Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
Mit dem Dokument-Editor können Sie einen konstanten Arbeitsablauf im Team beibehalten: Dateien und Ordner gemeinsam nutzen, direkt im Editor kommunizieren, bestimmte Teile Ihrer Dokumente, die zusätzliche Eingaben von Dritten erfordern, kommentieren, Dokumentversionen für die spätere Verwendung speichern, Dokumente überprüfen und Ihre Änderungen hinzufügen, ohne die Datei tatsächlich zu bearbeiten, Dokumente vergleichen und zusammenführen, um die Verarbeitung und Bearbeitung zu erleichtern.
Die Anzahl der Benutzer, die an dem aktuellen Dokument arbeiten, wird auf der rechten Seite der Kopfzeile des Editors angezeigt – . Wenn Sie sehen möchten, wer genau die Datei gerade bearbeitet, können Sie auf dieses Symbol klicken oder das Chat-Panel mit der vollständigen Liste der Benutzer öffnen.
Der Schnellmodus wird standardmäßig verwendet und zeigt die von anderen Benutzern vorgenommenen Änderungen in Echtzeit an. Wenn Sie ein Dokument in diesem Modus gemeinsam bearbeiten, ist die Möglichkeit, den letzten rückgängig gemachten Vorgang zu wiederholen, nicht verfügbar. In diesem Modus werden die Aktionen und die Namen der Mitbearbeiter angezeigt, wenn sie den Text bearbeiten.
Im Modus Streng werden die von anderen Benutzern vorgenommenen Änderungen ausgeblendet, bis Sie auf das Symbol Speichern klicken, um Ihre Änderungen zu speichern und die Änderungen der Mitverfasser zu übernehmen. Wenn ein Dokument in diesem Modus von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet wird, werden die bearbeiteten Textpassagen mit gestrichelten Linien in verschiedenen Farben markiert.
Änderungshistorie für Word-Dokumente
Egal, ob Sie einen Vertrag abschließen, einen Artikel schreiben oder einen Text übersetzen, es kann sein, dass Sie vor allem in der Endphase mit anderen Personen interagieren müssen, um Details zu spezifizieren oder das Dokument Korrektur zu lesen. In diesem Fall ist die Abfolge der Aktionen mehr oder weniger ähnlich: Dokument senden – auf das Ergebnis warten – korrigieren und bearbeiten – Dokument senden – auf das Ergebnis warten – korrigieren und bearbeiten und so weiter, bis das Ergebnis beide Parteien zufrieden stellt.
Um diese ständige Prozedur zu vermeiden und das beste Ergebnis zu erzielen, ohne Zeit mit dem Versenden und Warten zu verschwenden, nutzen Sie die Co-Editing-Funktion von Document Editor. Alles, was Sie tun müssen, ist, den Link zu Ihrem Dokument an die gewünschte Person zu senden und mit der gemeinsamen Bearbeitung des Dokuments zu beginnen, es zu kommentieren und in Echtzeit zu diskutieren, ohne ein Programm zu installieren.
Wenn Sie bereits im Portal angemeldet sind und es seit einiger Zeit nutzen, können Sie auf das Modul Dokumente zugreifen, indem Sie die Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke der Seite öffnen und die entsprechende Option auswählen.
Google-Dokumente
Mit Office und OneDrive oder SharePoint können mehrere Personen gemeinsam an einem Word-Dokument, einer Excel-Tabelle oder einer PowerPoint-Präsentation arbeiten. Wenn alle gleichzeitig daran arbeiten, nennt man das Co-Authoring.
Wenn Sie ein freigegebenes Dokument in einer Desktop- oder mobilen App öffnen, können Sie unabhängig davon, ob Sie verbunden sind oder nicht, weiterarbeiten. Wenn andere Personen dasselbe Dokument bearbeiten, können sie Ihre Änderungen nicht sehen, während Sie offline sind. Wenn Sie wieder online sind, werden Sie über alle verfügbaren Änderungen benachrichtigt, und andere sehen, dass Sie Änderungen vorgenommen haben.
Wenn Sie in Word arbeiten, ist der Absatz, in dem Sie arbeiten, gesperrt, so dass niemand überschreiben kann, woran Sie gerade arbeiten. Wenn Sie mit Word offline gehen, ist es möglich, am selben Absatz zu arbeiten wie jemand anderes in Ihrer Gruppe. Wenn Sie Ihre Änderungen speichern, erhalten Sie eine Popup-Meldung, dass ein Konflikt vorliegt. Sie können dann auf die Seite klicken, auf der Sie den Konflikt beheben können.
Wenn Sie an einer Datei arbeiten, die sich in einem Synchronisierungsordner befindet (z. B. OneDrive oder OneDrive für Arbeit oder Schule), wird sie synchronisiert, sobald Sie wieder online sind, unabhängig davon, ob die Anwendung (Word, PowerPoint) ausgeführt wird. Wenn Sie die Verbindung wiederherstellen, wird Ihre Datei automatisch synchronisiert. Wenn es Konflikte gibt, erhalten Sie eine Warnung. Weitere Informationen finden Sie unter Synchronisieren von Dateien mit OneDrive in Windows.
Wort – gemeinsam arbeiten
Wenn Sie eine ältere Version von Word verwenden oder kein Abonnent sind, können Sie das Dokument immer noch bearbeiten, während andere daran arbeiten, aber Sie können nicht in Echtzeit zusammenarbeiten. Um die Änderungen der anderen zu sehen und Ihre eigenen mitzuteilen, müssen Sie das Dokument von Zeit zu Zeit speichern.
Wenn Ihr Dokument Makros (.docm) enthält, können Sie es trotzdem bearbeiten und zusammenarbeiten. Sie können den Inhalt wie jedes andere Dokument öffnen und bearbeiten, einschließlich der Ausführung von Makros. Wenn Sie den Makrocode bearbeiten müssen, checken Sie die Datei einfach aus, bearbeiten den Code und checken sie wieder ein.