Wie man gute technische Dokumentation schreibt
Ob es darum geht, wie man ein Dokument speichert, einen Motor startet, ein bestimmtes Werkzeug verwendet oder sogar wichtige Sicherheitsinformationen – Ihre Endbenutzerdokumentation ist ein wichtiger Teil Ihrer Beziehung zu Ihren Kunden.
Die Kunden wenden sich oft an Ihr Support-Team, wenn etwas nicht funktioniert, aber sie rufen auch an, wenn sie etwas einfach nicht herausfinden können. Eine gute Benutzerdokumentation hilft Ihrem Support-Team in zweierlei Hinsicht.
Eine gute Benutzerdokumentation muss nicht nur für die Kunden bestimmt sein. Ihr Produkt-Supportteam kann die Dokumentation nutzen, um Ihre Kunden besser zu unterstützen, wenn diese um Hilfe bitten. Wenn Sie wichtige Teile wie ein Inhaltsverzeichnis oder einen Index einfügen, können sie die benötigten Informationen schnell finden. Und wenn es sich um ein durchsuchbares elektronisches Dokument handelt, ist das sogar noch besser! Wir werden später in diesem Artikel mehr darüber erfahren.
Wie bereits erwähnt, rufen die Leute oft den Support an, wenn sie etwas nicht herausfinden können. Aber wenn die Kunden es selbst herausfinden können, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Hilfe brauchen, viel geringer. Tatsächlich ziehen es mehr als 70 Prozent der Menschen vor, die Website eines Unternehmens zu nutzen, um Hilfe zu erhalten, anstatt sich per Telefon oder E-Mail zu melden.
Welches Format hat die Dokumentation?
Die Dokumentformatierung bezieht sich auf die Art und Weise, wie ein Dokument auf der Seite gestaltet ist, d. h. wie es aussieht und visuell organisiert ist, und befasst sich mit Dingen wie Schriftauswahl, Schriftgröße und -darstellung (z. B. fett oder kursiv), Abständen, Rändern, Ausrichtung, Spalten, Einzügen und Listen.
Was sind die Beispiele für die Dokumentation?
Beispiele sind Benutzerhandbücher, Weißbücher, Online-Hilfen und Kurzanleitungen. Dokumentation auf Papier oder in Papierform ist immer seltener geworden. Die Dokumentation wird häufig über Websites, Softwareprodukte und andere Online-Anwendungen verbreitet.
Welche 3 Arten von Unterlagen gibt es?
Alle Arten von technischer Dokumentation lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: Produktdokumentation, Prozessdokumentation sowie Vertriebs- und Marketingdokumente.
Wie man technische Dokumentation schreibt
Fast alle sind sich einig, dass eine gute Dokumentation für den Erfolg von Softwareprojekten wichtig ist, und doch haben nur sehr wenige Projekte tatsächlich eine gute Dokumentation. Selbst erfolgreiche Projekte haben oft nur eine unzureichende Dokumentation.
Die gute Nachricht ist, dass diese beiden Probleme gelöst werden können, wenn man versteht, wie Dokumentation funktioniert, und dass es vier verschiedene Arten von Dokumentation gibt – mit vier verschiedenen Funktionen. Die vier Arten von Dokumentation sind:
Anhand von Beispielen aus dem wirklichen Leben werde ich die wichtigsten Funktionen von Dokumentationen aufzeigen und erläutern, wie sie sich auf verschiedene Arten der Erstellung von Dokumentationen übertragen lassen. Die Umsetzung in die Praxis ist einfach, wenn man einige grundlegende Richtlinien kennt. Die Vorteile sind enorm und mit einem Minimum an Aufwand zu erreichen.
Ich werde nicht über Dokumentationswerkzeuge oder -software oder andere Themen sprechen, die bereits an anderer Stelle ausführlich behandelt wurden, sondern über einige vernachlässigte und schlecht verstandene Aspekte der Dokumentation, die Ihre Softwareprojekte und Teams erfolgreicher machen werden.
Gute Dokumentation schreiben
Lesedauer: 22 Minuten Technische Dokumentation in der Softwareentwicklung ist der Oberbegriff für alle schriftlichen Dokumente und Materialien, die sich mit der Entwicklung von Softwareprodukten befassen. Alle Softwareentwicklungsprodukte, ob sie nun von einem kleinen Team oder einem großen Unternehmen erstellt werden, erfordern eine entsprechende Dokumentation. Und während des gesamten Softwareentwicklungszyklus (SDLC) werden verschiedene Arten von Dokumenten erstellt. Die Dokumentation dient der Erläuterung der Produktfunktionalität, der Vereinheitlichung projektbezogener Informationen und der Erörterung aller wichtigen Fragen, die sich zwischen Interessengruppen und Entwicklern ergeben.
Darüber hinaus können Fehler in der Dokumentation dazu führen, dass die Vorstellungen der Beteiligten und der Ingenieure auseinanderklaffen und die vorgeschlagene Lösung nicht den Erwartungen der Beteiligten entspricht. Daher sollten Manager der Dokumentationsqualität große Aufmerksamkeit schenken.
Die Art der Dokumentation, die das Team erstellt, und ihr Umfang hängen von der gewählten Softwareentwicklungsmethode ab. Es gibt zwei Haupttypen: agil und Wasserfall. Beide sind einzigartig, was die begleitende Dokumentation angeht.
Wie man eine Projektdokumentation schreibt
Ganz gleich, ob Sie bereits seit Jahren in der Geschäftswelt tätig sind oder Ihre akademische Laufbahn gerade erst beginnen, das Verfassen eines Dokuments kann einschüchternd wirken. Aber keine Sorge: Wenn Sie auf ein leeres Blatt starren und keine Ahnung haben, wie Sie anfangen sollen, sind Sie hier genau richtig. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung wird Ihnen helfen, jedes Schreibprojekt mit Zuversicht anzugehen.
Die Oxford Dictionaries definieren ein Dokument als “ein Stück schriftliches, gedrucktes oder elektronisches Material, das Informationen oder Beweise liefert oder als offizielle Aufzeichnung dient”. Das Schreiben von Dokumenten ist also der Prozess der Erstellung eines schriftlichen Dokuments. Klingt einfach, oder? Schließlich lernen wir alle in der Schule, wie man schreibt, und wir alle wissen, wie man ein Textdokument auf dem Computer öffnet.
Die leere Seite ist der Feind eines jeden Schriftstellers. Selbst Profis starren manchmal stundenlang auf den blinkenden Cursor in der linken oberen Ecke. Entgegen der landläufigen Meinung fördert die Freiheit, die ein leeres Dokument bietet, nicht die Kreativität – sie schüchtert ein. Es gibt tausend Möglichkeiten, sich einem bestimmten Thema zu nähern, eine Million Wege, den ersten Satz zu formulieren. Das Ergebnis ist, dass viele von uns unter dem leiden, was man als “overchoice” oder “choice overload” bezeichnet.