Word docproperty Version
Allerdings sind die Versionsverwaltungsfunktionen von SharePoint etwas eingeschränkt. Es lässt sich nicht mit Anwendungen wie Adobes Creative Cloud integrieren und funktioniert größtenteils nur mit der Microsoft-Tool-Suite. Hinzu kommt, dass die Versionierung in SharePoint:
Der Versionsverlauf in SharePoint ist für alle Dateien in der Dokumentenbibliothek verfügbar. Dazu gehören Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Decks, OneNotes und benutzerdefinierte Listen. Es dauert nur ein paar Minuten, um die Versionskontrolle für Listen und Bibliotheken zu aktivieren, obwohl sie für Bibliotheken normalerweise standardmäßig aktiviert ist.
Auf der Startseite jeder Dokumentenbibliothek können Sie eine Liste aller Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Decks und OneNotes anzeigen, die Sie der jeweiligen Bibliothek hinzugefügt haben. Sie können auch die Metadaten jeder Datei sehen, einschließlich des Namens, des Dateityps, des Zeitpunkts der letzten Änderung und des Änderers.
SharePoint bietet Benutzern auch die Möglichkeit, weitere Metadatenspalten hinzuzufügen, um Dateien zu sortieren und zu organisieren. Um eine Spalte hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Spalte hinzufügen und wählen Sie aus, welche Art von Metadaten auf der Startseite angezeigt werden soll.
Wie kann ich einem Word-Dokument eine SharePoint-Versionsnummer hinzufügen?
Sie müssen nur das Format {_UIVersionString} in der Beschriftung in den Einstellungen der Informationsverwaltungsrichtlinie eingeben und dann das Beschriftungsfeld in Quick Parts in der Word-Vorlage in der Site Library in SharePoint Online hinzufügen.
Wie kann ich die Version eines Word-Dokuments anzeigen?
Wenn Sie sich im Datei-Explorer die Details eines Word-Dokuments ansehen, sehen Sie unter der Gruppe “Herkunft” die “Versionsnummer”; hier wird die Dokumentversion angezeigt.
Wo befindet sich die Versionsnummer in Word?
Details zur Word-Version 2019. Wählen Sie die Registerkarte Datei > Kategorie Hilfe (linke Seite des Dialogfelds). Sie sehen nun die Versionsnummer und weitere Informationen auf der rechten Seite des Dialogfelds. Microsoft Office 2010 war die erste Version, die sowohl in einer 32-Bit-Version als auch in einer 64-Bit-Version existiert.
Einstellungen der Informationsverwaltungspolitik
Sie sollte nun eine Eigenschaft namens “Label” haben, die Sie in das Word-Dokument einfügen können. Nachdem Sie die Vorlage gespeichert und ein neues Word-Dokument geöffnet haben, sollte die Versionsbezeichnung Ihres Dokuments angezeigt werden.
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Berater für Microsoft 365 Anwendungen mit Schwerpunkt auf Teams, SharePoint Online, OneDrive for Business sowie PowerPlatform mit PowerApps, Flow und PowerBI. Ich biete Workshops für Governance & Security in Office 365 und Entwicklung von Lösungen im Bereich Collaboration und Teamwork auf Basis von Microsoft 365 und Azure Cloud Lösungen. In seiner Freizeit versucht er, Tipps und wertvolle Erfahrungen in diesem Blog zu sammeln.
Word-Dokument-Version
Sie haben einen wichtigen Kundentermin und benötigen die neueste Version eines wichtigen Projektberichts für die Besprechung. Sie fangen an, in den entsprechenden Ordnern danach zu suchen und haben sogar das Suchfeld benutzt, um das für die Präsentation benötigte Dokument einfach nicht zu finden.
Die Verwaltung von Dokumenten ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem stellt sicher, dass Ihr Team gut zusammenarbeitet, verbessert die Gesamteffizienz und vor allem ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können.
Sagen Sie Ja zu einer einfachen und problemlosen Dokumentenverwaltung mit Microsoft SharePoint. Mit der Dokumentversionierung in SharePoint können Sie Daten leicht verfolgen und verwalten. Wenn Sie die Versionskontrolle in SharePoint aktivieren, werden neue Versionen zur Historie eines Elements hinzugefügt, sobald die Änderungen gespeichert wurden. Darüber hinaus können Sie auch frühere Versionen in der Historie des Elements anzeigen und wiederherstellen.
Sie verfügt über 4 Jahre Erfahrung im Content Management und hat mit Marken aus den USA und Großbritannien gearbeitet. Als begeisterte Content-Crafterin liebt sie das Reisen und das Lernen über neue Microsoft-Technologien.
Sharepoint-Liste Inhaltstyp hinzufügen
Leider ist diese Möglichkeit, Informationen innerhalb eines Dokuments mit Metadaten außerhalb des Dokuments (aber immer noch in SharePoint) zu verknüpfen, weder intuitiv noch automatisch. Es sind einige Schritte erforderlich, um diese Funktion einzurichten, und es bedarf einer kleinen Änderung in der Arbeitsweise des Einzelnen, damit dies reibungslos funktioniert.
Der erste Schritt besteht darin, dass Sie eine SharePoint-Bibliothek mit den entsprechenden Spalten, die Sie mit Ihrem Dokument verknüpfen möchten, verwenden. Das ist wichtig, denn so können wir die Metadaten-Spalten als Word-Schnellbausteine hinzufügen. Für diese Demonstration werde ich mein Office 365-Konto verwenden. Office 365 ist fast dasselbe wie SharePoint 2013, so dass meine SharePoint 2013-Schulung direkt darauf anwendbar ist. Ich habe meine Bibliothek “Test Reports” mit ein paar zusätzlichen Spalten, die ich zu meinem Word-Dokument hinzufügen werde.
Nun muss ich diese Spalten als Quick Parts zu meinem Dokument hinzufügen. Dazu muss Word wissen, dass es sich um Spalten handelt. Ich entscheide mich dafür, ein neues Dokument in der Bibliothek zu erstellen, das ich “Berichtsvorlage” nenne.
Der einzige Nachteil dabei ist, dass Sie die Felder in Office Web Apps nicht bearbeiten können. Sie können die Eigenschaften der einzelnen Datensätze in der Bibliothek bearbeiten und die Informationen werden automatisch im Dokument geändert.