Dokumentenmanagementsystem als Open Source
SharePoint bietet eine flexible und skalierbare Plattform zur Organisation und Verwaltung Ihrer Dokumente und zur Zusammenarbeit bei der Erstellung und Bearbeitung. Es handelt sich jedoch um ein umfangreiches System mit einer gewissen Lernkurve. Rechnen Sie also damit, dass Ihr Team eine Schulung benötigt und einige Zeit, um sich mit dem System vertraut zu machen.
M-Files bietet drei verschiedene Servicepläne an. Wir finden es gut, dass jeder Plan als lokales, cloudbasiertes oder hybrides System verfügbar ist, sodass die Benutzer den Systemtyp wählen können, der den Anforderungen und Fähigkeiten ihrer Organisation am besten entspricht. Jeder Plan umfasst außerdem eine einfache Implementierung und automatische Updates, sodass Sie sicher sein können, dass Ihr Dokumentenverwaltungssystem auf dem neuesten Stand ist. M-Files bietet Pakete zur schnellen Bereitstellung, verwaltete Dienste und Teamschulungen an, wenn Sie zusätzliche Unterstützung benötigen. Das Unternehmen bietet außerdem eine Fülle von Online-Lernressourcen wie Branchenberichte, Fallstudien, Infografiken, E-Books, Videos, Podcasts und On-Demand-Webinare.
Die mit VIENNA Advantage verbundene Herausforderung ist technischer Natur; Sie müssen sich auf die Unterstützung der Benutzergemeinschaft verlassen, die Ihnen bei der Implementierung der Software und der Behebung von Problemen hilft. Im Gegensatz zu kostenpflichtiger Dokumentenmanagement-Software bietet VIENNA Advantage kein technisches Support-Team.
Elektronisches Dokumentenmanagementsystem
Die Versionen Professional und Enterprise sind HIPAA-konform. Activity Audit Trail zeichnet alle Dateiaktionen auf und versieht sie mit einem Zeitstempel. Rechtemanagement legt Benutzerberechtigungen fest. Die Dateiverschlüsselung verhindert den Dateizugriff außerhalb von Dokmee.
Die ordnerbasierte Dokumentenspeicherung und -sicherheit erleichtert das Auffinden und Verwalten von Dokumenten im Vergleich zu stichwortbasierten Systemen in vielen Fällen erheblich. Die serverbasierte Volltextindizierung bedeutet, dass jedes Dokument, das Sie zu ContentVerse hinzufügen, im Volltext durchsuchbar wird, ohne dass eine OCR während der Erfassungsphase durchgeführt werden muss. Ein einfaches Suchfeld erleichtert die Suche nach Schlüsselwörtern und Text. Der exzellente Viewer kann fast jedes Dateiformat anzeigen, ohne dass Software von Drittanbietern installiert werden muss. Die hochgradig skalierbare Systemarchitektur macht dieses System zu einer guten Wahl für größere Installationen.
Die Skalierbarkeit des Systems geht mit einer höheren Komplexität bei der Einrichtung einher, die die Erstkonfiguration schwieriger macht als bei den anderen hier aufgeführten Dokumentenmanagementsystemen. Es gibt keine Standalone- oder Small-Office-Version, so dass die Preise für Systeme mit weniger als 5-10 Benutzern nicht konkurrenzfähig sind. Die erweiterte Schnittstelle für die Stichwortsuche ist nicht so intuitiv wie bei anderen Systemen, aber die einfache Suche ist für 90 % der Benutzer ausreichend.
Privates Dokumentenmanagementsystem
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Dokumenten-Hosting | Sicherheit und Zugriffskontrolle | Versionskontrolle | Zugriffsverfolgung | Gemeinsame Nutzung von Dokumenten | Editor-Funktionen | Auschecken Einchecken | Publikations-Workflow | Indizierung und Klassifizierung | Durchsuchbarkeit | Metriken und Reporting | Virtueller Datenraum
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Beste dms
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