebstoff für wichtige oder wertvolle Dokumente. Diese einfachen Büromaterialien können Flecken verursachen, einreißen und das Papiermaterial ruinieren. Verwenden Sie auch keine druckempfindlichen Klebebänder, um Risse zu reparieren. Selbst Archivklebeband kann irreversible Schäden wie Flecken, Farbveränderungen oder brüchiges Papier verursachen. Denken Sie daran, dass “archivfähig” nicht immer säurefrei bedeutet! Es kann zwar verlockend sein, diese Hilfsmittel bei der Konservierung alter Dokumente zu verwenden, aber es ist besser, sie ganz zu vermeiden.
Vermeiden Sie die LaminierungVor allem aber sollten Sie niemals ein wichtiges Dokument laminieren. Dieser Vorgang ist irreversibel und kann den Wert des Dokuments mindern. Sie sollten sich nur auf Zertifikatsrahmen in Museumsqualität verlassen, um die Unversehrtheit Ihrer wertvollen Familienerbstücke zu bewahren.Überwachen Sie sorgfältig die LichteinwirkungEs ist auch wichtig zu wissen, wie sich Licht auf die Erhaltung von Dokumenten auswirken kann. Idealerweise sollten Dokumente nur begrenzt dem Licht ausgesetzt sein. Wenn Sie jedoch ein wertvolles Stück haben, das Sie einrahmen und in einem bestimmten Raum ausstellen möchten, sollten Sie sich für UV-filterndes Glas über dem Dokument entscheiden und UV-Filter an den Fenstern und Glühbirnen in diesem Raum anbringen. Hängen Sie den Rahmen an einem Ort auf, der vor direktem Sonnenlicht geschützt ist. Dieser kleine Schritt trägt dazu bei, dass die Dokumente jahrzehntelang in einwandfreiem Zustand erhalten bleiben und dennoch für alle sichtbar ausgestellt werden können.