Art 30 gdpr Aufzeichnungen über Verarbeitungstätigkeiten
Die Aufzeichnung von Verarbeitungstätigkeiten ist eine Dokumentationspflicht der EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPR). Nach Art. 30 GDPR müssen Unternehmen ein Verzeichnis aller Tätigkeiten erstellen, bei denen sie personenbezogene Daten verarbeiten (Verarbeitungstätigkeiten).
Standardisierte interne Prozesse, bei denen Mitarbeiterdaten fortlaufend oder systematisch erhoben, gespeichert oder genutzt werden (z.B. Umgang mit Bewerberdaten, Verwaltung und Abwicklung von Schulungsmaßnahmen, Lohnabrechnung, E-Mail-Newsletter für Kunden).
Der zwingende Inhalt des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten ist in Art. 30 GDPR. Neben dem Namen und den Kontaktdaten des Unternehmens und ggf. des Datenschutzbeauftragten müssen für jede einzelne Verarbeitungstätigkeit folgende Angaben gemacht werden:
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist aber auch ein zentraler Bestandteil eines Datenschutzmanagementsystems, um die Einhaltung des Datenschutzrechts zu gewährleisten. Anhand des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten können beispielsweise die einzelnen Verarbeitungsvorgänge auf ihre Übereinstimmung mit der DSGVO überprüft und notwendige Verbesserungen identifiziert werden. Dies erfordert jedoch häufig eine Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten, die über die Pflichtangaben hinausgeht. Darüber hinaus hilft eine detailliertere Aufzeichnung der Verarbeitungstätigkeiten dem Unternehmen, dem sogenannten Grundsatz der Rechenschaftspflicht nachzukommen. Nach dem Grundsatz der Rechenschaftspflicht muss das Unternehmen auch in der Lage sein, die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen. Das Datenverarbeitungsprotokoll ist auch ein wichtiges Instrument bei der Erstellung von Datenschutzinformationen, -hinweisen und -richtlinien (z. B. für Mitarbeiter oder Bewerber) und bei der Bearbeitung von Auskunftsersuchen betroffener Personen.
Wie dokumentieren wir Ihre Verarbeitungstätigkeiten?
Die Dokumentation Ihrer Verarbeitungstätigkeiten muss schriftlich erfolgen; dies kann in Papier- oder elektronischer Form geschehen. In der Regel ist es für die meisten Organisationen von Vorteil, ihre Dokumentation elektronisch zu führen, damit sie sie bei Bedarf leicht ergänzen, entfernen und ändern können.
Was sind Beispiele für Verarbeitungstätigkeiten?
Beispiele für Verarbeitungstätigkeiten sind: Einsatz von spezieller Software oder Geräten, mit denen Mitarbeiterdaten erfasst, gespeichert oder ausgewertet werden (z.B. Zeiterfassungssystem, digitale Personalakte, elektronisches Zutrittskartensystem, Videoüberwachung).
Datenverarbeitungsvertragsvorlage
Die Allgemeine Datenschutzverordnung verpflichtet gemäß Art. 30 DSGVO eine schriftliche Dokumentation und Übersicht der Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Aufzeichnungen der Verarbeitungstätigkeiten müssen wesentliche Informationen über die Datenverarbeitung enthalten, einschließlich der Datenkategorien, der Gruppe der betroffenen Personen, des Zwecks der Verarbeitung und der Datenempfänger. Diese müssen den Behörden auf Anfrage vollständig zur Verfügung gestellt werden.
Die Pflicht zur Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten obliegt nicht nur dem für die Verarbeitung Verantwortlichen und seinem Vertreter, sondern auch direkt dem Auftragsverarbeiter und seinen Vertretern, wie es in Art. 30(2) der GDPR. Ausnahmsweise sind Unternehmen oder Einrichtungen mit weniger als 250 Beschäftigten von der Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses befreit, wenn die Verarbeitung kein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person darstellt, wenn keine besonderen Datenkategorien verarbeitet werden oder wenn die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt, wie in Art. 30(5) GDPR. In der Praxis ist diese Ausnahme nur selten anwendbar. Abgesehen von etwaigen Schwierigkeiten bei der Auslegung dessen, was als “nur gelegentlich” gilt, werden in den meisten Unternehmen – selbst bei einer weiten Auslegung des Begriffs – eindeutig regelmäßig Daten verarbeitet, einschließlich der Datenverarbeitung für die Website, ihren Webshop, die Gehaltsberechnung oder CRM-Systeme. Es ist zu beachten, dass die Dokumentationspflicht und damit die Aufzeichnung der Verarbeitungstätigkeiten ein Schwerpunkt der behördlichen Kontrollen der Umsetzung der Datenschutzverordnung sein wird.
Gdpr-Vorlage
– Aufzeichnungen von Verarbeitungstätigkeiten (ROPAs) – Register von Datenverarbeitungsverträgen – Tool zur Meldung von Datenschutzverletzungen – Anträge der betroffenen Personen – Verwaltung des Vertragslebenszyklus – Berichts- und Exporttools
Artikel 30 der DSGVO verpflichtet Unternehmen, ein internes elektronisches Register zu führen, das Informationen über alle vom Unternehmen durchgeführten Tätigkeiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten enthält. Unsere GDPR-Software bietet die effizienteste Möglichkeit zur Erstellung und Pflege von Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten für ein einzelnes Unternehmen oder eine komplexe Organisation mit einer Produktivitätssteigerung von bis zu 70 % für Ihr Datenschutzteam.
Sparen Sie Zeit, indem Sie unsere mehr als 50 vordefinierten Vorlagen für die gängigsten Aktivitäten, wie z. B. HR, Marketing und CRM, verwenden. Wenn Sie eine Gruppe von Organisationen verwalten oder Ihren Kunden DSB-Dienste anbieten müssen, können Sie mit den benutzerdefinierten Vorlagen Ihre eigenen Vorlagen genau nach Ihren Anforderungen erstellen und die Skalierung von Compliance-Projekten in der gesamten Organisation beschleunigen.
Artikel 30 gdpr
Gesetze zum Datenschutz sind nur so gut wie die Maßnahmen, die zur Durchsetzung ihrer Einhaltung getroffen werden. Um die Rechenschaftspflicht der Unternehmen zu erhöhen, wurden mit Artikel 30 der DSGVO neue Regeln eingeführt, die sich auf die Art und Weise beziehen, wie ein Unternehmen Aufzeichnungen über Verarbeitungstätigkeiten (RoPAs) führt.
Mit der GDPR wurden neue Begriffe und Regeln eingeführt, die weltweit Maßstäbe für den Datenschutz setzen. RoPAs sind nur eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen die Standards der Verordnung einhält. In Artikel 30 heißt es: “Jeder für die Verarbeitung Verantwortliche und gegebenenfalls sein Vertreter führt ein Verzeichnis der unter seiner Verantwortung durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten.”
Betrachten Sie Ihre RoPA als eine Momentaufnahme Ihrer Datenverarbeitungspraktiken. Es handelt sich um ein einziges Dokument, in dem alle Datenverarbeitungstätigkeiten Ihres Unternehmens aufgeführt sind. Beispiele für Verarbeitungstätigkeiten sind Personalwesen, Marketing oder Tätigkeiten Dritter, die personenbezogene Daten verarbeiten.
Wenn Sie sich über die Bedeutung der RoPA wundern, beantwortet die GDPR alle Ihre Fragen. Um alle Unklarheiten zu beseitigen, lesen Sie Artikel 30. Die Leitlinien für die Aufzeichnung von Verarbeitungstätigkeiten helfen Ihnen, die Vorschriften der Behörden einzuhalten und das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken.