Dokumentenkontrollverfahren pdf
Die Dokumentenkontrolle kann ein schwieriges Thema sein. Aber mit unserem einfachen Leitfaden erfahren Sie, was Dokumentenkontrolle ist, warum sie wichtig ist und wie Sie eine wirksame Dokumentenkontrolle in Ihrem Unternehmen durchführen können.
Was ist Dokumentenkontrolle? Dokumentenkontrolle ist der Prozess der Implementierung von Standards, die die Dokumentenverwaltung in einem Unternehmen regeln und sicherstellen, dass die Dokumentation im Einklang mit den Verfahren zur Informationssicherheit und den ISO-Vorschriften behandelt wird. Ziel ist es, einen Prüfpfad für alle internen und externen Dokumente einzurichten und klare Verfahren festzulegen, wie diese von der Erstellung bis zur Entsorgung verwaltet werden sollen. Die gesamte Dokumentation sollte erfasst werden, einschließlich kritischer Dokumente und selbst der einfachsten Aufzeichnungen. Was ist ein Dokumentenkontrollverfahren?Ein Dokumentenkontrollverfahren regelt die Methoden, nach denen Dokumente erstellt, gespeichert, genehmigt, aktualisiert, veröffentlicht, archiviert und entsorgt werden. Es zeigt auf, wie diese Prozesse sowohl bei extern gemeinsam genutzten Dokumenten als auch bei interner Dokumentation durchgeführt werden sollten. Was ist ein Dokumentenkontrollsystem?Ein Dokumentenkontrollsystem, auch bekannt als Dokumentenkontrollmanagementsystem (DCMS), ist der Prozess, der dafür sorgt, dass Ihre Dateien organisiert, gepflegt und auf dem neuesten Stand sind. Software für die Dokumentenverwaltung erfüllt eine ähnliche Aufgabe, allerdings für papierlose Dokumentenkontrollverfahren. Digitale Softwarelösungen werden oft als effizienter und zuverlässiger angesehen als physische Systeme.
Was ist ein Dokumentenkontrollverfahren?
Ein Dokumentenkontrollverfahren regelt die Methoden, nach denen Dokumente erstellt, gespeichert, genehmigt, aktualisiert, veröffentlicht, archiviert und entsorgt werden. Es zeigt auf, wie diese Prozesse sowohl bei extern gemeinsam genutzten Dokumenten als auch bei interner Dokumentation durchgeführt werden sollten.
Wie lautet die Stellenbeschreibung eines Spezialisten für Dokumentenkontrolle?
Spezialisten für Dokumentenkontrolle speichern, verwalten und verfolgen Aufzeichnungen und Dokumente für Regierungsbehörden und Ingenieurbüros. Außerdem stellen sie sicher, dass diese Dokumente korrekt sind und ihre Qualität und Integrität erhalten bleibt.
Flussdiagramm zum Verfahren der Dokumentenlenkung
Dokumentenkontrollverfahren legen den Rahmen dafür fest, wie Dokumente genehmigt, aktualisiert oder geändert werden, wie Änderungen verfolgt werden, wie Dokumente (intern oder extern) veröffentlicht werden und wie Dokumente ungültig gemacht werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem hilft bei der Automatisierung der Kontrolle und Verfolgung von Dokumenten, die gemäß den Dokumentenkontrollverfahren verwaltet werden. Alles, vom Handbuch für die Dokumentenkontrollverfahren selbst bis hin zu allen Dokumenten und Dateien, die unter das Dokumentenkontrollprogramm fallen, wird in dem zentralen System verwaltet.
Wer ein Dokument erstellt und wie das Dokument erstellt wird, wird durch das Dokumentenkontrollverfahren bestimmt. Dies kann Einzelheiten darüber beinhalten, wie das Dokument formatiert wird, wie es benannt wird, und andere technische Details über das Dokument.
Wie ein Dokument überprüft wird, wer ein Dokument genehmigt und wie Genehmigungen oder Änderungen aufgezeichnet werden, ist ebenfalls im Dokumentenkontrollverfahren festgelegt. Nach den Grundsätzen der Qualitätssicherung müssen Dokumente auf ihre Richtigkeit überprüft werden.
Prozess der Dokumentenverwaltung
Unsere Software systematisiert Ihre Dokumentenlenkung und ermöglicht eine normenkonforme Verwaltung Ihrer Dokumente. So minimieren Sie Fehlerquellen in Ihrer QM-Dokumentation dauerhaft. Qualitätsrelevante Dokumente wie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Qualitätsrichtlinien, Normen, Prozesspläne, Checklisten, Formulare, Organisationsstrukturen und Stellenbeschreibungen können schnell, einfach und vor allem strukturiert erstellt, aktualisiert, verwaltet und archiviert werden. Und wenn die Ordner der Organisationsstruktur in Ihrem Unternehmen entsprechen, können Sie gleichzeitig die von Ihnen definierten Verantwortungsbereiche abbilden: Die für die Dokumentenlenkung zuständigen Mitarbeiter müssen an ihren Arbeitsplätzen keine zusätzliche Software installieren. Solange sich die Mitarbeiter in Ihrem Firmennetzwerk befinden, kann die Dokumentenlenkung einfach über das webbasierte Frontend im Internetbrowser genutzt werden.
Dokumentenkontrollverfahren Vorlage frei
Mit einem Dokumentenkontrollsystem können Unternehmen sicherstellen, dass sie immer mit der richtigen und aktuellen Version eines Dokuments arbeiten. Es ermöglicht eine strenge Zugangskontrolle, die Archivierung veralteter Dokumente und die Freigabe von Versionen.
Diese Faktoren werden immer wichtiger, wenn man die Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre der Benutzer und zur Produktsicherheit berücksichtigt. Die Dokumentenkontrolle spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Gesamteffizienz, der Produktqualität und der Wettbewerbsfähigkeit innerhalb einer bestimmten Branche.
Geben Sie Ihren Dokumenten eindeutige, aber leicht verständliche Bezeichnungen. Dokumente sollten nach ihrem Zweck oder ihrer Abteilung klassifiziert werden. Dies ist wichtig für das Auffinden von Dokumenten mit Hilfe von Suchfunktionen im Falle eines Audits.
Teil der Dokumentenkontrolle ist die Festlegung eines Verfahrens für die regelmäßige Überarbeitung Ihrer Dokumente. Dabei sollte auch festgelegt werden, wer Änderungen vornehmen darf. Führen Sie eine Tabelle, in der der Name des Dokuments, die zuständigen Mitarbeiter, das Datum der Überarbeitung und die Beschreibung der Änderungen aufgeführt sind.
Ein wichtiger Teil der Dokumentenkontrolle ist die Sicherheit, insbesondere wenn es sich um sensible oder persönliche Informationen handelt. Ihr Dokumentenkontrollsystem sollte eine Zugriffskontrolle beinhalten, damit nur befugte Personen auf die Dokumente zugreifen können. Außerdem sollte es über ein Backup-System verfügen.