Gemeinsam online an Dokumenten arbeiten
Wenn Ihr Team zusammenarbeitet, werden Sie zweifellos Dateien haben, die Sie gemeinsam nutzen und gemeinsam bearbeiten möchten. Mit Teams ist es ganz einfach, Dateien freizugeben und gemeinsam an ihnen zu arbeiten. Wenn Sie mit Word-, Excel-, PowerPoint- oder Visio-Dateien arbeiten, können Ihre Kollegen diese sogar direkt in Teams anzeigen, bearbeiten und gemeinsam daran arbeiten (für die Bearbeitung in Visio ist eine Lizenz erforderlich).
Innerhalb jedes Teams gibt es Kanäle. Stellen Sie sich diese Kanäle als einen Ort vor, an dem Ihr gesamtes Team ein bestimmtes Thema besprechen kann, z. B. bevorstehende Schulungen oder Projektaktualisierungen. Jeder Kanal verfügt über einen eigenen Dateiordner, in dem Sie Dateien für diesen speziellen Kanal freigeben können. Um auf diesen Ordner zuzugreifen, gehen Sie zum Kanal und wählen Sie die Registerkarte “Dateien” oberhalb des Gesprächsfensters.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie die Registerkarte “Dateien” oben im Unterhaltungsfenster des Kanals verwenden und nicht die Schaltfläche “Dateien” auf der linken Seite der App. Über diese Schaltfläche haben Sie Zugriff auf ALLE Ihre Cloud-Dateien und nicht nur auf die Dateien für einen bestimmten Kanal.
Es gibt zwei primäre Möglichkeiten, bestehende Dateien in Ihre Bibliothek hochzuladen. Beide Methoden beginnen mit dem Aufrufen des Dateiordners für Ihren Kanal und beide Methoden laden standardmäßig Kopien Ihrer Dateien in den Kanalordner hoch.
Können Sie gemeinsam an Google Docs arbeiten?
Zusammenarbeit mit Google Docs-Redakteuren
In Google Text & Tabellen, Sheets, Slides, Forms und Google Sites können Sie in Echtzeit gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Wenn Sie eine Datei kommentieren, wird die Konversation in den Kontext eingebettet, sodass Sie keine E-Mails hin- und herschicken und keine Zeit verlieren.
Können zwei Personen an demselben Google-Dokument arbeiten?
Bis zu 100: Sie können bis zu 100 Personen mit Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Kommentieren gleichzeitig an einer Google Docs, Sheets oder Slides-Datei arbeiten lassen. 100 oder mehr: Wenn 100 oder mehr Personen auf eine Datei zugreifen, können nur der Eigentümer und einige Nutzer mit Bearbeitungsberechtigungen die Datei bearbeiten.
Können Sie in Google Drive gemeinsam an einem Word-Dokument arbeiten?
Wenn Sie Microsoft Office-Dateien in Google Drive hochladen, können Sie Microsoft Office-Dateien mit Google Docs, Sheets und Slides direkt bearbeiten, kommentieren und gemeinsam bearbeiten. Alle Änderungen werden automatisch in der Datei in ihrem ursprünglichen Microsoft Office-Format gespeichert. Erfahren Sie, wie Sie Office-Bearbeitung verwenden.
Google Doc teilen
Geben Sie Dokumente, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen für Einzelpersonen oder große Gruppen von Personen frei. Die Freigabe kann innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens erfolgen. Alle Beteiligten können gleichzeitig Änderungen vornehmen, und Sie können die Änderungen sehen, während sie vorgenommen werden.
In Docs können Sie auch direkt im Dokument Änderungen vorschlagen, ohne den Text zu bearbeiten, indem Sie eine Bearbeitung vorschlagen. Ihre Vorschläge ändern den Originaltext erst, wenn der Eigentümer des Dokuments sie genehmigt hat. Um Änderungen vorschlagen zu können, müssen Sie Zugriff auf das Dokument zum Bearbeiten oder Kommentieren haben.
Um eine Änderung vorzuschlagen, beginnen Sie einfach an der Stelle im Dokument zu tippen, an der die Änderung Ihrer Meinung nach vorgenommen werden sollte. Ihre Vorschläge werden in einer neuen Farbe angezeigt, und Text, den Sie zum Löschen oder Ersetzen markieren, wird durchgestrichen (aber nicht wirklich gelöscht, bis der Dokumenteneigentümer den Vorschlag genehmigt).
Sie können innerhalb von Dokumenten, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen auch über den Chat zusammenarbeiten. Wenn mehr als eine Person Ihre Datei geöffnet hat, klicken Sie einfach auf Chat anzeigen, um einen Gruppenchat zu öffnen. Sie können sofortiges Feedback erhalten, ohne Ihre Datei verlassen zu müssen.
Google Blätter
Bei Mojo verlassen wir uns auf Tools für die Zusammenarbeit und Produktivitätsanwendungen, um den ganzen Tag über mehr zu erreichen. Wir verwenden eine Vielzahl von Apps wie Basecamp, Pivotal, Slack und Dropbox, um zu kommunizieren und Dateien, Notizen und Aufgaben zu teilen. Aber was ist mit der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten? Wir haben eine detaillierte Anleitung für Sie.
Ganz einfach: Zusammenarbeit. Sicherlich kennen Sie den umständlichen, frustrierenden Prozess der Bearbeitung eines Word-Dokuments per E-Mail zwischen einer oder mehreren Personen. Änderungen verfolgen, die Datei per E-Mail weiterleiten, Änderungen akzeptieren, überarbeiten, zurückmailen … usw. Wer hat die aktuellste Version? Wo ist die aktuellste Version? Meiner Erfahrung nach ist dies das Gegenteil eines rationalisierten Prozesses.
Drive verfügt über vertraute Dateiverwaltungstools, wie das Hinzufügen eines neuen Ordners oder das Hochladen eines ganzen Ordners. Von hier aus können Sie ein neues Dokument erstellen. Sie können auch eine neue Tabellenkalkulation (Sheets, ähnlich wie Excel) oder eine Präsentation (Slides, ähnlich wie PowerPoint) erstellen, aber wir bleiben vorerst bei einem Standarddokument.
Vergewissern Sie sich, dass die Linkfreigabe auf “Aus” eingestellt ist und an bestimmte E-Mail-Adressen gesendet wird. Auch hier können Sie die Zugriffsrechte festlegen und eine Einladung sowie eine persönliche Nachricht direkt an die betreffenden Personen senden. Klicken Sie auf “Senden” und sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
Gemeinsamer Ordner von Google Drive
Microsoft Word ist ein umfassenderes Produkt – mehr Schriftarten, Funktionen, Formate usw. – aber es gibt eine steilere Lernkurve und Einschränkungen, wenn Sie ein Word-Dokument als Webseite speichern. Vieles von dem, was Docs im Vergleich zu Word fehlt, ist für die Zusammenarbeit nicht wesentlich, es sei denn, es geht um gedruckte Veröffentlichungen.
Denken Sie an die verschiedenen Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten. Einige werden nur sehen wollen, was Sie geschrieben haben, andere haben vielleicht etwas zu sagen, und einige Ihrer engsten Mitarbeiter möchten vielleicht sogar Änderungen an dem Dokument vornehmen.
Dies ist eine leistungsstarke Funktion, und es wird einige Zeit dauern, bis die Teams in der Lage sind, gleichzeitig produktiv zu arbeiten. Ohne Anleitung kann die gemeinsame Bearbeitung zu einem heillosen Chaos ausarten, daher sollten Sie für diese Art der Zusammenarbeit eine Tagesordnung aufstellen.
Wenn Sie einen Kommentar hinzufügen, wird auf der rechten Seite des Bildschirms ein Feld geöffnet, das mit dem von Ihnen markierten Text verknüpft ist. Hier kann jeder, der das Dokument einsehen kann, den Kommentar und den damit verbundenen Text oder die Stelle im Dokument sehen. Wenn sie die Erlaubnis haben, können sie direkt auf bestimmte Kommentare antworten und so einen Diskussionsfaden beginnen: